电子邮件使用规范

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1、电子邮件使用规范email作为非即时沟通方式，在工作中的重要性日益凸显email的重要特征：Email是书面沟通方式的一种，可以用文字一式多份保留沟通内容《合同法》第11条：书面形式是指合同书、信件和数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等可以有形地表现所载内容的形式。延时沟通书面沟通远程沟通、情境单一有潜在风险email的写、发、收email的收发工具使用email的好习惯和坏习惯总目录email的写、发、收撰写发送和抄送收信回复和转发email的收发工具使用email的好习惯和坏习惯总目

2、录邮件标题：不能空白，简明扼要，表明主旨一定不要空白标题，这是非常失礼的标题应表明邮件主旨、简明扼要一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件不相干的事情可适当用使用大写字母或特殊字符（如“*!”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RE：RE：一大串。邮件标题的注意点称呼与问候：不管对内对外沟通，邮件起始的称呼和问候语，结尾的祝语，都不应省略恰当地称呼收件者邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件

3、人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、各位。如果对方有职务，一般职务尊称对方，如”X总”“x经理”；如果对外沟通，必须按照职务尊称对方Email开头结尾最好要有问候语开头：“你好”“您好”“大家好”“各位好”…结尾：“祝您工作顺利”……正文：汉字老老实实用宋体，西文用arial，10号字号；严禁生僻字体。原则子原则举例/说明简明扼要，重点突出用语简洁明了通常来讲，500人的公司，日均邮件量可达到10000封，人均20封。简洁的语言有利于提高沟通效率分类叙述、逐条排列领导

4、：今天约见了OA厂商，沟通信息如下：1、产品功能。其产品功能主要集中在工作流…2、产品报价300元每用户：……3、附加服务：提供一次现场培训，送一部手机合理提示重要信息本周会议纪要如附件。王总和POCT事业部有新增工作，提请关注。注意行文措辞和语气警惕书面语语气（写完邮件自己读一遍）李总，我把方案初稿给您，请您在10日前看完并给出反馈意见；我好提交总经理批准。杜绝怒吼式严京！下周二我会去贵公司做培训！请帮忙安排好住宿，还有培训场地！注意不要忘记悬挂横幅！谢谢！杜绝可爱式公务email，尽量少用或者不用笑脸符、

5、背景信纸附件：提醒收件人查看附件合理命名附件附件通常不超过2m，最大不超过5m特殊格式附件，告知收件人打开方式注意提示或处理excel工作簿中的多张工作表结尾签名：个人建议设置签名档，并用横线、浅色以便区别于正文email的写、发、收撰写发送和抄送收信回复和转发email的收发工具使用email的好习惯和坏习惯总目录发送、抄送和密送：只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源TO发送发送对象为：受理这封邮件所涉及的主要问题的、理应对邮件予以回复响应的人CC（carboncopy）抄送CC的人则只是需要知道这

6、回事，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，当然可以回EmailBCC（blindcarboncopy）密送即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个可能用在非常规场合CC和BCC：尽量减少CC和BCC的使用自我显示：抄送给某位领导，只是为了让他知道你工作得很努力或加班到很晚客气敷衍：抄送给一位同事，只是为了礼貌，而不是真正的工作需要给人难堪：把包含有对某人批评意见的邮件抄送给他。以防万一：为防文件丢失而多作一些备份，于是抄送给同事。万一BCC收件人Reall呢？CC的小九九BCC的风险e

7、mail的写、发、收撰写发送和抄送收信回复和转发email的收发工具使用email的好习惯和坏习惯总目录公司邮箱要保证正常接收，在电脑前要保证每小时收信一次，外出时至少保证1天1收；如果需要收件人确认收到邮件的，可设置阅读纸条（如下图）email的使用原则email的写、发、收撰写发送和抄送收信回复和转发email的收发工具使用email的好习惯和坏习惯总目录及时回复Email是基本的职业礼貌收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的，这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一

8、些紧急重要的邮件；对于优先级较低、占用时间比较长的，可以延后回复，但最长不要超过24小时。及时回复如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说”收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复，云云”。不要让对方苦苦等待。复杂事务的回复如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。出差或休假时的邮件回复回复email的原则：如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该R