公文处理工作制度

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1、公文处理工作制度一、为了加强公文管理，提高公文质量和运转效率，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制订本办法。二、公文处理要求：准确、系统、及时、优质、保密。三、行文关系。公司在本公司的职权范围内行文。各部门不单独行文。四、文件与便函。公司发文以文件为主。与不相隶属的单位商洽工作、一般性问题的询问和答复可用便函。便函的拟稿方式同正式文件。五、公文处理程序及要求。发文办理流程1、拟稿。发文部门撰写：第一页使用公司发文稿纸，填写公文标题、主送单位、抄送单位、承办部门、拟稿人；公文内容可以使用打印稿附后，在第一页稿纸字格内括号注明“正文附后”。2、审核。发文部门负责人对公文内容核稿

2、，核对是否符合发文本意，并审定是否需要会签，若需会签，核稿人填写会签部门。3、复核。拟稿人把发文部门负责人审核过并经会签部门签字的稿件送综合管理部，由综合管理部负责复核稿件的格式、措辞，并编写主题词。4、签发。文档员把文稿呈公司总经理（包括其授权的副总经理）或董事长签发。5、编号。文档员接受经复核的文稿，填写公文字号、密级、份数。6、打印。（1）送打印的文件一律由综合管理部安排，拟稿人不得将文稿直接送打印；（2）打印后的文件必须符合规定格式，字迹清晰、整洁美观、份数准确；（3）一般文件打印时间不得超3天，急件不得超过1天；（4）到外面打印需经综合管理部领导同意。7、校对。核稿负

3、责校对。文件打印后打字员要及时通知核稿人校对。校对要加强责任心，如有差错，属未校出的由校对人负责，如校出而打字员未改正的由打字员负责。8、盖印。发出文件需有公司领导签字，格式正确、无错误可盖印。9、发文。（1）发文登记文号、标题、发送单位、份数、拟稿人。（2）文件打印后交文件承办人装订，然后交文档人员盖印、寄发。10、定密。除转发上级的文件外，凡以公司名义上报下发的文件，应由拟稿人按交通部规定的秘密范围确定密级，经部门领导审查后送综合管理部核定。11、归档。（1）需归档的文件包括：已登记的上传下发文件、会议记录、电话记录、会议文件等。（2）年终清理，立卷归档。收文办理流程1、综

4、合管理部为公司外部公文、传真的接收部门，文档员接受来电来文，先办理登记，登记包括来文单位、文号、日期、标题。一般事务性文件、简报等可不登记。并填写公文办理清单，送综合管理部负责人签署处理意见。2、综合管理部负责人签署意见后，交由公司领导签署意见，文档员按照处理意见送有关人员办理。3、公文办理结束后办理人员签署办理情况，然后返回给文档员进行分类保存。4、文档员在公文送交办理后，要对公文的办理情况进行督促，并负责追回公文，防止重要文件资料丢失。5、文档员在收回文件资料后，分类、分性质数字化进行原件、复印件的规范保存，并对一些非正式来文（复印件、领导重要批示等）进行非正式的文档保存。

5、6、文档室保存的文件资料，按季度送档案室存档。六、复印。（1）复印先办理复印登记手续，份数一般不得超过5份，最多不超过10份；（2）机密以上密级的文件不得复印，机密以下密级的文件复印后要登记，妥善保管，不得遗失；（3）外出复印需经综合管理部领导同意。七、传真。（1）传真机由专人管理使用；（2）需传送的文件、资料应是业务工作所需要的；（3）传真需经公司领导批准，并在“传真登记簿”上登记。传送重要文件、资料及向境外传真需报总经理批准；（4）接收的传真要办理登记签收手续。八、本规定自公布之日起执行。