高速公路档案管理及竣工资料编制实施办法

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1、云南安楚高速公路档案管理及竣工资料编制实施办法第一章总则1.1为了做好安楚高速公路建设项目文件资料的形成、积累、整理及归档工作，使安楚高速公路建设项目文件资料标准化、规范化，在施工中应做好各方面资料的收集、整理工作，做到工程完工后能及时提交各种竣工文件及竣工图表，确保归档文件资料的完整、及时、准确，特制定本办法。1.2安楚高速公路建设项目施工中的任何文件资料必须采用计算机处理，并及时进行签字。往来文件资料必须建立严格的签收登记制度，妥善保管或处理签收的各种文件资料，如无签收记录而使文件资料遗失均由申报方负责。第二章文书档案实施办法2.1立卷的原则和方法：立卷时应注意保持文件之间的联系，为便于查

2、找和利用，可灵活应用以下六个特征。〈1〉按问题特征立卷。按文件材料反映的内容，把相同问题的文件材料组合在一起立卷；〈2〉按文件作者特征立卷。把同一个机关或个人的某些文件组合在一起立卷；〈3〉按文件名称特征立卷。把同一种名称的文件材料组合在一起立卷；〈4〉按通讯者特征立卷。将本机关与某一机关协商某一问题或几个问题的往来文件组合在一起立卷；〈5〉按时间特征立卷。把同一年度某一问题的文件材料组合在一起立卷；〈6〉按地区特征立卷。把相同地区或有关地区的文件材料组合在一起立卷。2.2归档范围〈1〉上级党政机关指示、批示、批复、批转、通知、通报等指导性文件；〈2〉本机关形成的主要指示、批示、批复、批转、通

3、知、决议、决定、通报、工作；〈3〉下级机关报送的重要性统计、情况报告、专题报告及本机关的批复；〈4〉上级机关、同级机关和非隶属机关颁发与本机关的条例、规章制度、通知等文件材料；〈5〉重要的人民来信及领导批示办理的信件；〈7〉在报纸上发布不另行文的文件，由成文单位将负责同志签署的最后定稿和剪报收集归档；〈8〉未经机关收发登记而又需要归档的文件。2.3立卷的质量要求：〈1〉保持文件之间的历史联系；〈2〉价值（保管期限）不同的文件要分开立卷，立卷时永久性材料应在最前，后放长期，再放短期，按此顺序日后便于销毁；〈3〉党政文件要分开立卷；〈4〉文电要统一立卷；〈5〉绝密文件要分开立卷；〈6〉会议文件应单

4、独立卷；〈7〉统计报表应单独立卷；〈9〉重要文件保存两份，一般文件保存一份。2.4卷内文件的排序及整理〈1〉密不可分的文件材料应依序进行排列a.批复在前，请示在后；b.正件在前，附件在后；c.印件在前，定稿在后；d.转发件在前，被转发件在后。〈2〉卷内文件的整理a.剔除重份文件或没有文字的空白页；b.拆除金属物，调整文件页码顺序；c.对纸张过小或批语、签注意见写在装订线上的应予粘贴补宽，对纸张过大的文件应当折叠便于装订。2.5填写卷内文件目录卷内文件整理完毕后，用阿拉伯数字在有文字的每页文件正面的右下角，背面的左下角偏上页号，按文件排列顺序逐份填写卷内文件目录（顺序号、文号、责任者、页次、备注

5、）。最后在文件材料上的末尾附上“备考表”，并写上立卷人姓名和立卷日期。2.6案卷装订及封面〈1〉案卷各部分按案卷封面、卷内文件目录、文件材料、备考表、封底的顺序排列好后随即装订。案卷装订采用三孔一线的方法。〈2〉案卷装订完毕后，应在案卷封面上编全案名称、处室名称、案件题名、卷内文件起止日期、保管期限、页数、卷号、密级。同时在卷背上亦应编制出案件题名。案卷排列按年代、组织机构排列。附件：1．卷内目录2．备考表3．案件目录4．案件备考表5．保管期限表第三章设计及变更设计资料3.1设计资料的管理3.1.1云南安楚高速公路建设项目的设计图纸资料由云南省公路设计院完成，设计单位必须及时准确的向业主提供设

6、计文件，不得延误施工时间。3.1.2任何设计资料设计单位完成并审核后必须交指挥部工程技术质量处审阅，经技术处审核并加盖印章后下发给施工单位。任何不按此途径获取的设计文件均视为无效文件，由此而产生的工程不予计量，并追查当事人的责任。3.1.3设计资料到位后各部门、各施工单位应建立完整的工程台帐，做到帐帐相符，避免在计量工作中出现超计或漏计现象。3.2变更设计资料的管理3.2.1安楚高速公路项目建设中的变更设计严格按照《安楚高速公路建设项目变更设计管理实施办法》的规定进行上报和审批。对于延时或不按程序上报的变更设计指挥部将不予签认。3.2.2变更设计批复后各部门、各施工单位应及时登入工程量台帐中，

7、并以此做为工程计量的依据。工程台帐在施工过程中每月进行一次核对工作。第四章竣工资料4.1根据交通部交公路发[1995]1081号文发布的〈〈公路工程竣工验收办法〉〉及云南省交通厅云交办[1997]425号文件〈〈云南省干线公路建设项目档案管理办法〉〉的有关规定和要求，为使安楚高速公路建设项目工程竣工资料规范化、标准化，特制定本办法。4.2竣工资料按四个部分整理编制,其中分甲乙组两种分别装订成册。甲