企业档案工作与知识管理环境协同的策略分析

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1、企业档案工作与知识管理环境协同的策略分析摘要随着知识经济时代的发展，企业信息管理已转变为知识管理。企业档案是一种重要的知识资源，是企业各项决策的依据以及为企业赢得信誉的基础，是与企业同步发展的无形资产。因此，企业档案管理是企业管理的重要组成部分和基础工作，良好的企业档案管理对一个组织的有序运作和健康发展有着重要影响。笔者引入协同理论，提出企业档案工作与企业知识管理在思维、管理、体制、技术层面的协同策略。关键词：企业知识管理、知识经济、档案管理、协同1、知识经济与知识管理内涵及主要特征1.1知识管理的内涵知识管理就是应用现代技术对知识资源（包括显

2、性知识资源和隐性知识资源）进行管理，以促进知识创新的活动。具体而言，知识管理包括三方面的内容，即知识资源管理、知识技术管理以及知识思维管理。知识资源管理就是管理知识信息或与知识有关的信息以及记录知识和信息的载体，其目标主要是管理企业内的显性知识资源。知识技术管理指知识管理的实践活动，如设计知识管理的整体方案、规划知识管理业务流程、建立企业知识系统、知识安全管理、建立知识用户权限系统及用户访问控制系统等，其目标是建构一套保障知识管理活动顺利进行的技术平台。知识思维管理是管理企业内的人力资本，包括建立协同的企业文化、协同的工作环境、协同的思维模式等

3、，其目标是通过思想文化渗透实现对组织内隐性知识的管理。1.2知识经济的主要特征一是知识已成为企业生产力和生产关系的最大要素；二是知识的来源已经全球化、信息化、多样化。过去知识的来源并不丰富和直接而随着因特网的普及，世界的知识已经融汇在网络中，随时随地可以取得和应用。过去知识主要以书报、文稿为主，而现在有文字、图像、语音、图形多种表现形式，又以纸质、电子、光碟等多种媒体表现；三是知识处理与传播已经网络化。过去靠面对面培训，靠电视、厂播。而现在网络平台已经深入到企业和家庭，知识已经紧紧地围绕在我们身边；四是知识的产权化。虽然大量知识已共享，但作为企

4、业竞争的核心知识正在产权化，以保护创新知识的企业。企业也正以自己的创新知识获取企业的最大利润；五是知识管理成为主要的手段，也成为企业的核心管理。知识经济时代的管理重点已经转移到知识管理上，因为企业的利润增长来源主要是企业掌握了别人不具备的知识(产品技术知识、商业推广知识、高效工艺知识、商业模知识等)，而掌握和拥有知识的过程就是知识管理过程。2、企业档案部门参与企业知识管理的不利因素2．1企业档案中显性知识多，而隐性知识少.企业档案是企业现有知识水平和管理经验的积累，是企业合法权益的法律凭证，是企业持续发展的可用资源，蕴藏着新的生产力和重要的商业

5、秘密，对企业生存和发展都有重要意义。这部分知识资源中也蕴藏着一个企业的历史，是企业记忆的一部分，是企业精神和文化的体现。在重视知识经济和知识管理的今天，企业档案应当受到应有重视，发挥其应有作用。但是，企业文档几乎完全体现为显性知识，对于企业知识管理来说，它只是其管理内容的一个部分，更何况企业档案对显性知识的记载并不完全，企业显性知识另有一部分存在于图书、期刊、资料等其它形式的知识载体中。而企业知识管理的核心在于开发企业隐性知识，企业档案管理工作对此很少涉及，其管理理念、方式方法还需要重新审视、定位和改进。2.2企业档案资源是静态的、被动的，而知

6、识是一种动态的、能动的资源档案管理的核心工作有两个方面：一是档案安全保管，另一个是档案内容信息的开发与利用。我们一直在强调：“安全保管”是“有效利用”的前提和基础。实践中的企业档案管理工作部门也是以此为宗旨，在档案管理中，重视收集、整理、分类、排架等基础性工作，“有效利用”的方式过于简单，效果也不尽如人意。档案资源多表现为一种静态的、被动的资源，成为一种高积累，但低附加值产出的知识资源。知识却是一种活的、能动的资源，它有时会以信息、数据的形式存在于语言中、书本中或软盘里，如文档中的知识。但知识的本质往往是人或组织的一种能力、经验，或是人脑中的一

7、个创意，它不会被动地等着开发利用，而是会与其它知识资源重新组合，在知识共享过程中，实现知识的新或知识增值。2.3企业档案管理对象具有单纯性，而知识管理对象具有复杂性随着社会的发展和技术的进步，档案内容和种类发生了巨大变化，档案载体形式也在不断发展变化。当然档案管理更为重要的内容不仅仅是对档案载体管理，而更是对蕴涵于载体之上信息内容的开发利用。知识管理在大多数时候也表现为对物质对象的管理，如对图书、文档、光盘、网络等的管理。但有一点值得注意的是：作为知识管理中很重要的一部分——隐性知识，在很多情况下实际上是在企业中人身上积累的过程。这种情况下，人

8、就不仅仅是简单劳动力的提供者，更为重要的是知识载体与知识处理主体。企业的大部分知识都是以个人经验、技术诀窍等隐性知识的形态存在于员工头脑中，知识创新和