例谈商务电子邮件的写作及规范使用

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1、例谈商务电子邮件的写作及规范使用 电子邮件，简称E-mail，它是一种使用电子手段提供信息交换的通信方式，是Internet应用最广的服务。随着互联网的飞速发展，网络的普及以及其自身的优势，电子邮件在商务活动中的作用日益凸显，成为商务活动的重要沟通手段。电子邮件的优势主要表现在收发快速方便、成本低廉、安全可靠、信息形式多样　化、低碳环保、交流对象广泛等方面。　　实际使用中，对商务电子邮件的写作及使用规范要求更高些。商务电子邮件写作及使用中存在的问题主要表现在：主题不明确、结构不完整、内容不简练、正文编

2、辑区使用不当、回复不及时等，这些都会影响沟通效果。本文从电子邮件文案的写作格式、电子邮件的发送、电子邮件的回复三个方面谈一下商务电子邮件的写作及使用规范。　　一、商务电子邮件文案的写作结构　　下面我们看一篇规范的电子邮件例文。××省纺织品进出口有限责任公司地址：××市香港中路×××号邮编：266071 传真：××××-8378××××Ｅ-mail：××××@hotmail.com编号：第2号香港××国际贸易公司陈经理：台鉴衬 衫　　贵公司需要的200箱男式衬衫，业已装船完毕，拟于2010年10月14日

3、由“清远号”货轮从青岛港直抵香港，请贵公司注意船期。　　此次业务，在贵我双方合作下，在山东省联系组织货源，满足贵方所需。今后，我公司将在平等互利的原则下，与贵公司继续合作，贵公司若查询各类衬衫、服装行情，请随时函电告知，我公司将竭诚服务。    特此致函。××省纺织品进出口有限责任公司销售部经理：××                  移动电话：151××××5077座     机：××××-8378××××　　这是××省纺织品进出口公司销售部经理××，关于衬衫装运业务发给香港××国际贸易公司的一封电

4、子邮件，该邮件语言简洁、主题明确、结构完整。　　通过上述例文，我们可以看出，电子邮件文案的结构一般包括信头、称谓、标题、正文、落款五部分。　　1. 信头　　信头包括发信方的全称、地址、邮编、电话、传真、Ｅ-mail、邮件编号等信息，其位置居于信纸左上方，顶格分行书写。商务电子邮件的信头很重要，它可以使邮件的接收者迅速辨识出发信方的身份、与其业务关系，以便及时处理相关业务，提高工作效率；同时也便于收信人以信头里出现的各种方式和对方联系。若是一些老客户，信头的信息可以略写甚至不写，但是首次向对方发邮件时，

5、信头信息一定要准确、全面。　　2. 称谓　　称谓要写清楚收信方单位名称或个人姓名及敬称。其位置居于信头下，空一行，顶格分行书写。　　电子邮件很注重称谓。写给单位的应写单位全称；写给个人的，要在个人姓名后加职务或敬称，以表示对对方的尊重，如“尊敬的××经理／女士、先生”。依据商务礼仪习惯，还可在称呼后加上表示“forthequalityofreviewsandreview.Article26threview(a)theCCRAcompliance,whethercopiesofchecks;(B)whe

6、therdoubleinvestigation;(C)submissionofprogramcompliance,investigationorexaminationofwhetherviewsareclear;(D)theborrower,guarantorloans劳您指教、审阅”之意的“台鉴、雅鉴、惠览”等词语。如例文中的“香港××国际贸易公司陈经理：台鉴”。　　实际使用中，有人省略称谓这一项，或者是没有敬称，直呼其姓名，这不仅不符合电子邮件的结构规范，也不符合商务礼仪的要求。这种商务礼仪细节体

7、现的不仅是你的个人素养，更是公司形象的一个缩影。　　3. 标题　　商务邮件的标题经常由事由充当。事由是邮件业务内容的提示性标题。应简洁概括，居中书写。如例文中的“衬衫”，这是邮件所要交流的主要内容。　　4. 正文　　正文一般由前言、主体、结尾三部分组成，前言有时可以省略。　　（1）前言。前言可根据业务内容，简要说明发邮件的目的。若无需特殊目的，宜开门见山，直奔主题。本例文即是如此。　　（2）主体。主体部分要简洁、明确地告诉对方需要磋商、洽谈的业务事项、要求、结果等内容。　　如例文“贵公司……注意船期。

8、”一句话清楚地交代了此次业务的产品、产品数量、启运时间、装运工具、启运港站等，这是对方所期待的信息。　　“此次业务……满足贵方所需。”这是对于此次合作过程的回顾。例文特别强调了货源地——山东，山东是一个纺织大省，仅在山东本地就能满足对方的货物需求，而且山东周边又有一些大的港口，这些对于进一步合作都是一些非常珍贵的资源。　　“今后……我公司将竭诚服务。”一句话表达了继续合作的原则（平等互利）、领域（衬衫、服装）和承诺（竭诚服务)，为日后的合作做了一个很好的