公司公文处理和档案管理办法

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1、附件一公司公文处理办法第一条为使集团公司公文处理规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和公文质量，根据有关规定，结合集团公司的工作实际，特制定本办法。第二条集团公司办公室负责集团公司公文的处理工作。公文由办公室统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。所属各控股公司、分公司（以下简称各公司）也要设专人负责本公司的公文处理工作，并接受集团公司的检查和指导。第三条各公司在公文处理工作中，应做到及时、准确、安全，行文少而精，注重效用，克服形式主义和文牍主义，在公文处理工作中，应严格执行国家的保密法律、法规和集

2、团公司的有关保密规定。第四条各公司常用的公文种类主要有：（一）报告适用于向领导或上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级单位的询问或报送文件、物件。（二）请示适用于向领导或上级单位请求指示、批准的事项。（三）决定适用于对重要事项或重大行动做出的安排、或要求贯彻执行的事项。（四）通知适用于对下级发出指示、要求，发布行政或业务规定，任免干部，传达和转发上级或不相隶属单位的公文。对于需要下级或不相隶属单位周知或共同执行的事项，也用通知。（五）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要会议精神或情况。（六）函适用

3、于不相隶属单位之间相互商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等，用“函”或“复函”。（七）会议纪要适用于记载、传达会议议定事项和主要精神，要求与会人员（含下属机构）共同遵守、执行或办理。（八）批复适用于答复下级单位请示事项。（九）简报适用于单位反映情况，交流经验，通报内部情况，传达信息。可上报下发，是带有汇报工作和指导工作性质的文件。根据不同需要，简报分为工作简报、专题简报、会议简报等。各种“简讯”、“信息”、“动态”、“参考”、“简况”等，也用“简报”。（十）其他应用公文，如：工作计划、总结、情况反映、

4、调查报告、会议记录、制度、规定、办法、大事记、备忘录等。第五条公文格式一般由发文单位、紧急程度、秘密等级、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、印章、发文时间、附注、主题词、抄送单位、印发单位和时间等部分组成。（一）版头，一般为“×××公司文件”，用规定字体印在公文首页上部。（二）标题，应当准确简要地概括公文的主要内容，一般应标明发文机关、公文主题，并准确标明公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。（三）发文字号，包括发文机关代字、年份、序号。（四）发文机关，应当写全称或者规范化简称。

5、（五）公文除会议纪要外，应当加盖印章。（六）保密公文应在密级处方括号中注明“绝密”、“机密”、“秘密”或“内部”；紧急公文应在密级处圆括号中注明“特急”、“急”、或“常规”。（七）公文如有附件，应在正文之后、成文时间之前列出附件清单。（八）成文时间以签发人签发日期为准。（九）文件应当标明主题词。第六条各种公文用纸一般采用国际标准A4幅面，左侧装订。第七条公司对外行文，不用红头文件格式。第八条各公司内部各部门之间尽可能减少公文往来，提高工作效率，如有必要可以“备忘录”的方式进行。第九条各公司行文中一般应避免出现总公司

6、或公司领导姓名的称谓。第十条“请示”应当一文一事。一般不能越级请示。“报告”中不得夹带请示事项。第十一条公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。（一）收文1、拆封署名公司的信件、文件、资料由公司办公室负责拆封。公司领导亲启件由公司领导亲自拆封或指定专人拆封。2、登记（1）公司办公室对拆封的文件进行统一编号，按日期顺序将文件标题或内容摘要登录于收文登记薄

7、，并做到登录准确，字迹清楚。（2）公文传递过程中，经手人都应履行登记、签名手续，以记载文件流向和便于查找、催办。（3）收文登记薄保留二年，以备查询。3、办文：（1）简化办文程序，提高办事效率。公司办公室具体负责对来文提出拟办意见，填写《收文处理单》后送公司领导批示，或者交有关部门办理。紧急公文应当提出办理时限。（2）送公司领导批示或者交有关部门办理的公文，公司办公室要负责催办、查办、做到紧急公文跟踪催办、查办，重要公文重点催办、查办，一般公文定期催办、查办。（二）发文1、拟稿：拟写公文要注意下列事项：（1）符合党和

8、国家的法律、法规、方针和本公司政策及有关规定；（2）情况要确定，观点要明确，条文要清楚，文字要精练，篇幅力求简短；（3）拟稿必须严格遵循公文格式；（4）人名、地名、数字、引文准确。引用公文要先引标题、后引用文件字号。文内数字前后统一字体（阿拉伯数字或汉字）；（5）必须使用国家法定计量单位；（6）用词用字准确、规范。文内使用简称，一般应当先用全称，并注明简称；