石油企业档案数字化进程中问题探究

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1、石油企业档案数字化进程中问题探究　　摘要：随着全球信息化的发展，档案数字化已经是石油企业信息化建设的重要组成部分，是企业档案管理走向信息化的必由之路。本文结合工作实际对企业档案数字化进程中的遇到的各种问题进行了探讨和分析，并提出解决措施。关键词：石油企业档案档案数字化基本原则外包石油企业档案是各单位在生产建设、科学研究、经营管理等各项工作活动中形成的，具有查考利用价值的，并且经过专门保管机构整理后集中保管的各种载体的原始记录。石油企业档案是企业各项工作发展强有力的信息支持。而这些档案仍以纸质载体为主，因受着自然环境、保管

2、条件、人为等因素的影响，保管存在缺陷，同时也限制了对档案的利用。随着全球信息化的发展，数字化技术、网络技术的迅速发展和成熟应用，档案数字化已经是石油企业信息化建设的重要组成部分，是企业档案管理走向信息化的必由之路。1、企业档案数字化意义6在信息化推动下，企业在生产、经营、管理、科研等活动中形成的电子文件以其快捷的办公进度和传递速度逐步取代了纸质文件，档案电子目录、电子文件形式查阅利用优势越来越明显，企业将档案馆（室）藏中传统介质档案数字化势在必行。档案工作与时俱进，正确认识并积极开展档案数字化工作必将提高档案信息资源的效

3、力，从而提高企业的竞争力和经济效益。2、档案数字化进程的现状分析档案数字化是利用计算机技术、扫描技术、数字影音技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术把传统档案的各种载体的资源转化为数字化档案信息的处理过程。因此档案数字化进程中对于数字化人员素质、操作水平、设备投入、信息安全等诸多条件有着极高的要求，各级单位档案工作中仍存在理念不一、实施进度不均衡等系列问题：——档案数字化硬件设备投入不足对于档案数字化技术而言，主要采用键盘输入、扫描和数码拍摄等，因此在数字化过程中需要计算机、扫描仪、数码相机等相关设备，很多基层

4、单位存在着很大的资金困难，高性能计算机匮乏、数字化设备不足等问题，严重影响档案数字化进程。——档案人员工作意识、操作水平不高档案工作专兼人员信息化水平不高，直接影响数字化文件质量，如纸质文件扫描后，存在缺页、图像倾斜、不整洁，音频视频清晰度不足等。企业中档案工作状态仍停滞在简单的由管理纸质文件扫描后输入系统，而没有对数字化文件进行有效监督、管理和加工。6——档案数字化信息资源安全问题数字化过程中档案信息资源由于其特殊性质造成档案信息资源存在可能被篡改、伪造、窃取等安全隐患，造成信息的丢失、泄密，甚至造成病毒的传播，从而导

5、致档案信息系统的不安全，给档案管理工作带来不利影响。——数字化外包服务过程中安全问题一些企业为了摆脱目前人力有限、技术落后的困难，通过将数字化委托给外部优秀的专业化企业或团队进行外包服务来弥补，与此同时也产生了外包企业以利益最大化为目的，为获得相应的利润，有可能会造成外包质量下降的风险，甚至导致档案外包的违约，给档案馆（室）造成损失。3、档案数字化基本原则合理制定档案数字化的总体方案和实施计划，优先处理重要的、利用频率高的、需要抢救的档案；应避免或减少对档案实体的破坏，最大程度地维持档案的原貌；在数字化工作完成的同时建立

6、起完整、规范的记录；档案人员全程参与数字化加工的流程管理和现场业务指导；遵循归档电子文件长期保存格式的要求。4、加快档案数字化进程的几点措施4.1建立和完善档案数字化管理制度要充分发挥档案馆（室）6的管理、指导、监督职能，宣讲档案法律法规，规范档案工作流程，下发修订各项与档案人员、设备、保密相关的制度、管理办法和规范，使基层单位档案工作有章可循、有法可依。4.2加快数字化人员素质培养和引进对档案数字化专兼人员除要有档案拆卷、重新整理排列和装订的档案基本业务能力，还要进行电子扫描、计算机应用、档案管理系统的基本操作知识和技

7、能培训，能熟练地应用计算机、扫描仪，并很好地掌握影像的清晰度、分辨率的控制技能，使用扫描电子影像各项指标达到最佳效果。对相关人员及时进行保密知识培训，提高其素质和意识。各级单位应重视引进或从其他科室借调相关的专业人才，从而强化数字化建设、升级、改进，以适应档案数字化进程的需要。4.3制定科学合理的外包对策实施外包中，馆（室）藏档案安全问题不容忽视，档案与图书、资料的最大区别在于它的唯一性，遗失或损坏将无法弥补。因此要选择合适的外包共建企业，对其资质、成立年限都要考虑，可采取招标的方式选择。其次要确定外包的范围，只有非涉密

8、的信息才能外包出去，分批次外包，把重要的信息先进行外包，再逐步实现馆（室）藏档案的全部数字化。档案馆（室）必须采取签订安全保密协议、工作场所安装监控设备、派人全程监管等措施，指导检查外包企业的工作质量。任务完成时，使用过的存储器全部退回档案馆（室）。64.4做好数字化进程中质量控制和检查工作电子数据和索引信息的质量，