商务电子邮件写作

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1、商务电子邮件写作　　在现今的商业社会中，电子邮件已成为当今世界上使用最频繁的商务通讯工具。根据国际数据公司(IDC)2006年的统计，全球每天发送约840亿封电子邮件。然而，在全球每天发送几百亿封电子邮件的今天，人们却很难感受到电子邮件的高效性。阅读、撰写、管理电子邮件会占据人们大量的时间。美国管理协会（AmericanManagementAssociation）和电子政策研究所（TheePolicyInstitute）进行的调查表明：如今人们每天花30分钟到4个小时甚至更多的时间来处理电子邮件。垃圾邮件是造成该问题的原因之一。但另一个更重要的原因是人们不知电

2、子邮件的注意事项和写作技巧。如果邮件中充满了错误、矛盾、难懂的语言，读者就会失去阅读的耐心，而且这种毫无纪律、没有重点、无法让人信任的沟通会使你面临信誉扫地的危险，也可能会导致公司商机的丧失。所以良好的写作技巧不仅能够改善沟通品质，提高工作效率，而且能够增加个人和公司的竞争力。这一点在如今的商务领域中已经得到了广泛的认同。所以在职场中，如何有效地利用电子邮件为个人和公司创造更多的机会、拥有更多竞争优势呢？职场中电子邮件的使用应该注意以下问题：　　一、电子邮件是不是传递该信息最合适的选择　　方便绝对不是使用电子邮件传递某些信息的好理由。电子邮件是一种公共媒介。每

3、次寄出或接收电子邮件时，信件的副本都会复制到服务器上，这样，收信人以外的其他人也有可能会看到你的邮件。所以，邮件内容要格外谨慎。一般不要通过电子邮件传送以下信息：　　（一）公司或个人的秘密信息　　电子邮件中没有所谓的隐私权。在你将公司的机密或他人的隐私放入邮件中前，要想想万一有人将其刊登在报纸上会怎么样。　　（二）敏感的话题　　电子邮件不是面对面的交流。由于没有面部表情、肢体语言和语调的暗示作用，你无法意识到信件的内容对对方而言是伤害还是冒犯。而且有时电子邮件中的内容是在电话或面对面交谈中不会说的。所以，如果发送前不考虑收件人的感受，会很容易使人产生负面情绪。

4、　　（三）复杂的信息　　信件的主体最好不要传递复杂信息，比如详细报告。因为在屏幕上读这样的信息很费劲、很耗时，所以最好将其作为附件发送，而邮件主体主要描述或概述附件的主要内容。此外，发现需要回复的问题不只一个时，最好能够根据情况采用面对面会谈、及时通讯如MSN、QQ或电话等比电子邮件更适当、更有效率的方式。　　二、写邮件的目的是什么　　人们写电子邮件常常是出于习惯，而没有考虑为什么写。其实邮件写作的主要目的有两个：　　（一）影响收件人的行为　　告知或说服收件人实施某个行为。例如：　　1.请于周五前将我的提议意见发给我。　　2.请于会议前三天发放议事日程。　　3

5、.请重新安排我的约会。　　（二）通知收件人　　提供收件人所需的信息，如关于一个主题、行为或决定等。例如：　　1.我公司将于明年春季推出三款新产品，详细信息请参阅附件。　　2.您星期五转交给我的查询信，我已回复。　　3.董事会于上周做出了一些重要决定，我已总结如下。　　三、对收件人了解有多少　　沟通是双向的——只有当你的信息被对方接受并理解后，沟通才能完成。没有能够清晰地进行交流的主要原因是没有考虑收件人的信息。收件人的信息有助于决定邮件的内容、写作的语气和写作的方式等。对收件人的考虑有：　　（一）与收件人的关系。　　（二）收件人是否希望收到这封邮件。　　（三）

6、收件人对这一主题的信息。　　（四）收件人读信后的反应。　　（五）收件人对这一主题的兴趣。　　（六）收件人收到这封信的感受。　　如果给了解的人写信，上述问题就容易回答多了。但是如果给了解不多甚至是毫无了解的人写信时，就需要根据一些其他信息，如此人工作单位、职位、与你或你单位的关系来做一些假设。这些假设会让你的邮件更具有针对性并且获得好的效果。例如：　　如果收件人是对你公司的产品进行询问的潜在客户，说明他们对你们的业务有所了解但需要更详细的信息来确定产品是否符合他们的需求。如果收件人是另一行业询问有关项目信息的经理，说明他所感兴趣的是有关项目的主要观点而不是每个细

7、节，并且他可能已具有一些相关但并不那么专业的知识。　　四、邮件中的重要讯息是什么　　在今天的职场中，人们每天都需要不停地应对、处理各种问题。时间的紧迫迫使人们不得不以尽可能高的效率处理手头上的工作。阅读邮件时，人们常常仅仅读几行就决定这封邮件是否值得再读下去。所以务必将要点放在信件的开头，然后是对有关要点的事实和观点的陈述。　　下面这些问题可以帮助确认邮件中的重要信息。　　（一）要询问什么问题？　　（二）要发送什么文件？为什么要发给对方？　　（三）要陈述什么观点？　　（四）要征询什么意见？　　（五）要给予什么建议？为什么对方要接受？　　（六）要推销什么产品？为

8、什么对方要购买？　　（七）为什么要表示