商务英语电子邮件写作new

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1、万方数据申孑商务商务英语电乎邮件写作簸李力超燕山大学外语学院[摘要]本文简要介绍了商务英语电子邮件的格式，提出了邮件正文写作应该遵循的五C原则．即Correctness(准确)、Conciseness(简洁J、Complete(完整)、Clarity(清晰)和Courtesy(礼貌)原则。[关键词J商务英语电子邮件格式五C原则商务英语电子邮件以其方便快捷．在现代商务活动中起着重要作用。商务往来中的电子邮件代表着公司的形象，显示着公司的水平和实力，直接影响到客户对公司的评估。所以．商务电子邮件的写作在业务往来中占据

2、着举足轻重的地位。据调查。约有88％的互联网用户使用电子邮件而在商务领域中约有90％的员工通过电子邮件的形式来联系公务，随着全球经济一体化的发展．商务英语电子邮件的写作越来越受到重视．本文将着重探讨商务英语电子邮件写作的格式和应遵循的相关原则。一、商务英语电子邮件的格式常见的商务英语电子邮件包括以下五部分①写信人Email地址、收信人Email地址、抄送收信人Emafl地址．密送收信人Email地址，②标题(Subject)。⑨称呼(Salutation)、开头(BegInning)．正文(Body)、结尾句(E

3、nding)。④礼貌结束语(CompfimentaryClose)。⑤写信人全名(Wnter’SFulIName)、写信人职务及所属部门(Writer’STitleandDepartment)、地址(Address)、电话号码(Tel)、传真(Fax)等其中邮件主题应体现邮件主旨．要引人注目．意思明确，壤好为名词或动名词短语i称呼礼貌得体，符合商务英语写作习惯．如不知对方姓名只知头衔，可用”Dear4-Title“作为称呼．如只知对方姓名不知性别．可用“Dear4-全名”，如邮件为一封通函．则用“DearAII”

4、作为邮件称呼：正文应结构清晰．便于阅读，如正文内容较长，可使用小标题、小段落或利用星号下划线及段落问空行等方式使邮件眉目清楚．一目了然。二、商务英语电子邮件写作应遵循的五C原则商务英语电子邮件的正文写作应该遵循五c原则．即cOrectness{准确)。Conciseness(简洁)Complete(完整)、Clarity(清晰)和Courtesy(礼貌)原则。1准确原则由于商务英语电子邮件涉及的是商务活动双方的权利、义务关系，其准确性对商务管理与沟通至关重要。具体而言．不《商场现代化》2008年8月(上旬刊)总第

5、547期仅电子邮件的英语语法、标点符号和拼写要做到准确无误．电子邮件内容还要叙述准确．以免引起误会纠纷。2简洁原则简洁原则是商务英语写作最重要的原则．指在不影响完整性和礼貌性的前提下，尽量使用简单句子和简短词语。一封拖沓冗长、措词复杂的电子邮件既浪费写作者的时间．也会给阅读者带来不必要的麻烦．故商务英语电子邮件应以简明扼要为第一要务。在具体写作中，商务英语电子邮件呈现出的句法特征是句子结构简单明了，有大量省略句和不完整句。其词汇特征是用语简洁，语言简明扼要。另外，为了节约时间和空间，电子邮件中可使用缩略语．如u表

6、示you，PIs表示please，Info表示information，Qty表示quantity．P、C表示plece．L、、C表示LetterofCredit(信用证)．FOB表示FreeonBoard(离岸价格)。例1ItisverydifficulttOselmanholecoversmFranceThisproductmusthavethequalltycertihcateissuedinFrance例2Price：FOBShanghaiUSD196＼PC例3Hopeyoucanacceptit例1中的两

7、个单句具有明显的因果关系，但写作者并不使用表达因果关系的连接词如since．because．这种舍长句．复合句．选短句、简单句．喜并列．弃从属的句法特征在商务英语电子邮件写作中十分常见。例2中缩略语的使用．例3中不完整句的选择．反映了与普通商务信函相比，商务电子邮件更倾向于非正式文体，更为口语化。3完整原则商务电子邮件内容应力求具体、明确．完整，提供读者所需要的信息，尤其像报盘、询问贸易条件等需要回函的电子邮件，更需要清楚完整，因为只有包含具体信息的邮件．才能达到良好的沟通效果。邮件是否完整．可以用5W1H来检验

8、，即who，when，where．what．why和how。4清晰原则商务英语电子邮件的写作要做到层次清楚，用词准确。具体表现在：(1)结构方面，尽量使用短段落分段的格式使文章条理清晰，看起来更容易I里解。必要时使用主题句，因为主题句的使用可以使邮件内容更加一目了然，否则，如果一篇较长的电子邮件通篇只有一个段落，即使用词简洁．准确．也会让读者产生厌倦，不愿读下去。(2)词