合约部档案资料管理办法

《合约部档案资料管理办法》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在工程资料-天天文库。

1、合约部档案资料管理办法为规范公司档案资料的管理，增强公司档案资料的实用性和有效性，充分发挥档案资料在企业管理及经营活动的中作用，特制定本制度。一、合约档案员职责1、严格遵守合约资料档案管理工作的各项规章制度。2、执行保密法规，杜绝档案泄密事件发生。3、负责收集、整理本单位工作中形成的合约方面文件资料。4、认真做好合约资料档案的防护工作，确保档案、资料的安全。5、负责合约方面档案资料的使用工作，充分发挥档案资料的作用。二、合约资料档案管理制度1、合约方面的档案资料，由合约管理员在部门档案室集中统一管理

2、，任何部门和个人不得私自保存和任意销毁。2、档案资料保管应采用专用柜架，档案室应清洁通风，防火、防潮等。3、合约档案员要不断检查档案资料，作好相关台帐记录，确保档案资料完整和有效。4、档案资料如有破损或字迹模糊，应及时修补或复制。5、档案室钥匙由专人保管，不得随意借用，非本室人员严禁入内，及时关好档案室门窗。6、档案室资料要分类存放，排列有序，严禁在档案室内存放个人物品或堆放杂物。7、档案资料出入库必须履行规定手续，做到帐实相符。三、合约档案资料收集整理制度1、对公司合约档案资料等必须及时进行收集和

3、整理。2、及时收集档案资料（含电子文档），保持齐全完整，并做到分门别类存放。3、整理档案资料要按照资料形成的自然规律，分类整理和归档。4、归档资料的制作和书写要适宜长期保存，禁止使用圆珠笔、铅笔和复写纸。四、合约档案资料使用管理制度1、电子档资料的管理1.1合约档案室内各类电子档资料应保证安全、可靠和有效。1.2合约档案室内各类电子档资料一律不予对外使用，特殊情况须报总经理批准。2、扫描件及复印件资料的管理2.1申请使用部门或个人，在办理《证书借用（复制/扫描）申请表》（详见附表1）的有关审批手续后

4、，方可进行扫描件或复印件资料的使用。频繁且大批量使用扫描件或复印件资料的部门，可1个季度统一办理一次申请审批手续。2.2扫描件或复印件资料在使用前，合约管理员必须在复制/扫描件上加盖“监控章”（详见附表2），并按照规定在“监控章”内填上相关内容和有效期限。2.3凡使用未加盖“监控章”的扫描件或复印件资料，均视为非法使用资料，发生的一切后果由非法使用部门或个人承担，公司还将追究其相关责任。2.4使用部门或个人在办完相关工作后，须主动将扫描件或复印件资料进行销毁，不得重复使用或另作它用，如继续另作它用，

5、将按2.3条款执行。2.5使用部门或个人必须严格保守公司机密，不得随意传播和扩散档案资料内容。3、证书（件）借用的管理3.1申请借用部门或个人，在办理《证书借用（复制/扫描）申请表》（详见附表1）的有关审批手续后，方可进行证书（件）等原件资料的借用。3.2凡借用证书（件）等原件资料，除需申请借用部门负责人审核外，还须有关对口部门进行复核，主控部门根据复核意见进行审批，并酌情办理。3.3申请借用部门或个人，须严格按照申请内容使用证书（件）等原件资料，不得擅自用于申请内容以外的其它活动，更不得将证书（件

6、）等原件资料借给他人或单位使用，凡因此发生的一切后果均由申请借用部门或个人承担，公司还将追究其相关责任。3.4申请借用部门或个人，须妥善保管证书（件）等原件资料，不得损坏或丢失，并严格按照申请借用期限，及时将证书（件）等原件资料返还合约档案室。3.5申请借用部门或个人必须严格保守公司机密，不得随意传播和扩散证书（件）等原件资料内容。五、档案资料保密制度1、严格保守公司档案资料机密，维护档案资料秘密的安全。2、合约档案室保管的涉密档案资料，不得擅自扩大使用和接触的人员范围。3、合约档案室无关人员未经许

7、可不得入内。任何人不得擅自翻印、复制、摘抄和向外传播档案资料内容。经批准翻印、复制的保密材料要按规定进行登记。4、档案资料移交、接收和查（借）阅必须办理登记手续，归还时要清点注销。5、需销毁的档案材料，应造具清册，写出销毁报告，经公司审批后，方可进行销毁。平时档案材料的废件及时销毁，不得随意丢弃。六、本办法自2012年3月1日起施行。附件：1证书借用（复制/扫描）申请表DBLQ-HY-2012（）申请部门名称审批意见年月日申请部门经办人申请部门负责人申请内容1、事由：2、借用时间：年月日至年月日3、

8、借用□复制□扫描□（申请人根据事由在“□”内打“√”）复核部门意见签名：年月日序号借用（复制/扫描）证书归还证书证书名称借用（复制/扫描）时间份数归还时间份数123456789借用阶段借用人（签字）归还阶段借用人（签字）管理员（签字）管理员（签字）