浅谈档案数字化

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1、浅谈档案数字化【摘要】随着计算机网络进一步发展，信息高速公路进一步拓宽，只有提高档案数字化整体水平，才能让数字化为档案管理插上飞翔的翅膀。本文旨在分析档案数宁化现状、优势与缺陷及发展趋势。在此基础上提出：档案数字化是迫在眉睫的艰巨任务，它是档案管理结合计算机软件技术共同实现的，必须针对其现状和存在的问题，深入研究对策，逐步实现档案数字化管理的完美应用。【关键词】档案数字化；积极；管理；挑战；战略档案数字化是随着计算机技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态。它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络

2、化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。一、发展档案数字化的必要性首先，档案数字化是数字档案建设最基础的工作，是档案信息化建设的重要内容。档案信息化建设的核心是资源建设资源的建设包括两大任务：一是现冇馆藏档案的目录数据库建设和馆藏重要档案和照片、录音、录象档案的数字化；二是电子文件归档和电子档案管理。其次，档案数字化能有效地保护档案的原件。具体表现为：代替原件使用，保护档案原件；数字化副本异地保存，输出微缩胶片供永存保存，这样可使这些档案资料在天灾人祸的情况下不至于遭到毁灭性的破坏；恢复

3、档案材料模糊蜕变的字迹及对污损残缺照片档案的修复。再次，档案数字化是传统档案馆走向数字档案馆的必经之路，数字档案馆无疑是21世纪各级各类档案馆的发展方向。尽管它当前的组织结构、组织管理模式还处于不成熟阶段，可其实现数字化则是必须的，耍想国家前进，档案数字化是基本建设工程Z-o二、档案数字化的优势与缺陷（-）档案数字化的优势1・冇利于部门立卷制度的落实部门立卷是个老生常谈的问题，但至今档案室代替部门立卷现象依然很普遍，个别立卷单位一年中分几次送一些零散材料给档案室山档案员代替立卷。但也存在一个问题：及档案管理员对该部门的工作未了解，无法断定材料是否

4、齐全完整，从而影响归档案卷的质量。2.档案管理不受时间和工作坏境的限制，大大提高办公效率传统管理模式不论是管理还是利用都只能安排在上班时间内进行。工作环境是山管理人员、利用者及办公用具集合在特定的场合中构成。实现档案数字化管理后，传统的办公用具消失了，取而代之的以单位网、计算机系统、电脑工作台为主要办公工具。企业各部门形成大量的电子文件，存储于硬盘屮，与实物载体没冇必然的联系，它可以复制并存储于不同的介质之中，利用者只有获得允许，就可以随时随地调出查阅的档案信息。档案管理效率也大大提高，立卷部门只要平时将本部门的文件材料输入计算机，年终将归档材料

5、送交档案室，档案管理员通过网络系统直接自动立卷、编目，并打印出移交目录、卷内目录、全引目录等，整个操作过程简单便捷。2.档案数字化管理提高档案内容信息的开发传统管理模式对档案进行分类顺序整理，只能保证档案的完整安全保管与单个文件的查找利用。实现档案数字化管理后，各类档案的电子文件集中存储于计算机硬盘上，电子文件经立卷后，利用者通过检索工具，可搜索到体现同一事件的若干历史性的电子文件，帮助利用者了解事情的來龙去脉，满足利用者关于某一专题的深层次杳询需求。（二）档案数字化的缺陷1.电子文件档案的不安全因素，影响长期保存电子文件档案具有操作方便、传递快

6、捷、存储空间小等突出性优点。但在利用安全方面，电子文件利用的安全和保密工作更加难以控制，电子文件采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，有些鉴别文件原始凭证性的关键信息业可以更改，者些都使电子文件档案的原始凭证性辨别变得更困难。2.电子文件档案的存储受载体制约性强电子文件档案存储对软硬件设备的依赖性很强。现有计算机存储设备虽然容量很大，但面对呈几何级数发展的电子文件总有穷尽的时候。由于应用软件的更新速度加快，很多早起形成的文件在新的软硬件环境下不能读取，即使同时期电子文件也有应用软件不兼容问题。文件形成部门为存储档案投入大量的精力

7、，保留IH的设备和多种应用软件。电子文件不能像纸质文件直接读取，数据易丢失、病毒侵害等不安全隐患的存在，都给电子文档的安全保管和长期保管带来很大的威胁。3•档案“双套制”保存，造成资源浪费档案“双套制”保存是将具有相同内容的纸质文件和电子文件一并保存。单位实行办公自动化系统，各部门文件资料在网上传递、承办，提高了工作效率。但文件办完后乂辅发纸质文件归档保存。这样就形成了相同内容、两种类型的文件并发保存的局面，造成人力、物力、财力的浪费。2.办公自动化与档案管理系统不兼容有些单位内各部门应用的管理软件都不相同，都使按照各自部门的特点开发及使用。而现

8、代化档案信息管理系统设计单位不同，软件环境差异较大，形成的数据难以转换，无法进行各科室形成的电子档案文件直接归档。归档文件、数据的收集和