电子邮件规范

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1、关于主题主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的主题行，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。1.一定不要空白标题，这是最失礼的2.标题要简短，不宜兀长，要不阅读的时候显示不完整3.标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“王先牛•收”。也不耍在标题里直接填写信件内容，这个平时遇到好多这样的悄况，但是总体而言，和不书写标题的來比，还是好的。但是两者都不提倡4.一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于FI后整理5.可适当用使用人写字

2、母或特殊字符（如“*!”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”Z类的字眼6.回复对方邮件吋，可以根据冋复内容需要更改标题，不要RERE-大冷关于称呼与问候1.恰当地称呼收件者，拿捏尺度邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的,要求其给出必要的冋应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALLo如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“X经理”；如果不清范职务，则应按通常的“X先生”、“X小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。不熟悉的人不宜肓接称呼英文

3、名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dearxxx",显得很熟络。2.Email开头结尾最好要有问候语1.Email正文要简明扼要，行文通顺Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。正文行文应通顺，多用简单词汇和短旬，准确清晰的表达2.注意Email的论述语气根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。尊重对方，请、谢

4、谢之类的语句要经常出现。电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。转发邮件时候,如果涉及到较多人的邮件地址，一定记得删除原始发件人信息。3.Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。保持你的每个段落简短不兀长。4.一次邮件交待完整信息5.尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检査在邮件发送Z前，务必口己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。1.合理捉示重要信息不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示2.合理利用图片，表格等形

5、式來辅助阐述3.不要动不动使用:）之类的笑脸字符，在商务信函里而这样显得比较轻佻关于附件1.如果邮件带有附件，应在正文里面捉示收件人查看附件2.附件文件应按有意义的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名3.正文中应对附件内容做简要说明，特别是带冇多个附件时4.附件数FI不宜超过4个，数冃较多吋应打包压缩成一个文件5.如果附件是特殊格式文件，因在止文中说明打开方式，以免影响使用6.如果附件过人（不宜超过2MB），应分割成儿个小文件分别发送，语言的选择和汉字编码1•只在必要的时候才使用英文邮件2.尊重对方

6、的习惯，不主动发起英文邮件3.对于一些信息虽丰富或重要的邮件，建议使用中文。你很难保证你的英文表达水平或收件人中某人的英文理解水平存在问题，而影响邮件所涉及问题的解决。4.选择便于阅度的字号和字体屮文老实点用宋体或新宋体，英文就用Verdana或Arial字型，字号用五号或10号字即可。这是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体。结尾签名1.签名信息不宜过多电了邮件消息末尾加上签名档是必要的。你只盂将一些必要信息放在上面，对方如果盂耍更详细的信息，自然会少你联系。2.不要只用一个签名档对•内、对私、对

7、熟悉的客八等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。你可以在OUTLOOK中设置多个签名档，灵活调用。3.签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一•般应选择比正文字体小一些。回复技巧1.及时回复Email收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的，这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说”收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复，云云”。不要让对方苦苦等待，及时

8、作出响应2.进行针对性回复当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件小，然后附上答案。3.回复不得少于10个字，显示出你的尊重。4.不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。5.要区分Reply和ReplyAll（区分单独回复和回复全体）6.主动控制邮件的来往（点击“回复全部”前，要三思而行！）为避免无谓的M复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回