电子邮件使用技巧

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1、人力资源部电子邮件使用技巧1第一章电子邮件的特点及选择时需考虑的问题第二章慎重选择发信对象第三章注意撰写信件内容第四章养成良好传送习惯第五章三思回复内容目录2第一章电子邮件的特点及选择时需考虑的问题3不受时间的限制；写邮件比起通电话，显得更从容坦然，表达得更充分。可以掩饰语言交流上的弱点，给对方好的第一印象；因为人们常常选择一个较为轻松的时间接收邮件，所以较少地受到其他事务的干扰，对你的交流可能产生更大的兴趣；电子邮件不如电话和会面更直接，另外有的人并不习惯于及时接收邮件，有时可能会误事。电子邮件的特点4选择使用电子邮件时需要考虑的问题你的沟通是不是有

2、时间性。比如，一个星期后有一个大型的商务活动，你要在这一个星期内与客户建立关系并在这场商务活动中涉及部分业务交往。如果你使用电子邮件与客户进行沟通，有可能客户在商务活动之后才看到邮件，就会延误营销最佳时机；你的客户是不是非常忙。如果你的客户电话常常是忙音或留言录音，你不妨发一个电子邮件给对方；你的客户是否难以接近。如果你通过调查了解到对方是个不苛言笑的人，自己的心理承受能力又较弱，可以选择这种方式；你的语言表达能力是否较弱。如果你不善于语言表达，第一次与客户沟通也可以使用电子邮件，而且今后如果事情不是太急，也可以采用这种方式；对方是不是习惯使用电子邮件

3、。有的人虽然在名片上注明了自己的电子邮件，但本人可能并不喜欢使用电子邮件。5第二章慎重选择发信对象6掌握"群发"清单确认发送信息的对象，并善用抄送(Cc)功能发送电子信息之前，须确认收信对象是否正确，以免造成不必要的困扰。若需要收信对象回复时一定要用发送(To)功能，若仅要将信函复本同时转送相关人员以供参考时，可使用抄送(Cc)功能。否则，发送与抄送的用途将混淆不清，也会造成对收信对象的困扰。提醒：在抄送(Cc)时，尽可能将相关人员都囊括进去，让他们更全面地掌握信息，便于大家协同运作。“群发”功能是电子邮件系统最具威力的功能之一。使用者只须将其通知信息

4、、问题或意见传送至特定群体，不稍几分钟，即可获得许多人的回复。然而问题在于：一个人的通知信息、问题或建议是否会成为另一个人的垃圾邮件，甚或无心地触怒他人？因此，当使用者有“群发”需求时，务必在传送出信件前小心地检查其群发的清单。7第三章注意撰写信件内容8注意撰写信件内容一电子邮件「标题」要明确且具描述性切记收信对象是一个「人」，而不是一台机器因为电子信息的互动是透过计算机网络产生的，使用者经常会不自觉地「忘记」与自己真正互动的是远程的「人」。许多情绪激动的字眼也因此不经意地随手送出，而伤到对方甚至引起冲突。实际上写电子邮件和你写一封信是完全一样的，只是

5、差别在传递的方式不同罢了。电子邮件一定要注明标题(Subject）。因为有许多邮件接收者是以标题来决定是否继续详读信件的内容。此外，邮件标题应尽量写得具有描述性，或是与内容相关的主旨大意，让人一望即知，以便对方快速了解与记忆。9注意撰写信件内容二考虑他人计算机的差异信件内容应简明扼要电子邮件沟通讲求时效，经常上网的人多具有不耐等候的特性，所以电子邮件的内容应力求简明扼要，并求沟通效益。一般信件所用的起头语、客套语、祝贺词等，在电子邮件沟通时都可以省略。同时，要尽量掌握「一个信息、一个主题」的原则。大家所拥有的系统与硬件不尽相同，例如有些邮件系统不能接收

6、大小超过2M的邮件。为确保对方能读到自己发出的信息，撰写邮件时应特别注意传送对象，考虑其是否有系统与硬件的限制。10注意撰写信件内容三理清建议或意见了解传送出去的信息可能会被永久留存尽管信件有一定的邮寄对象，但经过无远弗届的网络，也许邮寄出去的信件将会永久被存于某处私人档案或转印成文件到处流通。因此，在送出电子邮件时应谨慎地评阅所撰写的字句，以免引起严重后果。若要表达对某一事情的看法，可先简要地描述事情缘起，再陈述自己的意见；若是想引发行动，则应针对事情可能的发展提出看法与建议。有时因信息太过简短或标明不够清楚，收信对象可能会不清楚发信者陈述的到底是建

7、议或是意见，因而造成不必要的误解或行动。11注意撰写信件内容四小心幽默的使用注意对附件的使用附带附件可以使邮件包含更多的信息，但也要注意以下问题：一是邮件正文中最好对附件内容加以简要说明，以节约接收对象的时间；二是附件不要太大(如2M以上)，否则对方可能接收不到；三是尽量少用不常见的文件格式作为附件，否则对方可能打不开附件，或者会认为邮件带病毒而删除邮件。在缺乏声调的抑扬顿挫、脸部表情与肢体语言的电子邮件中，应特别注意幽默的被误解与扭曲。若想展现幽默或特定情绪，发信者必须写明或使用“情绪符”如：）代表笑脸、高兴）。无论所开的玩笑是多么明显，最好加注以提

8、醒收信者真正的意思。12注意撰写信件内容五于特定邮件中加上密码切勿讲一些不会在公众场所对他人讲