广发证券全套综合管理制度文书档案归档操作指引

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1、广发证券分支机构文书档案归档操作指引2012-01-10第一条为进一步规范广发证券股份有限公司分支机构（以下简称分支机构）文书档案管理工作，更好地为分支机构经营和管理服务，根据《广发证券档案管理办法》，结合分支机构实际情况，制定本指引。第二条本指引适用于公司系统内所有分支机构，包括分公司、区域中心及营业部。第三条收集。应全面收集在工作中形成的具有查考利用价值的文件，收集文件应为原件，具体收集范围依据自身实际并结合《分支机构文书档案归档范围及保管期限表》（附件一），其中保管期限为永久的电子文件须打印为纸质文

2、件归档。第四条剔除不归档文件。不归档文件包括：重份文件；为参考而从各方面搜集的文件材料；无查考利用价值的事务性、临时性文件等，如FI常用车申请、日常请假条等价值不大的文件作为资料存储即可，可不归入档案。第五条装订。收集到的文件统一按“单件”进行装订，装订前去掉每份文件上易腐蚀的金属物和塑料制品（如普通订书钉、曲别针、塑料夹等），较薄文件可采用不锈钢订书钉在该份文件左上角进行装订，较厚文件在该份文件左侧采用“三孔一线”的方式进行装订。采用左上角装订的，应将左侧和上侧对齐；采用左侧装订的应将左侧和下侧对齐。第

3、六条分类。对收集到的文件采用“年度一一保管期限”分类方法进行分类，即先将文件按不同的年度分开，然后每个年度的文件再按不同保管期限分开，保管期限参见《分支机构文书档案归档范围及保管期限表》。例：2006年文件分为：永久2007年文件分为：永久30年30年10年10年第七条排列。分类完成后对一个年度内同一个保管期限的归档文件（例如属于2006年保管期限为永久的文件）进行排列，一般结合事由、重要程度、成文时间先后顺序进行排列，其中会议文件、统计报表等各类联系紧密的文件可集中排列。第八条盖归档章。公司统一规定文书

4、档案以件为单位进行整理，在每份文件首页上端中间空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置的项为：全宗号、年度、分类号、机构、保管期限、件号，如图：全宗号年度分类号机构保管期限件号（-）全宗号：公司暂未定全宗号，此处为空，可暂不填写；（二）年度：该份文件所形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2007”；（三）分类号：公司规定文书档案代号统一为“A”,规定此项填“A”；（四）保管期限：文件所被划定的保管期限，分别为“永久、30年、10年”；（五）机构：填写所在分支机构的名称，格式同“广州科韵路营业部

5、”；（六）件号：按照“年度一保管期限”分类后的文件的排列顺序号，从“1”开始流水编制。每年度的文件按照保管期限永久、30年、10年都形成三个流水件号，年与年之间不顺接件号。例如科韵路营业部2007年形成的永久、30年、10年3个保管期限的归档文件，分别编件号后形成3个流水号，即永久的从“1”开始编流水件号，30年从“1”开始编流水件号，10年的也从“1”开始编流水件号。归档章各项填写采用红色印泥盖印章的方式进行填盖，件号可采用页码机进行打号，不得手工填写，某项填写错误时用改正纸盖住后重新填写。第九条编页号

6、。排列完成后应给每份文件编页码，每份文件按页次顺序单独编一个流水号，前后两份文件之间的页码不顺接。每份文件有内容的均算作一页，页码编在右上角；正反两面都有内容的页面，页码正面编在右上角，背面编在左上角，页码为三位阿拉伯数字。编页号建议采用页码机进行打号，某页页码打错的话要用改正纸盖住，在旁边的位置重新打号。第十条著录。统一采用excel表格进行著录，目录设置项包含：件号、责任者、文号、题名、日期、年度、页数、保管期限、机构、密级、是否为原件、备注12项（excel表格著录模板由综合档案室另行发放），该目录

7、著录完毕后不需打卬，要求各分支机构在每年度第三季度向总部办公室移交上年度档案整理电子目录，综合档案室核查无误后导入档案管理系统。（-）件号：文件排列的流水顺序号，填写同归档章处保持一致；（二）责任者：制发文件的单位或个人，即文件的发文机关或署名者，填写全称或规范化简称，如“广发证券股份有限公司”、“中国证监会广东监管局”、“广东证监局”。责任者可以有多个，各个责任者之间用分号分开，责任者很多的，可以写其中最重要的两到三个，责任者中含有本公司、分公司、营业部的须写上；（三）文号：文件的发文字号，如“广发证行

8、[2000]158号”。抄录文件原标注的文号，无则不填；（四）题名：直接表达文件内容和中心主题的题冃，一般是如实抄录文件标题。没有标题或标题含义不明确的，可自拟标题或补充标题使Z明确，外加“[]”号，如“[关于购置办公用电脑的]合同书”;（五）日期：文件的形成时间，用8位数字准确表示，不足位数可用0补足，如“20101200”。一份文件上有多个日期的，以最后一个日期为准。（六）年度：文件的形成年度，用4位数字表示，如“2007