[小学教育]例谈商务电子邮件的写作及规范使用

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1、例谈商务电子邮件的写作及规范使用电子邮件，简称E-mail,它是一种使用电子手段捉供信息交换的通信方式，是Internet应用最广的服务。随着互联网的飞速发展，网络的普及以及其自身的优势，电子邮件在商务活动中的作用日益凸显，成为商务活动的重要沟通乎段。电子邮件的优势主要表现在收发快速方便、成木低廉、安全可靠、信息形式多样化、低碳环保、交流对象广泛等方而。实际使用中，对商务电子邮件的写作及使用规范要求更高些。商务电子邮件写作及使用中存在的问题主要表现在：主题不明确、结构不完整、内容不简练、正文编辑区使用不当、回复不及时等，这些都会影响沟

2、通效果。本文从电子邮件文案的写作格式、电子邮件的发送、电子邮件的回复三个方面谈一下商务电子邮件的写作及使用规范。一、商务电子邮件文案的写作结构下面我们看一篇规范的电子邮件例文。XX省纺织品进出口有限责任公司地址：XX市香港中路XXX号邮编：266071传真：XXXX-8378XXXXE-mail：XXXX@hotmail.com编号：第2号香港XX国际贸易公司陈经理：台鉴衬衫贵公司需要的20()箱男式衬衫，业已装船完毕，拟于2010年1()月14口由“清远号”货轮从青岛港直抵香港，请贵公司注意船期。此次业务，在贵我双方合作下，在山东省

3、联系组织货源，满足贵方所需。今后，我公司将在平等互利的原则下，与贵公司继续合作，贵公司若查询各类衬衫、服装行情，请随时函电告知，我公司将竭诚服务。特此致函。XX省纺织品进出口冇限责任公司销伟部经理：XX移动电话：151XXXX5077座机：XXXX-8378XXXX这是XX省纺织品进出口公司销侶部经理XX,关于衬衫装运业务发给香港XX国际贸易公司的一封电子邮件，该邮件语言简洁、主题明确、结构完整。通过上述例文，我们可以看出，电子邮件文案的结构一般包括信头、称谓、标题、正文、落款五部分。1.信头信头包括发信方的全称、地址、邮编、电话、传

4、真、E-mail.邮件编号等信息，其位置居于信纸左上方，顶格分行书写。商务电子邮件的信头很重要，它可以使邮件的接收者迅速辨识出发信方的身份、与其业务关系，以便及时处理相关业务，捉高工作效率；同时也便于收信人以信头里出现的各种方式和对方联系。若是一些老客户，信头的信息可以略写甚至不写，但是首次向对方发邮件时，信头信息一定要准确、全面。2.称谓称谓要写淸楚收信方单位名称或个人姓名及敬称。其位宣居于信头下，空一行，顶格分行书写。电子邮件很注重称谓。写给单位的应写单位全称；写给个人的，要在个人姓名后加职务或敬称，以表示对对方的尊重，如“尊敬的

5、XX经理/女士、先生”。依据商务礼仪习惯，还可在称呼后加上表示“劳您指教、审阅”之意的“台鉴、雅鉴、惠览”等词语。如例文中的“香港XX国际贸易公司陈经理：台鉴”。实际使用中，有人省略称谓这一项，或者是没有敬称，直呼其姓名，这不仅不符合电子邮件的结构规范，也不符合商务礼仪的要求。这种商务礼仪细节体现的不仅是你的个人素养，更是公司形彖的一个缩影。1.标题商务邮件的标题经常由事由充当。事由是邮件业务内容的提示性标题。应简洁概括•，居中书写。如例文中的"衬衫”，这是邮件所耍交流的主耍内容。2.正文正文一般由前言、主体、结尾三部分组成，前言冇时

6、可以省略。（1）前言。前言可根据业务内容，简要说明发邮件的目的。若无需特殊目的，宜开门见山，直奔主题。本例文即是如此。（2）主体。主体部分耍简洁、明确地告诉对方需耍磋商、洽谈的业务事项、耍求、结果等内容。如例文“贵公司……注意船期。”一句话清楚地交代了此次业务的产品、产品数量、启运时间、装运工具、启运港诰等，这是对方所期待的信息。“此次业务……满足贵方所需。”这是对于此次合作过程的回顾。例文特别强调了货源地一山东，山东是一个纺织大省，仅在山东木地就能满足对方的货物需求，而且山东周边乂有一些大的港口，这些对于进一步合作都是一些非常珍贵的

7、资源。“今后……我公司将竭诚服务。”一句话表达了继续合作的原则（平等互利）、领域（衬衫、服装）和承诺（竭诚服务），为日后的合作做了一个很好的铺垫。（3）结尾。使用惯用语结尾，如例文中“特此致两”。还可衣达赞美、问候、祝愿、感谢Z意。如“顺颂”“商祺”、“事业兴隆，财源广进”，“感谢您的回复”等。正文写作中应注意以下问题：（1）开头绕圈。有人不知如何开头，就很容易出现“绕圈”现象，对于背景、过程叙述太多。这样不仅浪费了对方的时间，更重要的是让对方对这封邮件撰写者的能力产生质疑，进而丧失进一步介作的欲望。（2）主体繁琐。主体部分一•定要简

8、明扼要，以不用切换荧幕为原则。对于繁琐的业务最好分条列项，这样一目了然。一封邮件只能围绕一个主题，若多个主题，宜分发儿封邮件。（3）结尾缺失。商务情感的培养，职业信誉的累积需耍-个过程，结尾的赞美、祝福、感谢用语不仅能展