电子邮件使用规范ppt课件.pptx

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1、电子邮件基本使用规范和记黄埔（中国）商贸有限公司email作为非即时沟通方式，在工作中的重要性日益凸显email的重要特征：Email是书面沟通方式的一种，可以用文字一式多份保留沟通内容《合同法》第11条：书面形式是指合同书、信件和数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等可以有形地表现所载内容的形式。延时沟通书面沟通远程沟通、情境单一有潜在风险email的写、发、收email的收发工具使用email的好习惯和坏习惯总目录email的写、发、收撰写发送和抄送收信回复和转发email的收发工具使用email的好习惯和坏习惯总目录邮件标题：不能空白，简明扼要，表明主旨一定不要

2、空白标题，这是非常失礼的标题应表明邮件主旨、简明扼要一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件不相干的事情可适当用使用大写字母或特殊字符（如“*!”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RE：RE：一大串。邮件标题的注意点称呼与问候:不管对内对外沟通，邮件起始的称呼和问候语，结尾的祝语，都不应省略恰当地称呼收件者邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、各位。如果对方有职务，一般职务尊称对方，如”X总”

3、“x经理”；如果对外沟通，必须按照职务尊称对方Email开头结尾最好要有问候语开头：“你好”“您好”“大家好”“各位好”…结尾：“祝您工作顺利”……正文：汉字老老实实用宋体，西文用arial，10号字号；严禁生僻字体。原则子原则举例/说明简明扼要，重点突出用语简洁明了通常来讲，500人的公司，日均邮件量可达到10000封，人均20封。简洁的语言有利于提高沟通效率分类叙述、逐条排列领导：今天约见了X厂商，沟通信息如下：1、产品价格：……2、产品进货量：……3、附加服务：提供一次现场培训……合理提示重要信息本周会议纪要如附件。市场部有新增工作，提请关注。注意行文措辞和语气警惕书面语语气（写完

4、邮件自己读一遍）李总，我把方案初稿给您，请您在10日前看完并给出反馈意见；我好提交总经理批准。杜绝怒吼式严京！下周二我会去贵公司做培训！请帮忙安排好住宿，还有培训场地！注意不要忘记悬挂横幅！谢谢！杜绝可爱式公务email，尽量少用或者不用笑脸符、背景信纸附件：提醒收件人查看附件合理命名附件附件通常不超过2m，最大不超过5m特殊格式附件，告知收件人打开方式注意提示或处理excel工作簿中的多张工作表结尾签名：个人建议设置签名档，并用横线以区别于正文email的写、发、收撰写发送和抄送收信回复和转发email的收发工具使用email的好习惯和坏习惯总目录发送、抄送和密送：只给需要信息的人发送

5、邮件，不要占用他人的资源TO发送发送对象为：受理这封邮件所涉及的主要问题的、理应对邮件予以回复响应的人CC（carboncopy）抄送CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，当然可以回EmailBCC（blindcarboncopy）密送即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个可能用在非常规场合非重要的一般性的沟通，避免为了知会的需要将邮件抄送给包括直接和间接经理避免将细节性的讨论意见发送给公司高级管理人员，特别是可以判断高级管理人员不能深入了解的业务细节避免将同一个主题的讨论内容多次反复发给全部收件人、抄送人，用见面直接交流代替选择邮件

6、发送对象的时候避免以下现象对发件人的提出的问题不清楚、或有不同意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停交互邮件与发件人讨论你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。不能随便向群体邮箱发送不必要消息全体邮箱：全体技术中心、技术支持、新元素全体员工，只有一定级别才能发送一个人找订书机，300人中断工作来看这个信息（布拉格的有些广场应该关闭）选择邮件发送对象的时候避免以下现象几种常见的邮件发送对象选择工作计划的发送对象经理人的工作计划主送工作计划的下达对象，抄送直接上级、间接上级、部门内部相关经理人为保持部门内部计划对外的一致性，部门内部计划原则上只有一个计划可

7、以跨部门传达，特殊情况可以根据需要处理项目通报类的邮件主送给项目小组成员抄送给项目小组成员的直接上级、项目主要领导寻求跨部门支持的邮件一般主送给寻求支持的人，抄送给他的直接上级同时抄送本部门的直接上级这样往往可以获得支持部门的更好的支持CC和BCC：尽量减少CC和BCC的使用自我显示：抄送给某位领导，只是为了让他知道你工作得很努力或加班到很晚客气敷衍：抄送给一位同事，只是为了礼貌，而不是真正的工作需要给人难堪：把包含有对某人批评意见