南开技术学院「文书处理与档案管理」办法

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1、南開技術學院「文書處理與檔案管理」辦法90.3.28八十九學年度第一學期第二次行政會議通過訂定92.5.21九十一學年度第十次行政會議通過修訂第一章、通則第一條本校為強化文書處理與檔案管理現代化、提昇行政效率，特依照行政院訂頒之「文書處理與檔案管理手冊」，並參酌本校現行狀況訂定本辦法。第二條本校總務處文書組為本校「總收發」單位，負責辦理文書函件之收發、分轉、文件稽催、檔案整（清）理、借調等事宜。第三條本校各處、室、部、中心、系、科、附設專校等單位應指派專人擔任單位收發工作，負責單位文件簽收轉發，並協助總收發執行文件稽催、歸檔等。第四條公文之機密性與公文處理時限規定：一、機密性分：「絕

2、對機密」、「極機密」、「機密」、「密」。陳核、會辦時使用「黃色」卷宗。二、處理時限規定：（時限計算除限期公文外，不含假日、紀念日等）（一）最速件：一日。使用「紅色」卷宗。（二）速件：三日。使用「紅色」卷宗。（三）普通件：六日。使用「白色」卷宗。（四）限時公文及法令有一定時限者，依限辦理。（五）會辦案件除有時限規定外，應依案情視同「速件」以上等級文件辦理。第五條送請核判公文以一案一卷宗為原則，並文件須裝訂整齊，附件數量多時應加附標籤。第二章、文書處理第六條收文作業應確按「拆封」、「點收」、「編號」、「登記」、「分文」、「簽收」等程序處理。一、總收發負責每日到校文件點收並依下列方式處理：

3、（一）一般文件分置於各單位信箱；掛號、包裹等建立簽收資料。（二）製作管制函件之「文件收文資料」供文件分發、簽收、管制等。本資料副送秘書室、各一級單位（含各系科）參閱用。各單位或個人如有逕收之公務文件（不含純屬個人之文件），應交文書組補登收文資料。（三）學生一般信件由學務處課指組至文書組取領後改置於該組設置之班級信箱；掛號信件等由文書組個別通知領取。（四）假日及非上班時間，到校郵件由警衛室代為簽收暫行保管。二、各單位收發人員於收受總收發所轉交文件後（含逕收文件），應儘速轉送業務承辦人簽收。簽收資料由總收發製作；逕收文件資料由單位收發製作。第七條各單位指定專人負責公文分辦。公文由文書組送

4、至承辦單位後，分辦人員即送交承辦人員擬辦。如積壓不分因而延誤者，分辦人員應負完全責任。第八條承辦人員擬辦案件，應衡量案情緩急輕重，急要者提前辦理，其他亦按序辦理，不得積3壓。代收公文者應隨即轉交承辦人處理，如有延誤，代收人應負失誤全責。第九條單位收發對收受之公文經辨識為非業務承辦單位，應退回文書組改分，文書組若無法辨識改分，得逕陳秘書室判分處理。第十條業務承辦人於簽收文件後，應將文件資料摘錄於「公文處理簿」，並進行文件處理。第十一條總收發、單位收發之「文件收發資料」及業務承辦人之「公文處理簿」均列為移交之要項。第十二條文件之簽收、承辦、審、核（判）均應於簽署下註明月、日、時、分。第十

5、三條各單位應貫徹職務代理制度，以避免延誤文件處理時效。第十四條案情涉及兩個以上單位時，應由主辦單位會簽，如已會簽而且所述內容與會簽無違背時，則不必再會稿，核定後應副知有關單位。第十五條奉核案件如需發文者，應持奉核之原稿至文書組索取發文字號，隨後之繕打、校對、用印與寄發資料之裝封、郵務寄件資料填寫等，由業務承辦人依規定自行辦理。無公文稿之文件需用各式印鑑者，應填寫「用印申請單」併同奉核之原稿申請用印。第十六條機密性文件索取發文字號及申請用印時，由承辦人員親持辦理，作業人員僅憑「校長」之簽核辦理，不得閱覽其內容。機密文件、急要文件或附有價證券及貴重物品之公文，應親自遞送。第十七條各單位郵

6、寄文件應於每日指定之時間前送交文書組，逾時次日處理。第十八條凡送發校外公文內容含有實物、原始資料，受文單位尚無公文電子交換機制者，無法傳送之資料，電子檔案超過500KB等，均非屬公文電子交換作業範圍內，其餘應以電子交換執行發文作業為原則。機密文件仍以掛號或親送方式處理。第十九條以電子交換執行發文時，承辦人員應將奉核之稿件、電子檔及公文處理簿一併交與文書組。若有未能接收交換資料者，改以紙本寄發。第二十條本校各式文件發文字號之型式由文書組簽奉核定後實施。第二十一條校長若因出國等情，長時離校期間，各公文稿之「主官簽署」應依秘書室通告作應有之書寫。如：校長○○○出國副校長○○○代行第三章、檔

7、案管理第二十二條業務承辦人於文件處理結案後，應主動整理本案之全部原始資料，依序裝訂，註記檔號、保存年限，連同已登錄資料之「公文處理簿」，送交文書組辦理文件歸檔簽收。第二十三條歸檔文件須為已完成批示核閱者。範圍為：一、凡涉及公務之來文原案（正、副本均同）、發文原稿等均屬之。二、經費結報所需文件為原案，則文件歸檔以註明「正本歸併經費結報案」之影本代之。三、借調檔案時，攜帶載有資料記錄之公文處理簿至文書組填寫借檔紀錄後辦理；借調他單位檔案時，須憑所填具之借檔單辦