南亚技术学院文书处理办法

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1、南亞技術學院文書處理辦法八十四年十二月二十日校務會議訂定八十九年九月十三日校務會議通過第一章總則一、南亞技術學院（以下簡稱本校）為簡化文書處理，管制公文時效，加強檔案管理，以提高行政效率，特訂定本辦法。二、本校之文書處理，除法令另有規定外，悉依本辦法辦理。三、本校之文書處理、應確討簡明迅確，主動負責之原則，切實勵理。四、公文時間性分為「最速件」、「速件」、「普通件」、三種，其速別，收文依來文所訂，發文由承辦單位酌情註明。處理時限，最速件隨到隨辦，速件不超過三天，普通件不超過六天。五、公文機密性分為「絕對機密」、「極機密」、「機密」、「密」四種，其處理悉依「國家機密保護辦法」之規定辦理。六、

2、依分層負責之規定處理文書，如遇臨時特別案件，必須為緊急之處理時，次一層主管得依其職掌，先行處理，然後補陳核判。第二章文書處理第一節收文一、外來文件，由總務處文書組收支，登記編號加貼簡簽單後分送各主辦單位簽收辦理。二、來文附件應裝訂於文後，如其附件為大件或多件不便裝訂時，應另行裝袋或捆附，隨文送辦；附件屬現金、支票、匯票或其他有價證券，應先送總務處出納組簽收給據附於文後或於來文上註明。三、來文附件未到者，應先行編號分辦，並在來文上註明，附件短缺者，應先向來文單位說明，請其補齊後，再行處理。四、來文如有污損或有被拆痕跡者，必須在原封上註明蓋章，附於文後，並在收文登記簿上註明。五、收文人員、應視

3、來文內容，依各單位業務職掌分送簽收，如屬再個單位以上主管業務者，應以業務關係較多者為主辦單位；對於無法辦別主辦單之文件，應簽請裁定後再行分辦。六、各單位業務承辦人員或其職務代理人，對於分送之公文，應即予簽收，不得藉詞延宕，如經認定係誤分，應即退回，另行分辦。第二節擬辦一、各單位承辦人員收到公文後，對於本案之原有文卷或有關資料必須全盤瞭解，以為擬議處理之依據，此文卷或資料應隨文附陳或摘錄要點，作為核判之參考。二、單位主管對於主管業務認有辦理文書之必要者，得以手諭或口頭指定承辦人員擬辦；業務承辦人員，對其職責範圍內之事件，認為必須以文書宣達意見或查詢事項時，得自行擬辦。三、承辦人員簽註意見或擬

4、辦文稿，文詞敘述應力求簡明、具體、語氣肯定，措詞婉轉，避免使用艱深費解，模稜兩可字句，尤應避免未擬意見而僅用「陳核」或「請示」等字樣，以圖規避責任。四、承辦人員應依案件性質參照下列規定擬辦：（一）重要或特殊案件，不能擬具處理意見時，應敘明案情簽請核示或當面請示後，再行簽辦。（二）如因時限急迫，不及先行簽請核示，或次要案件，得以簽稿併陳辦理，普通案件可以稿代簽。（三）經會簽後，會簽單位如有不同意見，主辦單位應將有關意見，整理重簽陳核，原簽及會簽單位意見並應附陳參核。（四）毋須答覆或辦理之普通文件，得視必要敘明案情簽請存查。五、公文結構以三段式活用為主：公告為主旨、依據、公告事項；函為主旨、說

5、明、辦法；簽為主旨、說明、擬辦；書函對機關行文用三段式，對人行文用條列式；表格化公文依內容適當訂定。使用規定公文用紙撰擬。六、承辦人員擬稿應注意事項如下：（一）應就稿面之有關欄分別填寫：1.文別：按照公文程式條例之類別及有關規定填寫。2.受文者：應書明其全銜，如分行單位較多時，應使用受文者清單，若屬通案則可概括敘明，如「本校各一級單位」。3.副本收受者：同「受文者」方式填寫，如發附件，在銜名之下註明（含附件）或（以上均含附件）。4.速別：填「最速件」、「速件」，普通件不必填寫。5.密等：填「絕對機密」、「極機密」、「機密」、「密」，如非密件則不必填寫。6.附件：有附件之文稿，應在附件欄註明

6、「如主旨」或「如文」。7.承辦單位：填承辦單位之名稱。8.承辦人。由承辦人簽名或蓋章，並註明辦稿之時間。9.會稿：須會稿案件，將受會單位或人員註明。（二）公文用語，須符「簡淺明確」之要求。直接稱謂用語，對上級、機關稱「鈞」，對平行、下級機關稱「貴」，自稱「本」，首長對屬員稱「台端」。七、承辦人員應將個人經辦之案件，登錄「公文處理簿」以便查考。八、凡會辦案件，應視同速件處理，重要案件以持會為原則。承辦人應負主催之責，受會單位應提前處理，不得擱置。第三節陳核一、文書之陳核過程中，均應使用公文夾，其正面檔明承辦人員之單位，最速件用紅色夾，速件用藍色夾，普通件用白色夾，機密件用黃色夾。各色公文夾之

7、應用，必須與夾內文書之性質相稱。二、公文來上均應填附「文件傳遞單」，標明傳遞須序，以便傳送。三、陳核時承辦人員應注意事項：（一）附件應檢點清楚，隨稿附送，附件有二種以上時，應分別標明附件一、附件二、………。（二）附件如需以影印本發出，宜先影印，辦稿時應書「檢送……影印本」字樣。（三）有時間性之公文，其附件不能或不及隨文送出者，應註明「文先發，附件另送」字樣。（四）簽稿陳核如須附送參考資料且數量較多時，除應標明資料號數外，