o圣约翰科技大学文书处理与档案管理办法

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2、理.一,总收发负责每日到校文件点收并依下列方式处理:...啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊圣约翰科技大学文书处理与档案管

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4、第2學期第4次行政會議修正通過第一條本校為強化文書處理時效與檔案管理現代化、提升行政效率，特依照行政院訂頒之「文書處理手冊」部分規定，訂定本辦法。第二條本辦法所稱文書，係指本校各單位處理有關公務之書面文件（含電子公文）及依職權應保存之檔案。第三條本辦法所稱之文書處理，係指文書自收文或交辦起至發文、歸檔止之全部流程。第四條總務處文書組為本校「總收發」單位，負責辦理文書函件之收發、分轉、文件稽催、檔案整（清）理、借調等事宜。第五條本校各處、室、中心、院、所、系、附設專校等單位應指派專人擔任該單位收發工作（電子公文登記桌），負責該單位文件簽收及分發，並協助總收發執行文件稽催、歸檔等事宜。第六條機密文

5、書分為國家機密文書與一般公務機密文書。國家機密文書分為「絕對機密」、「極機密」、「機密」；一般公務機密文書列為「密」等級。除國家機密外，本校持有或保管之資訊，依法令或契約有保密義務者，列為「密」等級。第七條公文處理時限規定：（一）最速件：一日。使用「紅色」卷宗。（二）速件：三日。使用「藍色」卷宗。（三）普通件：六日。使用「白色」卷宗。（四）密件：使用「黃色」卷宗。辦理期限依其速別規定辦理。（五）來文或依其他規定有期限之公文，應依其規定期限辦理。（六）涉及政策、法令或需多方會辦、分辦，且需三十日以上方可辦結之複雜案件，得申請為專案管制案件。送請核判公文以一案一卷宗為原則，並須裝訂整齊，附件數量多

6、時應加附標籤。4第八條收文作業應確實按「拆封」、「點收」、「編號」、「登記」、「分文」、「簽收」等程序處理。一、總收發負責每日到校文件點收並依下列方式處理：(一)一般文件(含無公文電子交換機制單位之紙本收文)經總收發將紙本文掃描並輸入電子公文系統後，再以電子公文進行作業，其重要附件（如領據、聘書、海報、書籍等）同時分送至承辦單位簽收，待電子公文作業流程完畢歸檔時一併歸檔。(二)電子交換文件即時或定時進行收文作業；並依一般收文作業辦理。(三)各單位或個人如有逕收之公務文件（非純屬個人之文件），應交文書組補登收文資料。(四)各類郵件管理另依本校郵件管理辦法辦理。二、各單位收發人員於收受總收發所轉交

7、文件後（含逕收文件），應儘速轉送業務承辦人簽收。第九條公文簽收後，應立即拆封、點驗來文及附件，數量是否相符，如有錯誤及短缺，應即註明，並以電話向發文單位查詢。第十條各單位需指定專人負責公文分辦。公文由文書組送至承辦單位後，分辦人員應即送交承辦人員擬辦。如積壓不分因而延誤者，分辦人員應就該延誤後果負完全責任。第十一條承辦人員擬辦案件，應衡量案情輕重緩急，急要者提前辦理，其他亦依序辦理，不得積壓。代收