审计档案数字化管理研究

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1、河南省审计系统优秀科研成果参评材料审计档案数字化管理研究[摘要]审计档案，是指国家审计机关在履行审计监督职能活动中形成的、具有保存价值的、需采用科学方法统一保管起来的审计文件，是审计监督活动的历史记录。当前，会计电算化的实现极大地提高了会计信息服务的效率和质量，也促使审计工作由传统审计方法向计算机辅助审计转变。审计档案的形成由原来单纯的纸质档案逐步发展到纸质审计档案、声像、电子文件和数据库以及其他审计实物档案并存的时期，对传统审计档案的管理模式提出了新的挑战。笔者认为，要提高审计档案管理工作的质量和使用

2、效率，实现审计档案的数字化管理是审计档案管理的必由之路。关键词：审计档案数字化系统设计管理思考一、审计档案传统管理与数字化管理的比较随着计算机审计技术的飞速发展和审计档案载体的不断转变，审计档案数字化管理模式的优势越来越明显。第一，传统审计档案管理模式下，审计档案通常是由立卷人根据“结论性文件→证明性文件→立项性文件→其他备查性文件”—10—的顺序将审计报告、审计底稿和审计记录及其他须保存的文件资料收集、登记、记录和汇总而形成一个完整的审计案卷，然后移交档案管理部门。审计档案的查阅通常要经过层层审批，才

3、能到档案管理部门，由专人按照“卷宗类别→案卷目录→卷内目录→案卷页码”的顺序进行，因此查询速度慢，给利用和查阅带来了诸多不便。实行数字化管理的审计档案，档案利用和查阅者只需得到授权，在专门的审计档案管理软件中键入查询密码，不用出门就能方便地得到所需的档案信息，省事省力，方便快捷。第二，传统审计档案管理将纸质和声像等档案资料收集、汇总、分类、装订成册和登记，然后存放于一个管理空间。如果立卷人归入卷宗的审计底稿和审计记录的经济事项不够全面，或档案资料因管理不善造成缺失，事后立卷人很难回忆审计事项的完整过程。

4、随着审计方法的信息化，审计人员往往对多个数据库进行分析、比较、计算和加工后得出审计结论，如果审计档案资料仍然按照原来的要求归档，仅靠传统的审计档案的容量和管理技术是无法做到的，这样就很难保证管理质量，容易使审计档案失去完整性。而数字化管理的审计档案不仅可以避免存储的档案资料缺失，它的超大容量和先进技术还可以保留、存储数据库处理的过程文件，使计算机辅助审计条件下审计证据和审计线索的保存最大化、完整化，全面反映审计事项的全貌。—10—　　第三，对传统审计档案管理的审计项目进行信息搜集，必须通过人工记录、统计

5、、汇总，才能得到所需的审计信息，工作量十分庞大。利用数字化管理的审计档案就可以实现对档案项目的快速归类、分析、汇总，使决策者及时掌握有关信息，便于通过对历史信息的分析，形成有效的经济决策和建立更加有效的监督机制，从而提高审计档案的使用价值。第四，从单纯的档案管理角度看，通过实现审计档案的数字化管理，既降低了档案工作的难度，又减少了审计档案管理的工作量，提高了工作效率。实现审计档案的数字化管理也使传统的审计档案管理模式得到升华，因而成为促使审计档案管理规范化、科学化和制度化的重要手段。同时，数字化管理也为

6、审计档案备份的异地存放提供了方便，从而提高了审计档案的安全性。二、实现数字化管理是审计档案管理发展的必然趋势　　为了适应社会发展和经济监督的需求，国家审计机关大力推进审计工作的“人、法、技”建设，把审计办公自动化和计算机辅助审计技术作为提高审计工作效率和质量的重要手段之一，审计技术正在从传统的手工审计向计算机辅助审计和计算机审计过渡，审计工作正逐步实现电子化、无纸化。—10—随着越来越多审计软件的开发和应用，我国计算机审计的深度和广度必将得到拓展。在计算机审计方式下，由于数据处理的方式和存储介质发生了变

7、化，数据处理正向无纸化的方向转变，因此，传统原始凭证、记账凭证、会计账簿和会计报表的审计线索在计算机环境下不再完整存在，电子审计档案随之产生，而只有保存通过接口获取的原始数据（数据库），才能最大限度地保留审计线索，使审计档案的内容全面、完整。但传统审计档案容量有限且受载体限制，无法囊括原始数据库强大的信息量，也无法反映审计过程的全貌，传统审计档案管理的局限性就不可避免地显现出来。另外，随着社会经济的发展和管理决策科学化，审计档案作为一种信息资源，其作用越来越明显。怎样使审计档案的管理更加规范化、科学化，

8、从而提高审计档案的利用效率，最大程度地发挥信息资源的作用，更好地为经济建设和管理决策服务，也是审计档案管理工作者需要考虑的问题。因此，审计档案只有实现数字化管理，才能突破其局限性，适应审计技术和社会发展的需要。三、实现审计档案数字化管理的途径和方法审计档案管理要由传统的人工管理模式向数字化管理模式飞跃，是一项科学的系统工程。首先，实现审计档案数字化管理初期，可以先实行纸质档案与电子档案共存的双重审计档案管理模式，待双重管理模式运行成熟后，逐