广发证券全套综合管理制度档案管理办法

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1、广发证券档案管理办法2012-0M0第一章总则第一条为进一步规范广发证券股份有限公司（以下简称公司）档案管理工作，更好地为公司发展服务和保护公司档案财富，根据国家及公司相关规定，特制定本办法。第二条本办法所称档案是指公司在经营管理及各项活动中所形成的具有保存利用价值、能真实完整反映公司发展历程的不同载体形式的历史记录；是维护公司经济利益、合法权益和历史面貌的重要依据，是公司信息资源的重要组成部分。第三条木办法适用于公司总部各部门、各分支机构（含分公司、区域中心和营业部，下同）。第二章档案管理体系第四条公司档案管理实行“统一领导、部门立档、分级管

2、理”的体系。“统一领导”即办公室负责公司档案工作的统筹规划、组织协调、制度制定和业务指导，并对总部各部门、各分支机构的档案工作进行监督、检查和指导。“部门立档”即总部各部门、各分支机构按照公司相关档案制度规定，对木部门所产生的文件进行收集、整理和归档。“分级管理”指办公室负责总部各部门档案的集中管理和利用，各分支机构负责木部门档案的集中管理和利用。其中人事档案、会计档案和稽核档案暂由公司人力资源管理部门、财务部门和稽核部门设专门库房予以保管和利用。第五条办公室下设综合档案室，并设专职档案员，具体负责开展公司档案工作。第六条总部各部门、各分支机构

3、设档案员（由综合岗担任），并受综合档案室业务指导。分支机构档案员包括综合档案员、业务档案员、会计档案员，其中业务档案员和会计档案员在业务上接受综合档案员的监督和指导。综合档案员负责文书、基建、员工、声像、实物等类型档案的收集、整理、归档与保管；业务档案员负责业务档案（含客户档案）的归档与保管；会计档案员负责会计档案的归档与保管。第七条综合档案室主要职责：（-）负责总部各部门、各分支机构档案工作的制度制定与审核、业务指导和监督检查；（二）负责总部档案接收、整理、保管和利用工作；（三）开展档案编研工作，发掘档案信息资源，提供多形式档案利用服务；（四

4、）定期对档案库藏进行统计、鉴定、销毁和解密工作；（五）推动公司档案信息化建设，提升档案集中和标准化水平；（六）开展档案培训工作，加强总部各部门、各分支机构档案管理规范化；（七）建立符合公司实际的档案评估体系，有效促进和提升档案工作水平。第八条总部各部门、各分支机构档案员主要职责：（一）认真执行公司档案制度，接受综合档案室的业务指导、监督和检查，主动反映档案工作情况；（-）认真做好本部门文件材料的整理归档、保管利用、解密销毁等工作，维护本部门档案的安全、真实与完整；（三）积极开展和接受档案管理培训。第九条分支机构管理职责：（一）明确分支机构档案工

5、作负责人，档案员向档案工作负责人汇报工作；（-）档案工作纳入分支机构年度工作计划，档案工作负责人、档案员职责履行情况纳入工作考核；（三）分公司（含区域中心，下同）负责对所辖营业部档案工作执行情况进行检查落实；（四）保证档案工作经费充足，原则上应于每年末制定下一年度档案工作预算；（五）督促档案员加强档案知识学习与技能培训，掌握档案工作操作技能。第三章归档范围与要求第十条公司在经营管理活动中形成的全部档案作为一个全宗，全宗内的档案按其性质、载体分为八个门类，每个门类用大写英文字母作为分类号，如下：档案门类分类号文书档案A基建档案B设备仪器档案C会计

6、档案D人事档案E声像档案F稽核档案G（-）（二）（三）（四）（五）（六）（七）（A）（九）（十）纪检监察、业务经营、会计报表、监事会及总裁办公会议中所形成的原始记录等文件材料;人事管理、保卫安全、外事管理等文件材料；审计稽核、法律诉讼中所形成的文件材料；凭证账簿等文件材料；固定资产管理中所形成的文件材料;规划发展屮所形成的文件材料；业务档案II实物档案I第十一条归档范围公司设立、变更及部门成立、合并、撤销等文件材料；公司股东会、董事会、党群组织、行政管理、财务管理、基本建设、制度建设、房屋分配、财产及档案交接中所形成的文件材料；反映公司发展历程

7、的重要文件、照片、声像及实物资料等；公司在各项经营管理活动中所形成的合同协议及与之相关的文件材料等。第十二条归档要求:（-）归档文件应为原件且须真实、完整、有效，任何部门和个人不准私自留存或销毁应归档的文件材料；（二）移交档案应包含文件实体、文件目录及相应电子文件和电子文件目录等；（三）文书档案材料由各产生部门予以收集整理，每季度末批量向综合档案室移交，移交目录应包含文件密级属性。（四）基建项目档案材料的收集整理与项目建设同步进行，由项目主要经办人对有关资料整理立卷，于项FI竣工验收后六个月内向综合档案室移交;（五）会计档案材料由公司财务部门整

8、理立卷，并于会计年度结束后第二季度向综合档案室移交会计档案冃录清册；（六）人事档案材料由公司人力资源管理部门整理立卷，并于每年第二季度向综合档案室移交