153-171档案管理及竣工资料编制实施办法

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1、昆明绕城公路西北段档案管理及竣工资料编制实施办法昆明绕城公路西北段档案管理及竣工资料编制实施办法第一章总则第一条为了做好昆明绕城公路西北段建设项目从筹划到工程竣工验收各环节中形成的应归档保存的文字、图纸、计算材料、声像材料等的文件资料的积累、整理及归档工作，使昆明绕城公路西北段建设项目文件资料标准化、规范化，在施工中应做好各方面资料的收集、整理工作，做到工程完工后能及时提交各种竣工文件及竣工图表，确保归档文件资料的完整、及时、准确，根据《中华人民共和国档案法》、交通部《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》及《公路工程竣（交）工验收办法》特制定本办法。第二条昆明绕城公路西北段建设项目施

2、工中的任何文件资料必须采用计算机处理，并及时进行签字。文件和资料的接收要认真办理签收手续，发放须明确发放范围，建立严格的签收登记制度，妥善保管或处理签收的各种文件资料，如无签收记录而使文件资料遗失均由申报方负责。第三条档案管理工作与项目建设同步进行。指挥部、监理单位、承包人应在各自职责范围内做好平时档案资料的收集、整理、归档、立卷、保管工作。第四条档案管理原则：统一领导、统一管理、实行档案管理责任制。第二章组织机构及其管理第五条昆明绕城公路西北段建设指挥部设置专职档案管理员，负责项目档案统一领导和管理。第六条指挥部设置专职档案管理员归属办公室领导，负责档案的集中统一管理；工程处、合同处

3、、监管稽查处、物资处、征迁安保处指定一名兼职档案管理员，负责其职责范围内的档案收集、鉴定、整理、归档、补遗和保管未完工程（项目）的档案。重要档案原件送档案室保管，处室日常使用复印件备查。第七条建立借阅制度。各部门临时保管的档案由部门负责人批准后借阅；从档案管理室借阅的由办公室负责人批准后借阅。（附：档案借阅登记表）第八条凡是已完工程、项目及形成完整资料的档案，应移交档案管理室统一管理。第九条各施工单位和监理昆明绕城公路西北段建设指挥部-171-昆明绕城公路西北段档案管理及竣工资料编制实施办法单位必须建立公路建设项目档案管理责任制，将档案管理工作纳入项目法人制、招标投标制、工程监理制和合

4、同管理制，并建立与工程档案工作任务相适应的管理机构，配备档案工作人员，制定管理制度，明确各单位对公路工程项目文件材料形成、积累、整理归档的职责，并采取相应控制措施，确保公路建设项目档案的完整、准确、系统、安全。第十条文件材料归档的原则和方法：遵循公路工程文件材料的自然形成规律和成套的原则，分类科学，便于查找利用，可灵活应用以下六个特征。1.按问题特征立卷。按文件材料反映的内容，把相同问题的文件材料组合在一起立卷；2.按文件作者特征立卷。把同一个单位或个人的某些文件组合在一起立卷；3.按文件名称特征立卷。把同一种名称的文件材料组合在一起立卷；4.按通讯者特征立卷。将本单位与某一单位协商某

5、一问题或几个问题的往来文件组合在一起立卷；5.按时间特征立卷。把同一年度某一问题的文件材料组合在一起立卷；6.按地区特征立卷。把相同地区或有关地区的文件材料组合在一起立卷。第三章文件材料归档范围及质量要求第十一条归档范围文件材料归档范围是指记录和反映公路建设项目活动中，具有保存、查考利用价值的各种形式和载体的历史记录，应收集齐全、整理立卷后归档的范围。具体归档范围及保管期限按交通部“公路工程竣工档案目录”（见附件1）执行。第十二条归档文件的质量要求（一）归档的建设项目文件应保证其中一套均为原件，其余各套为复印件。（二）归档的建设项目文件必须齐全完整，必须准确反映建设项目各种活动的真实记

6、录，必须符合其形成规律。（三）归档的文件材料以不重不漏为原则。若卷与卷之间相互有关联的文件，可在备注中说明关联文件的位置。（四）归档的建设项目文件必须做到审查签字盖章手续完备、制作及书写材料优良、书写工整、打印字迹线条清晰、图表整洁、格式统一。1．不得用任何塑胶、塑封、塑膜、胶圈、塑料封面等易老化腐蚀纸张的材料做文件材料的封面或装订材料。2．文件材料的书写材料应符合耐久性要求，禁止使用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水等易褪色的书写工具，凡属易褪色书写材料（如复写件、传真件）应复印保存，若为原材料试验报告须复印后由原报告单位加盖公章。（五）归档的建设项目文件中的文字材料幅面尺寸规格为A4幅

7、面（297mm×210mm），不同幅面的图纸、图表一律按A4幅面折叠成手风琴式，图标栏露在外面。昆明绕城公路西北段建设指挥部-171-昆明绕城公路西北段档案管理及竣工资料编制实施办法（六）图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。（七）竣工图应能全面、准确反映竣工路线、路基、路面、桥梁、隧道、涵洞、路基防护、互通式立交工程、安全设施、房建、收费监控通讯系统、绿化工程等的全部施工实际造型和特征。（八）施