商务英语电子邮件写作.doc

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1、商务英语电子邮件写作　[摘要]本文简要介绍了商务英语电子邮件的格式，提出了邮件正文写作应该遵循的五C原则，即Correctness（准确）、Conciseness（简洁）、Complete（完整）、Clarity（清晰）和Courtesy（礼貌）原则。　　[关键词]商务英语电子邮件格式五C原则　　　　商务英语电子邮件以其方便快捷，在现代商务活动中起着重要作用。商务往来中的电子邮件代表着公司的形象，显示着公司的水平和实力，直接影响到客户对公司的评估。所以，商务电子邮件的写作在业务往来中占据着举足轻重的地位。据调查，约有88%的互联网用户使用电子邮件，而在商务领域中约有90%的员工通过电子邮

2、件的形式来联系公务。随着全球经济一体化的发展，商务英语电子邮件的写作越来越受到重视，本文将着重探讨商务英语电子邮件写作的格式和应遵循的相关原则。　　一、商务英语电子邮件的格式　　常见的商务英语电子邮件包括以下五部分：①写信人Email地址、收信人Email地址、抄送收信人Email地址、密送收信人Email地址。②标题（Subject）。③称呼（Salutation）、开头（Beginning）、正文（Body）、结尾句（Ending）。④礼貌结束语（ComplimentaryClose）。⑤写信人全名（Writer’sFullName）、写信人职务及所属部门（Writer’sTitle

3、andDepartment）、地址（Address）、电话号码（Tel）、传真（Fax）等。　　其中邮件主题应体现邮件主旨，要引人注目、意思明确，最好为名词或动名词短语；称呼礼貌得体，符合商务英语写作习惯，如不知对方姓名只知头衔，可用“Dear+Title”作为称呼，如只知对方姓名不知性别，可用“Dear+全名”，如邮件为一封通函，则用“DearAll”作为邮件称呼；正文应结构清晰，便于阅读，如正文内容较长，可使用小标题、小段落，或利用星号、下划线及段落间空行等方式使邮件眉目清楚、一目了然。　　二、商务英语电子邮件写作应遵循的五C原则　　商务英语电子邮件的正文写作应该遵循五C原则，即Co

4、rrectness（准确）、Conciseness（简洁）、Complete（完整）、Clarity（清晰）和Courtesy（礼貌）原则。　　1.准确原则　　由于商务英语电子邮件涉及的是商务活动双方的权利、义务关系，其准确性对商务管理与沟通至关重要。具体而言，不仅电子邮件的英语语法、标点符号和拼写要做到准确无误，电子邮件内容还要叙述准确，以免引起误会纠纷。　　2.简洁原则　　简洁原则是商务英语写作最重要的原则，指在不影响完整性和礼貌性的前提下，尽量使用简单句子和简短词语。一封拖沓冗长、措词复杂的电子邮件既浪费写作者的时间，也会给阅读者带来不必要的麻烦，故商务英语电子邮件应以简明扼要为第

5、一要务。　　在具体写作中，商务英语电子邮件呈现出的句法特征是句子结构简单明了，有大量省略句和不完整句。其词汇特征是用语简洁，语言简明扼要。3　　另外，为了节约时间和空间，电子邮件中可使用缩略语，如U表示you，Pls表示please，Info表示information，Qty表示quantity，PC表示piece，LC表示LetterofCredit（信用证），FOB表示FreeonBoard（离岸价格）。　　例1.ItisverydifficulttosellmanholecoversinFrance.Thisproductmusthavethequalitycertificat

6、eissuedinFrance.　　例2.Price:FOBShanghaiUSD1.96PC.　　例3.Hopeyoucanacceptit.　　例１中的两个单句具有明显的因果关系，但写作者并不使用表达因果关系的连接词如since、because，这种舍长句、复合句，选短句、简单句，喜并列、弃从属的句法特征在商务英语电子邮件写作中十分常见。例２中缩略语的使用，例３中不完整句的选择，反映了与普通商务信函相比，商务电子邮件更倾向于非正式文体，更为口语化。　　3.完整原则　　商务电子邮件内容应力求具体、明确、完整，提供读者所需要的信息，尤其像报盘、询问贸易条件等需要回函的电子邮件，更需要清

7、楚完整，因为只有包含具体信息的邮件，才能达到良好的沟通效果。邮件是否完整，可以用5W1H来检验，即who,when,where,what,why和how。　　4.清晰原则　　商务英语电子邮件的写作要做到层次清楚，用词准确。具体表现在：　　(1)结构方面，尽量使用短段落。分段的格式使文章条理清晰，看起来更容易理解。必要时使用主题句，因为主题句的使用可以使邮件内容更加一目了然，否则，如果一篇较长的电子邮件通篇只有一个段落，即使用词简洁、