企业档案管理与知识管理

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1、企业档案管理与知识管理无论是企业还是政府都会经常遇到这样的问题：以前自己撰写过或见过别人整理的一份非常有价值的报告和资料，在需要的时候却找不到了；随着一位关键员工的离职或休假，同重要合作伙伴或客户的良好关系受到损害，联系甚至被迫中断，同时也失去了非常宝贵的实践经验；新员工加入某项目组，因没有相关背景资料而很难上手，也不能充分借鉴前人的经验和智慧；在项目的开发和进展过程中，员工需要向具有某种专长的专家咨询，却不知组织内部谁有这样的专长。英国知识管理大师安妮·布鲁金在《企业记忆——知识管理战略》中谈到：“一家提供计算机服务的大公司近年来开发了

2、7个文件管理系统——每一个开发部门都认为他们是第一个开发者。他们还发现他们有51个同一客户的协议版本！许多公司存档的专利被忘记了，得重新制作。一家石油公司的勘测记录被忘记了，一位老雇员的偶然谈话告诉管理部门这一地区的勘探工作在20年前就完成了，这为公司节省了数百万美元。公司依赖长期为其工作的雇员作为它们的‘企业记忆’，可是当这些人离开，连接过去的纽带就被永远割断了。”①比尔·盖茨在《未来时速》中也提到一个类似的例子：数年前，微软公司在雷德蒙园区现存大楼的蓝图不见了，而这些蓝图是制作下一阶段建筑工作的背景。于是有关人员打电话找刚退休的原微软

3、房地产和设施部的主任，他让大家去找一个电工，果然蓝图在这个电工那里。事实上，这个电工是世界上惟一拥有微软所有建筑平面图的人。微软房地产和设施集团被这次事件惊动，从而决定利用一个数字的存档系统来保存在20年间建筑工作中所积累起来的所有知识。②传统社会往往依赖一两个人来记住这个群体的历史和传统，而现代组织却需要用更好的方法来记录和传递他们的传说。上述案例实际上反映了企业记忆的重要组成部分——档案及其管理工作与企业知识管理的关系，而过去我们对这两者之间的相互影响却没有予以特别关注。在许多企业管理或企业知识管理的研究中，鲜有企业档案管理的踪影。因

4、此，笔者试图作一些创新性、补充性的研究，以起到抛砖引玉的作用。一、企业档案是企业重要的知识资源企业知识资源是指企业在其生产、经营活动中积累的知识及其管理体系。因此，它实际上包括两个方面的内容：一是知识本身，它是知识资源的核心；二是知识管理体系，包括企业知识管理观念、思想和文化、知识管理模式和组织流程、知识管理技术与方法等。知识的分类方法有多种，根据其表达、传递方式，知识一般被划分为显性知识（ExplicitKnowledge）和隐性知识（TacitKnowledge）两种类型。显性知识是指可以用正式语言清楚表达和传播的知识，主要存在于企业

5、文献如图书、情报、档案之中。隐性知识是指不易用语言表达的、隐藏在组织层次或个人头脑中的知识，如企业的文化、思想，员工的技能、解决问题的思路等。经济合作与发展组织（OECD）在《以知识为基础的经济》一书中*本文系国家社会科学基金项目(03CTQ005)“现代企业制度下的企业档案信息管理研究”、北京市档案局科研项目“企业档案管理与知识管理”成果之一。2将知识归纳为四种类型：事实知识（Know-what），原理知识（Know-why），技能知识（Know-how），人力知识（Know-who）。企业档案是企业在生产、经营活动中直接形成的保存备查

6、的原始记录，其构成是以科技档案为主体，包括党群工作、行政管理、计划统计、经营销售、物流管理、财务管理、人力资源管理等方面的档案。企业知识大量地沉淀在企业的档案之中，美国Delphi咨询集团的一项调查表明：在组织所获取的知识中，大约46%是以文本和电子文档的形式存在的。③企业档案是企业生产、经营活动的真实的历史记录，不仅记录了企业发展的历史，而且记载了企业所形成和积累的知识，是企业重要的知识资源。二、企业档案管理是企业知识管理的重要内容知识经济是以知识为基础的经济，是建立在知识的生产、分配和使用之上的经济。在知识经济时代，知识是企业最重要的

7、战略性资源。知识管理则是企业适应知识经济发展而作出的战略性的反映，正如美国德尔集团创始人之一卡尔·弗拉保罗认为知识管理是运用集体的智慧提高应变能力和创新能力，是为企业实现显性知识和隐性知识共享提供的新途径。从一定意义上讲，知识管理就是企业管理其所拥有的知识和运用知识进行管理的过程。既然企业档案是企业重要的知识资源，那么，企业档案管理本身就是对知识的一种管理活动和过程。企业档案管理工作，包括对企业文件形成、积累、整理和归档的监督、协助和控制，以及对档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、统计、检索和开发利用等工作。这一管理过程，实际上是对企业文

8、件档案这种显性知识的获取、积累、储存、保护、控制和开发。企业档案管理对于积累和保存企业知识，维护企业发展真实的历史面貌，保护企业合法权益不受侵犯，保持企业核心竞争力等方面，都起到了重要的作用。