商务英语电子邮件的写作范式

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1、商务英语电子邮件的写作范式　　摘要：商务英语电子邮件是国际商务人员进行业务往来最普遍使用的一种联系手段。本研究从实践出发，分析了目前商务英文电子邮件写作中常见的五种问题，并选取了三种业务邮件，从写作方法和基本内容方面进行了探讨，力求形成一套完整而又可以重复操作的写作范式，期望研究结果有助于提高商务英文电子邮件的写作质量，并为商务英语写作教学提供参考。　　关键词：国际商务；英文电子邮件；写作范式　　中图分类号：G642.0文献标志码：A文章编号：1674-9324（2014）49-0282-02　　一、引言　　英语已成为世界通用语，随着国际商务活动的不断发展，现代企业中应用英语电子邮件与国

2、外客户交流已经成为日常工作的一部分，其重要性也引起了众多学者的关注，目前的研究主要包括三个方面：一是从写作原则角度进行的研究，如陈朝晖（2008：33-34）等探讨了商务英语电子邮件的合作和礼貌原则；二是从文体角度进行的研究，如李俊儒（2007：21-25）对英语电子邮件的体裁特点进行了分析，找出了与普通电子邮件以及与商务函件的异同；三是从纯语言（词汇、句法等）和写作格式方面进行的研究，如李波、温建平（2000：33-34）从文体结构、语言文法、词汇使用等方面介绍了国际商务电子邮件的写法。6　　与商务英语信函和电子邮件研究相比，商务英语电子邮件的专门研究还相对较少，而且有局限，如对英语电

3、子邮件的写作原则没有达成一致，并且缺乏语言学理论支撑；研究深度不够，缺乏对各种具体邮件（如发盘、索赔、运输等）的纵深研究以及范例指导；定性描述解释多，实证研究少；针对英语语言变异（英语作为世界共通语）而采取何种语用策略等方面也鲜有提及。　　基于此，本文将首先总结和分析目前商务电子邮件写作中存在的问题，然后重点研究三种邮件的写作“范式”。这里“范式”是指一种完整而又可以重复操作的方法，每种范式包括写作的基本方法和内容。　　二、商务英语电子邮件写作中存在的问题　　商务往来中电子邮件的写作质量和水平直接影响着交易的成功或失败，并在很大程度上代表着公司的形象，影响到客户对公司的印象。准确、规范的

4、商务英语电子邮件有助于建立良好的商务关系，最终达成贸易，而忽视应有的写作规范往往会导致交易的最终失败。　　1.主题不明确。为保证收件人重视该邮件，主题部分不能空着，而且选词要得当准确，例如“Hello”和“hi”这类主题不明确，主题“Thatproductyourequested”不具体，“Important！ReadImmediately！”信息量不够。另外，主题中不可包含有机密、敏感性或冒犯性的文字。主题一定要简明扼要，如果较长，可用大写列出要点，然后附以简单描述。6　　2.不重视组织结构。有的写信人为给收信人留下好印象，开头用很多客套话，结尾用很多礼貌语，这是不必要的。商务工作人员

5、一般很忙，通常只是粗略看一下邮件，所以不要使用修饰文段，也不需要选用精美的词语和复杂的句法来显示英语水平。考虑到商务活动不仅仅是针对英语是母语的国家，商务人员的英语水平也参差不平，因此很多地方使用简单句就可以。如果是写信或需要回复，要快速、准确地传达要点，第一段就说明写信目的，其他段落可按重要性安排，每一段都要有中心句，可使用“first，second”等词引导。尽量简洁，无需在邮件中包括所有的详细内容，可以用“Ifyouhaveanyotherquestionspleasefeelfreetocontactme”（如有其他问题，请联系我）来做结尾。　　3.遣词用句不专业。避免使用与朋友

6、发短信用的“cu（seeyou），ruthere（areyouthere？）”和情感符“ToT”等非专业语言以及口语缩略语“wanna（wantto）”，但商务英语专业缩略词除外，如L/C表示LetterofCredit（信用证）等。多用主动语态，因为被动语态可能让人感觉奇怪而造成误解，如“Irememberthatyouhavebeentoldaboutthedeadline”有指责的意味。注意写作语气，使用积极而友好的语气，不要称呼收件人“Mydear”。如果不知道联系人姓名，可用“DearSirorMadam”；知道对方的姓名，可用“DearMr/Mrs/Ms+姓”或“Dear+名

7、字”（对方已是很熟悉的商业伙伴）；如果给一个没有联系过的公司发邮件，可用“ToWhomItMayConcern”。　　4.回信不及时或不完整。有些问题，如索赔，因要考虑或处理很多问题而不能马上给出解决方案，有些业务员就迟迟不给客户回复，或简单回复让对方等消息而导致更多的问题。这种情况下更要及时回邮件，因为即使暂时没有方法处理或解决，但至少要让发件人知道你已收到并阅读了邮件，并告知发件人目前的6情况及对下一步行动做出建议。发件人知道你