实施企业档案知识化管理新模式的策略

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1、实施企业档案知识化管理新模式的策略一、基于知识管理的企业档案管理新模式知识经济时代，企业的战略资源是知识资源，企业的竞争优势来自于对知识资源的有效开发和管理。如果能成功地将蕴藏在企业员工脑中和组织作业流程中的隐性知识，以及分散在企业内部与外部的各种显性知识，进行有效地开发和管理，企业的市场竞争力将会得到大幅提升。正因为如此，知识管理己经成为继全面品质管理、企业流程再造、学习型组织之后，企业中最重要的管理课题。知识管理的概念，理论界和实务界有不同的认识。有学者认为，知识管理就是运用集体的智慧提高应变和创新能力，是为企业实现显性知识和隐性知识共享提供的新途径。资深知识管理专家Yogesh则认为，

2、知识管理就是当企业面对日益增长的非连续环境变化时，针对组织的适应性、组织的生存和竞争能力等重要方面的一种迎合性措施。本质上，它包涵了组织的发展进程，并寻求将信息技术所提供的对数据和信息的处理能力，以及人的发明创造能力这两方面进行有机的结合。美国生产力和质量中心(APQC)认为，知识管理应该是组织一种有意识采取的战略，它保证能够在最需要的时间将最需要的知识传送给最需要的人。这样可以帮助人们共享信息，并通过不同的方式将其付诸实践，最终达到提高组织业绩的目的。《AMT知识管理白皮书》指出，知识管理是“协助企业组织和个人借助信息技术，围绕各种知识内容，实现其创造、储存、分享、应用和更新的过程，并在企

3、业、组织、个人业务战略以及经济绩效诸方面，形成知识优势和产生价值的过程。”由于企业面临的内外部环境的变化，企业档案管理经历了由史料管理范式向信息资源管理范式，向知识管理范式的转变。在史料管理范式下，档案界将档案作为一个实体来管理和研究，强调并突出档案的凭证价值和情报价值，并围绕档案实体的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等形成了一套较为完整的档案工作理论。20世纪80年代以来，随着信息论的传入，档案界纷纷转变传统的思维模式和理念。无论是在学术研究领域还是在管理领域，人们都将档案视为一种“重要的信息资源”，力图用信息资源的视角来研究和看待档案和档案工作。世纪之交，随着知识经济的悄然兴起，知识管

4、理应运而生。知识管理是信息管理的继承和发展，是信息管理的高级阶段。面对这一新的际遇，档案资源在社会发展中的重要性又一次在新的语境和观念中被诠释。从知识的、生产、存储、整理、到知识的流通、传播、交流，以及知识的学习、利用、共享、评估等等，将构成一个完整的知识经济体系，而档案在这一体系中处于源头和基础地位。将档案信息价值上升到知识层次逐渐被视为档案管理活动的首要目标。笔者认为，“企业档案的知识管理范式”包含了下列基本思想内涵：第一，以知识管理为导向创新和拓展档案管理内涵。档案管理应该以知识管理为导向，将文件、档案视为企业重要的知识资源，将档案管理的关注点从文件、档案实体转向文件、档案所蕴含的知识

5、；应该按照知识管理的要求，应用先进的知识管理技术方法，创新、拓展文件、档案的收集、整理、鉴定和服务等各项活动，从而提升档案管理的价值，提高档案管理的地位。第二，在知识管理和信息X络环境下，档案管理必须率先实现由保管单位到知识元的细化。知识元是知识管理的基本单位，它是表达技术诀窍、管理要素、行政指令、基本原理和思想方法等等方面的基本元素。借助于计算机和X络通信这两个强有力的工具，知识元管理变得比案卷管理更加轻松自如。同时，也解决了案卷管理中的实际问题，使档案信息资源开发利用更加深入，对企业经营活动辅助作用的成效也更为显着。第三，既重视表达记录型显性知识的管理，也重视潜涵在记录背后的社会记忆知识

6、的挖掘；既重视对人类脑力劳动成果的管理，也重视对脑力劳动成果形成过程的管理；当案知识管理不但要为用户提供相关的文献资料，更重要的是要为用户千方百计地提供解决问题的答案(知识）。正如丽贝卡?巴克利所说“我们不需要更多的文献，我们需要的是更多的答案”，“毫无疑问，关注知识服务，是档案管理理论与实践应该探讨的问题，它将是档案专业职能定位的新起点。”二、企业档案管理对于知识管理的意义(一)企业档案是企业重要的知识资源知识管理关注的重点在于对知识的有效管理，通过建构一个知识管理系统，将组织内外各种可得的有形、无形知识，有效地加以记录整理、分享应用以及再造，使其不断地传承与创新，并以此增强组织的核心竞争

7、力。企业档案是企业在生产、经营活动中直接形成的原始记录，其构成以科技档案为主体，包括党群工作、行政管理、计划统计、经营销售、物流管理、财务管理、人力资源管理等方面的档案。作为企业生产、经营活动的真实历史记录，企业档案不仅记录了企业发展的历史，而且记载了企业所形成和积累的知识。正如IBMLotus公司在其企业知识管理软件产品白皮书中所说的“文档是知识的容器，是己经物化的显性知识，其中蕴涵了大量本企业的知识财产。