关于电子邮件的使用规范

《关于电子邮件的使用规范》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在应用文档-天天文库。

1、电子邮件使用规范一、关于邮件主题主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的主题行，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。1．一定不要空白标题，这是最失礼的。2．标题要简短，不宜冗长。3．标题要能反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题。4．一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理。5．回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RE、RE一大串。二、关于称呼与问候1．邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必

2、要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。2．Email开头结尾最好要有问候语。三、有关电子邮件礼仪1．Email正文要简明扼要，行文通顺Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。2．注意Email的论述语气根据收件人与自己的熟络程度、等级关系、邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。电

3、子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。3．Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，避免长篇大论。发送电子邮件一个重要方面就是节省他人时间，只把有价值的信息提供给需要的人。4．一次邮件交待完整信息最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚、说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件。5．3/3尽可能避免拼写错误和错别字。这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。在邮件发送之前，务必自己仔

4、细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。1．合理提示重要信息不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅读。2．合理利用图片，表格等形式来辅助阐述对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会赞扬你的体贴。一、附件1．如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件。2．附件文件应按有意义的名字命名，附加文件后应确认文件名是否是乱码，避免发送BOOK1.exl之类的附件。

5、3．正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时。4．如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用。5．选择便于阅读的字号和字体。中文常用宋体或新宋体，英文就用Verdana或Arial字型，字号用五号或10号字即可。这是经研究证明最适合在线阅读的字号和字体。不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对商务邮件。二、结尾签名 每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。1．签名信息不宜过多   电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。但信息不宜行数过多，你只需将一些必要信息放在上面

6、。2．签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。三、邮件回复1．及时回复Email收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是不可少的，这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急、重要的邮件。对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在特定时间处理，但一般不要超过24小时。如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说“收到了”，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复。不要让对方苦苦等待，记住：及时做出响应，哪

7、怕只是确认一下收到了。2．进行针对性回复3/3当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要用简单的回答，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。1．不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话 沟通等其它方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时应及时对之前讨论的结果进行小

8、结，删减瘦身，突出有用信息。2．要区分Reply和ReplyAll（区分单独回复和回复全体）如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了。如果你对发件人提出的要求做出结论响应，应该replayall，让大家都知道；不要让对方帮你完成这件事情。如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独