吴凤技术学院文书处理规则

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1、吳鳳技術學院文書處理規則81年3月23日行政會議制定82年8月16日行政會議修正84年2月10日校務會議修正90年4月23日行正會議修正第一章總則第一條　本規則依據行政院祕書處八十七年三月頒行之「文書處理檔案管理手冊」訂定，本校公文書之管理，悉依本規則辦理之。第二條凡本校校務、教務、學務、總務、技術合作、會計、人事、軍訓及各系等單位之內外往來文書（含紙本、傳真及電子傳輸形式之公文及業務簽呈）等，統稱為公文書。第三條文書處理，指文書自收文或交辦起至發文、歸檔止之全部流程。其流程圖示如下：123456789101

2、11213歸檔發文用印校對繕打判行核稿擬稿批示會簽擬辦呈核退稿閱稿會稿交辦創稿來文收文分文提呈123456789第　四　條　公文處理程序規定如下表：步驟關係人來（收）文去（發）文簽呈注意事項令、函、呈、申請書呈、函、令、通知、公告、申請書收分文收發員收文、拆封、編號、摘由登記，分送主辦人1.名稱、日期、件數2.急密要件速送並保管3.現金票據先交出納組長簽收4.認明主辦單位5.簽收證明擬辦主辦人1.詳閱文意2.有卷者調閱舊卷3.擬具辦法或簽具意見簽具辦法－162－1.或請示後擬辦核簽主任1.核定後發還主辦人2.

3、核簽意見轉呈校長核定後發還主辦人1.核定後發還主辦人2.核簽意見轉呈校長核定後發還主辦人擬稿主辦人1.照核定所擬辦法擬稿2.自行擬定文稿3.奉命擬辦文稿自行簽擬辦法根據業務需要應提出意見或文件核稿組長主任1.組長核轉2.主任核定1.組長核轉2.主任核定按行政系統分層負責判稿主任校長主任核稿轉呈校長判行按行政系統分層負責繕稿繕校員1.摘由登記編列字號2.照已判行文稿繕打3.照原文稿校對1.由文書組統一辦理2.文字及格式是否相符用印監印1.判別上行、平行、下行文稿，決鄧用印格式2.用印登記1.是否已判行2.用印方

4、位3.用印數量封發收發員1.審查文件是否完整2.裝封3.文稿及舊卷發還主辦人歸檔1.名稱、件數2.急密要件保密速發3.凡屬公文類之封發工作，由文書組辦理4.學生通知及校內通知由各單位封發歸檔主辦人1.依據「檔案分類表」填註檔號，按照公文性質於公文處理簿及公文書上分別註明檔號2.結案後即歸檔1.依據「檔案分類表」填註檔號，按照公文性質於公文處理簿及公文書上分別註明檔號2.結案後即歸檔1.編號摘由登記2.依據「檔案分類表」填註檔號，按照公文性質於公文處理簿及公文書上分別註明檔號3.結案後即歸檔檔案管理員1.依據「

5、檔案分類表」填註檔號2.依據檔號分繕目錄及分類表，按檔號順序收入檔案櫥內3.於新年開始後二個月內將舊年檔案分別裝訂成冊，並繕造檔案清冊呈閱1.依據「檔案分類表」填註檔號2.依據檔號分繕目錄及分類表，按檔號順序收入檔案櫥內3.於新年開始後二個月內將舊年檔案分別裝訂成冊，並繕造檔案清冊呈閱1.編號摘由登記2.依據「檔案分類表」填註檔號3.依據檔號分繕目錄及分類表，按檔號順序收入檔案櫥內4.於新年開始後二個月內將舊年檔案分別裝訂成冊，並繕造檔案清冊呈閱－162－第五條收發文件，由文書組分設收、發文簿，編號、摘由、登

6、記內外往來文件，自每年一月一日開始使用，至十二月三十一日止，按１２３４……順序統一編號，以免混淆。機密文件與普通文件應分簿登記。第六條收發文字號之區分，由文書組編訂，簽呈校長核定後公布施行。第七條定期性經常案件，其文不需蓋用校印者（如各處室通報等），可設立釘本式稿簿，此項稿簿於每學年開始時設立，於學年終了二週內歸檔。第八條文書處理過程中之有關人員，均應於文面適當位置蓋章或簽名，並註明時間以明責任。第二章　收文處理第九條各級單位外來文件，由文書組統一收受；收文之作業程序分點收、拆驗、分文、編號、登記及分送。第十

7、條點收：一、收文人員收到公文或函電，除普通郵遞信件外，應逐一核對實收文件數量與送文簿（清單）所載是否相符。二、收件應注意封口是否完整，如有破損或拆閱痕跡，收文人員得當面退還送件人或拒收。三、辦公時間外，遇有公文收受，由值日人員依值日及值夜規則之規定辦理。第十一條拆驗：一、機密件或書明親啟字樣之文件，登記後送交校長或指定之密件處理人或收件人簽收拆閱。二、普通件應即點驗來文及附件名稱、數量是否相符，如有錯誤或短缺，應於來文首頁右邊裝訂線內註明蓋章，分由承辦單位催補。三、檢視來文之發文日期與送達日期或封套郵戳日期是

8、否相稱，如相隔時日較長時，應於文面註明收到日期。四、公文附件如屬現金、有價證券、貴重或大宗物品，應先送出納單位或承辦單位點收保管，並於文內附件欄內簽章證明。五、附件以不與公文分離為原則，由收文人員裝訂於文後隨文附送；附件較多或不便裝訂者，應裝袋附於文後，並書明□□號附件字樣。六、附件未到而公文先到者，應俟附件到齊後再分辦；公文如為急要件，可先送承辦單位簽辦。其附件如逾正常時間未寄到時，應速洽詢。－1