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时间:2019-02-16
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1、例谈商务电子邮件的写作及规范使用电子邮件,简称E-mail,它是一种使用电子手段捉供信息交换的通信方式,是Internet应用最广的服务。随着互联网的飞速发展,网络的普及以及其自身的优势,电子邮件在商务活动中的作用日益凸显,成为商务活动的重要沟通乎段。电子邮件的优势主要表现在收发快速方便、成木低廉、安全可靠、信息形式多样化、低碳环保、交流对象广泛等方而。实际使用中,对商务电子邮件的写作及使用规范要求更高些。商务电子邮件写作及使用中存在的问题主要表现在:主题不明确、结构不完整、内容不简练、正文编辑区使用不当、回复不及时等,这些都会影响沟
2、通效果。本文从电子邮件文案的写作格式、电子邮件的发送、电子邮件的回复三个方面谈一下商务电子邮件的写作及使用规范。一、商务电子邮件文案的写作结构下面我们看一篇规范的电子邮件例文。XX省纺织品进出口有限责任公司地址:XX市香港中路XXX号邮编:266071传真:XXXX-8378XXXXE-mail:XXXX@hotmail.com编号:第2号香港XX国际贸易公司陈经理:台鉴衬衫贵公司需要的20()箱男式衬衫,业已装船完毕,拟于2010年1()月14口由“清远号”货轮从青岛港直抵香港,请贵公司注意船期。此次业务,在贵我双方合作下,在山东省
3、联系组织货源,满足贵方所需。今后,我公司将在平等互利的原则下,与贵公司继续合作,贵公司若查询各类衬衫、服装行情,请随时函电告知,我公司将竭诚服务。特此致函。XX省纺织品进出口冇限责任公司销伟部经理:XX移动电话:151XXXX5077座机:XXXX-8378XXXX这是XX省纺织品进出口公司销侶部经理XX,关于衬衫装运业务发给香港XX国际贸易公司的一封电子邮件,该邮件语言简洁、主题明确、结构完整。通过上述例文,我们可以看出,电子邮件文案的结构一般包括信头、称谓、标题、正文、落款五部分。1.信头信头包括发信方的全称、地址、邮编、电话、传
4、真、E-mail.邮件编号等信息,其位置居于信纸左上方,顶格分行书写。商务电子邮件的信头很重要,它可以使邮件的接收者迅速辨识出发信方的身份、与其业务关系,以便及时处理相关业务,捉高工作效率;同时也便于收信人以信头里出现的各种方式和对方联系。若是一些老客户,信头的信息可以略写甚至不写,但是首次向对方发邮件时,信头信息一定要准确、全面。2.称谓称谓要写淸楚收信方单位名称或个人姓名及敬称。其位宣居于信头下,空一行,顶格分行书写。电子邮件很注重称谓。写给单位的应写单位全称;写给个人的,要在个人姓名后加职务或敬称,以表示对对方的尊重,如“尊敬的
5、XX经理/女士、先生”。依据商务礼仪习惯,还可在称呼后加上表示“劳您指教、审阅”之意的“台鉴、雅鉴、惠览”等词语。如例文中的“香港XX国际贸易公司陈经理:台鉴”。实际使用中,有人省略称谓这一项,或者是没有敬称,直呼其姓名,这不仅不符合电子邮件的结构规范,也不符合商务礼仪的要求。这种商务礼仪细节体现的不仅是你的个人素养,更是公司形彖的一个缩影。1.标题商务邮件的标题经常由事由充当。事由是邮件业务内容的提示性标题。应简洁概括•,居中书写。如例文中的"衬衫”,这是邮件所耍交流的主耍内容。2.正文正文一般由前言、主体、结尾三部分组成,前言冇时
6、可以省略。(1)前言。前言可根据业务内容,简要说明发邮件的目的。若无需特殊目的,宜开门见山,直奔主题。本例文即是如此。(2)主体。主体部分耍简洁、明确地告诉对方需耍磋商、洽谈的业务事项、耍求、结果等内容。如例文“贵公司……注意船期。”一句话清楚地交代了此次业务的产品、产品数量、启运时间、装运工具、启运港诰等,这是对方所期待的信息。“此次业务……满足贵方所需。”这是对于此次合作过程的回顾。例文特别强调了货源地一山东,山东是一个纺织大省,仅在山东木地就能满足对方的货物需求,而且山东周边乂有一些大的港口,这些对于进一步合作都是一些非常珍贵的
7、资源。“今后……我公司将竭诚服务。”一句话表达了继续合作的原则(平等互利)、领域(衬衫、服装)和承诺(竭诚服务),为日后的合作做了一个很好的铺垫。(3)结尾。使用惯用语结尾,如例文中“特此致两”。还可衣达赞美、问候、祝愿、感谢Z意。如“顺颂”“商祺”、“事业兴隆,财源广进”,“感谢您的回复”等。正文写作中应注意以下问题:(1)开头绕圈。有人不知如何开头,就很容易出现“绕圈”现象,对于背景、过程叙述太多。这样不仅浪费了对方的时间,更重要的是让对方对这封邮件撰写者的能力产生质疑,进而丧失进一步介作的欲望。(2)主体繁琐。主体部分一•定要简
8、明扼要,以不用切换荧幕为原则。对于繁琐的业务最好分条列项,这样一目了然。一封邮件只能围绕一个主题,若多个主题,宜分发儿封邮件。(3)结尾缺失。商务情感的培养,职业信誉的累积需耍-个过程,结尾的赞美、祝福、感谢用语不仅能展
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