浅谈审计档案数字化进程

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1、学生会的老师就像这个大家庭里的家长，他(她)们慈爱而又严厉，老师们教会我们做人，教会我们学习，教会我们工作。老师对我们的关心与疼爱我们始终看在眼里，记在心里浅谈审计档案数字化进程　　建立审计资料库是实现审计办公自动化的一项基础工作。在目前的计算机技术条件下，利用计算机系统整理、收集审计资料，形成审计资料库，能够有力地推动审计工作发展。　　建立审计资料库需要收集的审计资料，从来源上可分为两类：办公软件生成的计算机文件和纸质文件经扫描形成的计算机文件。无论是利用办公软件生成计算机文件还是经扫描形成计算机文件，对这些文件的加工过程，都属于纸质文

2、件数字化范畴。　　纸质文件数字化，就是将以文字为形式、以纸为载体的被审计单位的审计档案及审计工作中形成的各种审计文稿，转换成以数字为形式，以磁盘、磁带、光盘等为载体的计算机文件，进而予以保存，并满足查询、检索等方面的需要。　　纸质审计文件数字化系统是实现纸质审计文件数字化所需的硬件、软件及人力资源的有机结合。　　审计署旅游侨务审计局在审计实践中自行设计、开发了“审计文件数字化系统”软件，取得了初步成果。笔者总结该单位的实践经验，结合纸质审计文件数字化工作的内在规律性要求，谈谈建设审计资料库过程中，设计纸质审计文件数字化系统时应该考虑的几个

3、基本方面。时间如白驹过隙，弹指间，我已在学生会工作了一年。这其中有酸有甜有苦也有辣，然而这就是生活，过于平淡倒显得无味，酸甜苦辣俱全方能体现出人生的多彩，方能值得回味，方能使人进步!学生会的老师就像这个大家庭里的家长，他(她)们慈爱而又严厉，老师们教会我们做人，教会我们学习，教会我们工作。老师对我们的关心与疼爱我们始终看在眼里，记在心里　　为实现纸质审计文件数字化过程，纸质审计文件数字化系统应该具备以下几方面的功能：　　利用扫描仪扫描后形成的计算机文件一般是图像文件。这种文件有如下特点：纸质审计文件经扫描形成计算机文件后，每一页形成一个独

4、立的计算机图像文件，比如，假设江西甲钢厂1999年的审计档案共200页，扫描后就将形成200个计算机图像文件；扫描形成的计算机文件的名称一般包含特定的系列号码，如上例中扫描形成的计算机文件的名称可能是：“江西甲钢厂1999－001”、“江西甲钢厂1999－002”……“江西甲钢厂1999－200”；在每一个图像文件中，我们可以看到文字、图表、签章等内容，但这些内容对计算机而言都是图像元素的集合，计算机不能识别其中的文字，因此，我们也就不能利用计算机直接对文件的文字内容进行编辑、检索、输出等工作。　　基于计算机图像文件的上述特点，就需要在扫

5、描形成的计算机文件和能满足自由编辑、检索要求的计算机文件之间“架一座架”，从而顺利实现纸质审计文件数字化。这座桥就是能够满足计算机图像文件处理需要的文件处理功能。时间如白驹过隙，弹指间，我已在学生会工作了一年。这其中有酸有甜有苦也有辣，然而这就是生活，过于平淡倒显得无味，酸甜苦辣俱全方能体现出人生的多彩，方能值得回味，方能使人进步!学生会的老师就像这个大家庭里的家长，他(她)们慈爱而又严厉，老师们教会我们做人，教会我们学习，教会我们工作。老师对我们的关心与疼爱我们始终看在眼里，记在心里　　旅游侨务审计局通过设计开发具有索引功能、关键词功能

6、和检索功能的“审计文件数字化系统”软件，架起了图形文件与可自由检索显示文件之间的桥梁，初步实现了对图像文件的有效处理。该软件将计算机图像文件的处理功能分解为索引功能和关键词功能。通过该软件的索引功能，能够完整地建立扫描形成的计算机文件索引，标注出它们所属的纸质审计文件及其在纸质审计文件中的页码位置，从而将零散的计算机文件组织起来。该软件的关键词功能，可以给已完成索引的每一个计算机文件配置关键词，所配置的关键词是根据计算机图像文件的内容，预先设想检索者可能的检索要求而设定的。通过该软件的检索功能，检索人员只要输入其所需文件应含有的关键词，数

7、字化系统就会将含有该关键词的计算机文件按照纸质审计文件的组织方式，向检索者有序地显示出来。索引功能、关键词功能与检索功能是紧密衔接的，后一功能建立在前一功能充分实现的基础上，前一功能实现的质量直接影响后一功能的实现。　　纸质审计文件数字化系统中各个功能的实现都是以计算机硬件设备、软件及人力资源的有机结合为条件的，都离不开合理的人员配置。时间如白驹过隙，弹指间，我已在学生会工作了一年。这其中有酸有甜有苦也有辣，然而这就是生活，过于平淡倒显得无味，酸甜苦辣俱全方能体现出人生的多彩，方能值得回味，方能使人进步!学生会的老师就像这个大家庭里的家长

8、，他(她)们慈爱而又严厉，老师们教会我们做人，教会我们学习，教会我们工作。老师对我们的关心与疼爱我们始终看在眼里，记在心里　　第一，纸质审计文件数字化系统的设计工作，需要具备计算机专业技能的人