《采购与应付系统》PPT课件

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1、第三部分(第三章)采购与应付系统目录教学要求重点难点第一节采购与应付系统系统概述第二节采购与应付系统目标第三节采购与应付业务流程第四节采购与应付系统功能结构分析第五节采购与应付系统数据流程思考题教学要求了解采购与应付系统的概述和目标掌握采购与应付系统的业务流程熟悉并掌握采购与应付系统功能结构掌握采购与应付系统数据流程重点采购与应付系统的业务流程采购与应付系统数据流程采购与应付系统功能结构难点采购业务流程图采购与应付系统功能结构采购与退货数据流程图第一节采购与应付系统系统概述一、采购的概念采购是企业物资供应部门按已确

2、定的物资采购计划，取得企业生产经营活动所需的各种物资的过程。当企业的购货活动与货款的支付在时间上不一致，即购进物资而未付款时，就开成了应付账款。二、采购管理的概念采购管理是通过采购申请、采购订货、采购检验入库、采购退货、采购发票管理、采购结算、供应商档案管理、价格及供货信息管理等功能从而实现对采购过程和应付账结算进行全过程跟踪管理和控制。第二节采购与应付系统目标采购与应付系统目标完成应付账款的核算与管理采购与应付系统目标及时准确地完成采购订货管理。完成采购的日常业务处理。实现其他有关业务的管理。完成采购分析和统工作

3、，将各种信息传递到其他子系统建立数据传输通道，实现各种系统之间的传输与共享。第三节采购与应付业务流程一、采购业务流程（一）采购业务流程图图3-1采购业务流程图（二）采购业务流程分析图3-1我们给出了采购业务流程图，下面我们将对该业务流程图做出描述。物料使用部门根据需求（或生产计划），编制采购申请单，经上级主管部门批准，批准的采购申请单提交采购部门，未批准的采购申请返回需求部门。采购部门根据批准的采购申请单、库存结存信息和供应商信息，选择合适的供应商并填写采购订单（采购合同），经主管人员审批后交供应商确认，确认的订单

4、除了提交供应商外，如果需预付款，还要交出纳人员根据订单金额进行预付款处理。采购订单是采购系统的核心单据之一，供应商得到订单后，进行发货处理。供应商的发货处理，生产两个单据，一个是发运单，一个是销售发票，由于流程的原因，这两个单据常常到达企业的时序是有先后的，采购企业将根据不同的到达时序做不同的处理。不同的处理将在应付业务流程中说明。供应商提交发运单给采购部门，采购部门进行审核，不合格的发运单退回供应商，合格的发运单提交给采购员填写收货通知单并提交质检质检员，质检员根据到货的数量和质量对收货通知单进行确认。不合格的收

5、货通知单返回采购员，由采购员填写退货通知单给供应商进行退货处理；库管员根据确认的收货通知单的数量，进行入库处理。库管员根据确认的收货数量，填写外购入库单。采购成本对各企业来说是本企业的秘密，一般库仓库人员不参与采购价格的管理，因此入库单只涉及数量。外购入库单提交仓库主管进行审核。不合格的外购入库单返回采购员，由采购人员做进一步处理。一方面仓库要根据合格的外购入库单的仓库联更新库存台账，另一方面合格的外购入库单要提交财务部门，由相关财务人员分别进行材料核算和应付款处理。对于材料核算和应付款的管理这两个岗位，可采用两岗

6、位合一，也可分别设往来会计和材料合计，规模不同的企业各有不同。二、采购退货业务流程（一）采购退货业务流程图图3-2采购退货业务流程图（二）采购退货业务流程分析采购退货的业务流程一般有两种情况：一种是在采购业务流程中，采购人员填写的收货通知单提交质检部门根据收到的物料进行确认，若物料数据或质量不合格，则退还给采购部门，由采购部门填制退货通知单直接给供应商。这种退货不涉及入库单的问题。这里我们重点说明一下已经入库的物料的退货业务。采购退货首先要由相关部门提出退货申请，经采购部门审核批准后由采购员填写退货通知单，提交给库

7、管员。库管员根据通货通知单，填写红字外购入库单，进行出库处理，流程跟采购入库相同，只是数据是相反的。三、应付业务流程（一）应付业务流程图图3-3应付业务流程图〔二）应付业务流程分析（1）出纳付款对于出纳这个岗位，主要进行付款的处理。付款有三种典型的情况：一是预付款，出纳人员根据采购部门的采购订单，预付给供应商，并做相应会计凭证：借：预付账款——XX供应商XXXX贷：银行存款/现金XXXX二是偿还对供应商的欠款，会计分录为：借：应付账款——XX供应商XXXX贷：银行存款/现金XXXX三是对于现付业务，根据要求现付采购

8、结算单给供应商付款，会计分录为：借：物资采购XXXX贷：银行存款/现金XXXX（2）采购结算采购结算是对采购发票进行管理并根据采购发票确认采购成本的过程。财务部门根据采购部门录入的发票、采购订单、出纳填制的付款单、仓库填制的入库单等单据地行核对，对采购成本进行分摊，核对订单、入库单、采购发票的数量与单价。当采购发票录入或入库单确认后，系统根据采购订单号自动从