电子邮件书写规范

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1、电子邮件书写规范一、正文格式：称谓+礼貌用语（例如：XXX，您好！XXX经理/先生/女士，您好！如为群发公告：各位同事，大家好等二、内容：1.字体，宋体；2.字号：小号；3.颜色：黑色、个别重点处可加黑4.全文字体字号需统一三、个人签名档1.个人签名档需包含内容：姓名、所在部门/岗位、联系方式（电话分机、传真、Email）2.如工作需要，需和外部联系，还可增加公司名称、地址、邮政编码、公司网站及个人手机号、QQ、MSN号码等）（例如：XXXXX部/人事主管江苏天创物业服务有限公司（XXXX服务处）地址：XXXXXXXXXXXXXXXXX

2、XX，邮编：0000000Tel：XXXXXXXX-XXXXFax:XXXXXXXX_XXXXEmail:XXXXXX@XXXX)3、签名档字体：宋体，字号：特小，颜色：黑色四、邮件语言文字规范1.语言表达清楚、简练、不能有歧义；2.规范用语，尽量少用口头语；3.段落分明、清晰；1.文件，表格……大段内容，需添加附件四、邮件发送规范1.邮件主题必须明确清楚、文字尽量简练，让收件人了解邮件主要内容，不能有歧义。五、结尾客套语例如：SincerelyBestregards祝您顺利！祝工作顺利！等节日前夕可变更为相应的节日祝福语六、邮件发送1

3、.邮件内容需要注意保密性，明确收件人的范围，不遗漏需要发送的人，不发给无关人员2.明确主送人和抄送人，避免两者混淆不分。主送人为必须知悉该邮件内容的当事人，抄送人为有必要了解该邮件内容人员。3.转发邮件时，要注意内容保密性，检查原邮件内容，确定需要引用的内容。4.邮件群发只适合于全员公告、通知等事项，除此类邮件外不得群发。5.回复群发邮件时，只需回复给发件人或少数几个人，不要群发回复6.邮件发送前，检查一遍，确认无误后发送。七、其他注意事项1.不在公司里发和政治、色性、宗教相关的邮件2.工作时间勿发与工作内容无关邮件八、邮箱需设置成自动

4、回复状态。1、登录邮箱后，在邮件管理中进行设置回复内容例如：“您好：您的邮件已收到，我会在第一时间处理及回复。谢谢！”