机关公文处理工作制度

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1、机关公文处理工作制度为使我局机关的公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的质量和效率，根据《河南省国家行政机关公文处理实施办法》，特制定本工作制度。一、机关公文由办公室统一收发、审核、用印、归档和销毁。二、经本机关名义制发的上行文，由主要负责人（指行政机关的正职或者主持工作的负责人）签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。三、公文正式印制前，文秘部门应当进行复核。复核的重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，公文格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性

2、修改的，应按程序复审。四、收到下级机关上报的需要办理的公文，公文运转由文秘部门负责，文秘部门应当进审核，呈送公文，应当按照领导同志分工确定主批人，报负责人批示的公文，负责人应当及时批示。审批公文时，对有具体请示事项的主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期。五、受理请示、报告，应当及时答复办理结果。受理并已办结的请示、报告，除正式行文批复或者转发外，由文秘部门根据负责人的意见或者办文情况分别通过面谈、电话等方式给予答复。六、-5-上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，下一级机关经负责人或办公室主任批准可以翻印、复制。翻印时，应

3、当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。七、传递、管理秘密公文，必须采取保密措施，确保安全。利用计算机、传真机等传输秘密公文，应当安装加密装置。绝密级公文不得使用计算机、传真机传输。八、机关合并时，全部公文应当随之合并管理。机关撤销时，需要归档的公文立卷后按有关规定移交档案部门。工作人员调离工作岗位时，应当将个人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。九、公文格式：（一）发文字号。发文字号由机关代字、年份和序号组成。年份序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；下行文和平行文用3号仿宋字居中排布；上行文字号居左空1

4、字。发文字号距红色反线约4mm。（二）签发人。上行文应当注明签发人姓名。签发人姓名平行排列于发文字号右侧。签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。（三）公文标题。包括发文机关名称、公文主要内容、公文种类。标题公文种类。-5-标题文字应力求准确简要，除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。（四）主送机关。标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格。（五）公文

5、正文。主体机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字。（六）附件公文如有附件，在正文下空一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.××××”）；附件名称后不加标点符号。（七）成文时间成文时间以领导同志最后签发日期为准，成文时间用汉字将年、月、日标全；“○”不得写为“零”。（八）公文生效标识公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章采用下套方式，上距正文2mm～4m

6、m，端正、居中下压成文时间。当公文排版所剩空白处不能容下印章位置时，应当调整行距、字距，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。（九）附注-5-公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行，如“（此件不公开报道）”等。“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。（十）公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。（十一）“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字，不用标点符号。主题词最多不走超过5个。（十二）抄送机关公文如有抄送，在

7、主题词下一行，左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号，抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。（十三）印发机关和印发时间。位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置，用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字，用阿拉伯数码标识。（十四）页码。用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。（十五）公文中的数字。除成文日期、部分结构层次序数

8、和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语名中作为词素的数字必须使作汉字外，应当使用阿拉伯数字。（十六）公文使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。-5-（十七）结构层次序数，第一层为“一”、第二层为“（二）”，第三层为“1.”第