企业档案知识管理之三：企业档案知识管理的系统实现

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1、企业档案知识管理之三：企业档案知识管理的系统实现到了知识经济时代，我们的思想正在得到了解放，那就是使档案管理走向知识资源管理。确定了这个目标，我们就将用知识资源管理的思想和方法指导规划企业档案知识资源管理的系统实施。本文从思想、平台、组织、制度等四个方面阐述了企业档案知识管理系统实施过程，并且还探讨了国内大中型企业系统实施过程中将存在的问题。1、企业档案知识管理系统实现的思路要点1.1实现档案管理知识资源化、信息化的思路●把过去数据型档案资料看成“历史”资料信息，按信息管理方式在系统中分类，供查询搜索；●把过去的信息型档案资料看成知识型文档，按知识资源

2、结构进行归类、沉淀、共享应用；●对将来的数据型档案，根据统计目标，设立统计数学模型，将其转化成信息型文档，按信息管理方式分类存贮，搜索查询；●对将来的信息型文档，设立网上专家委托处理流程系统，快速将信息型文档转化成知识型文档，按知识资源结构进行管理，即归类沉淀，共享应用●对将来的知识型文档，设计、设立标准模板，并设立网上专业人员自动处理流程系统，快速将知识型文档形成规范知识资源，并按知识资源管理实施“沉淀”“应用”和“创新”。1.2知识资源及时支持领导决策的思路●了解分析领导或管理决策的事项及过程，对其进行规范化认识，明确其决策的环节或形式；●按决策环

3、节排列,构建相应分类的关联知识资源子库及知识地图；●设计、设立订阅机制，让领导根据决策工作内容或依据决策环节排列的知识资源分类文件类进行订阅；●根据订阅要求，一方面设立委托流程，委托专业人员或专家收集知识或信息资料，并规范处理；另一方面，对已产生在关联知识资源库的知识和信息，即自动发送到需求它的领导人员邮箱中。lOCaLHosT1.3知识资源及时支持员工学习的思路●了解组织结构各岗位上的人员知识结构要求和培训发展计划；●按组织架构和岗位，构建相应分类的关联知识资源子库及知识地图；●根据岗位员工入职、晋级、达标等标准，配备相关学习知识(有些是链接)的文件

4、类到关联知识库中；●对于知识资源库中没有的岗位学习知识，设立委托流程委托专业人员或专家收集知识并规范处理后沉淀在相关文件夹中；●对岗位关联知识资源库的知识，为人力资源管理专门人员设计、设立知识委托考核出题流程，以便委托建立岗位入职、晋职、达标等的学习考试题目；●设立员工自学考试功能模块，在学了相关岗位知识后，就可以自行选择考试。1.4知识资源及时支持员工工作的思路●了解分析各项业事务工作，内容及过程，对其进行规化认识明确其过程的节点，并按知识结构的独立性分解节点及节点内作业程序；●按业务、事务过程节点及节点内作业程序，构建相应分类的关联知识资源子库及知

5、识地图；●设计、设立订阅机制，让员工根据当前从事的节点工作内容或依据知识地图中的相关分类文件类进行知识订阅；●根据订阅，一方面设立委托流程，委托专业人员或专家收集知识或信息资料，并规范处理；另一方面，对已产生在关联知识资源库的知识和信息，即自动发送到需求它的工作人员邮箱中。1.5知识资源管理it平台化的思路●用b/s结构设计，随时随地用游览器访问应用系统平台；●应用系统分为：知识资源应用功能前端平台系统、知识信息数据库系统、知识资源后台收集整理系统、资源库管理系统；●领导和员工通过应用功能前端平台访问和利用知识资源；●资源库管理人员通过库管理系统规划建

6、立库分类，知识地图，并制定和设立访问权限；●资源库管理人员、知识资源的专业委托人员和知识资源的委托专家通过后台收集整理系统实时建设知识资源中的内容；●考虑到知识资源与数据型档案、信息型档案一起管理，并且知识资源很多于数据、信息型档案，故采用关系型数据库作为资源库；●考虑到今后的发展，知识资源管理平台采用j2ee架构设计，具有跨平台特性、很强的扩展性和功能模块的可重复利用。1.6知识资源管理的安全化思路●在企业的各个地区机构，分布设立访问服务器，在总部设立应用系统服务器，各服务器之间设立vpn联接；●在应用系统中对知识资源分层级设立安全访问权限；●对应用

7、系统的登陆，设立密码检验；●对特别重要的文件、信息，在访问时设立指纹校验。1.7知识资源管理制度化思路●首先用制度的形式确定知识资源管理的组织机构；●用制度形式确定专业人员、专家、管理人员的职责和权益；●建立员工参与学习和工作应用知识资源的激励措施；●建立员工参与贡献知识的奖励措施；●建立访问权限的审核制度。2、知识资源管理应用系统it平台结构方案根据前述知识资源管理的思路，我们看到整个解决思路明确了应用系统的结构，如图示：其中：知识资源应用功能系统的主要功能有：●知识订阅：决策知识订阅，业事务工作知识订阅●信息搜索●知识地图：员工学习知识地图，业事务

8、工作知识地图，决策支持知识地图●在线考试：岗位学习在线考试●知识沉淀：工作成果报告、工作案例总