浅谈档案数字和数字化档案管理

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1、浅谈档案数字和数字化档案管理　　近年来，档案作为一种重要的资源越来越引起社会与公众的关注。档案作为人类社会活动历史的伴生物，以其记录信息的原始性和真实性，成为信息家族中的重要一员。长期以来，传统的档案保存方式一直采用柜式纸张保存和目录式管理的模式，这种管理模式存在许多弊端，例如管理成本高、查阅利用的效率低下、保管时易损坏等。随着科学技术的飞速发展，数字技术作为整个计算机网络平台的核心和基础，已经渗透到了社会生活的各个领域，改变了人们的生存方式、工作方式、思维方式，也给传统的档案管理带来了巨大的冲击，用计算机管理各种信息，已是历史的必然要求。因此，建

2、立数字档案管理机制，通过快速有效的信息交流，实现档案信息资源的充分共享，成为当前信息环境下档案利用的新趋势。基于上述背景，本文就档案数字化与数字化档案管理的相关问题作探讨。一、档案数字化与数字化档案管理（一）档案数字化6档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、数字摄影技术、数据库技术、多媒体技术等数字技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它具有科学计算、数据处理、实时控制，辅助设计、智能模拟、文字处理等功能。档案数字化是数字档案建设最基础的工作，传统载体的档案经高科技术加工成数字档案形式，通过局域网、政府网、互联网进行计算机检索、阅读电子档案，为迎

3、接档案信息服务新环境的挑战，提高效率，提升档案业务部门的服务水平，为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务。总之，档案数字化是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求。档案作为一种原生信息资源，其重要性正日益凸显出来。逐步依托信息技术，使档案工作更为有效地为社会主义经济建设服务，为社会主义精神文明建设服务，已成为今后一个时期档案发展的必然趋势。（二）数字化档案数字化档案管理是对传统档案管理工作的一次创新，能够实现对档案和档案材料收集、鉴定、整理、保管、转递、统计、查阅等日常工作的数字化管理，并可通过组织系统专网实现档案的网上浏览和远程查阅查借

4、阅功能。数字化档案的特点主要有以下几个方面。1.数字化档案依赖于数字化设备而存在。数字化档案依赖于计算机的软硬件和数据库与网络系统。离开了计算机及相应的软件，数字化档案就无法生存、传递、识别。2.数字化档案的不稳定性。数字化文件的不稳定性决定了数字化档案的不稳定性。63.文字、图形、声音、影像多媒体信息均可以单独或相互搭配构成数字化文件的内容，使得数字化档案的组成和结构要比纸质文件复杂得多。二、档案数字化与数字化档案管理的优势及要求（一）档案数字化与数字化档案管理的优势档案数字化的实质是信息记录方式和载体形式的变换，为其共享网上资源打下了坚实的物质

5、基础，其优势包括以下几个方面：1.扩大经济效益。数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便快捷，从而避免了反复印制资料造成的纸张和人力的浪费。2.提高办公效率。数字化档案管理使资料及时归档，并尽快提供利用。同时，数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便知晓天下大事。总之，档案数字化是大势所趋。档案数字化从起草、修改到印发都在计算机上进行，它具有便于修改、便于复制的特性。这种特性使档案具有了开放性、检索性，可以使档案更好地为社会各个阶层提供服务。（二

6、）档案数字化与数字化档案管理的要求档案数字化所要实现的就是为经济建设和社会发展提供优质、6高效的服务，其主要目标：一是解决传统档案的存储问题；二是档案馆创建自身网络平台，使有效意义的动态链接成为可能；三是加快信息传递速度，以使档案在更大范围内提供最大的利用价值。其主要要求是：1.科学性。档案信息资源数字化应具有科学性。从实际出发，通过对档案的分析、筛选，确定数字化范围。对档案分轻重缓急、分阶段、分层次有步骤地进行。优先对具有专业特色、地方特色的档案，用户利用率高的档案进行数字化。2.系统性。在进行档案信息资源数字化时，只有系统地、连续地将档案信息资

7、源数字化，才能充分发挥档案信息资源的效用。无论对档案的来源，还是对档案内容的内在逻辑，都应保持档案外在的连贯、完整与内在的有机联系。三、推进档案数字化与数字化档案管理的对策数字化档案管理在具体设施过程中，必须依托高新技术的支持。数字化档案不是在传统档案系统内部产生的，它的显著特点是完全依赖现代化通讯网络基础而进行的管理和工作。笔者认为，在推进数字档案化与数字化档案管理方面，可以从以下几个方面入手。（一）予以科学规划档案数字化是一个系统工程，必须立足于长远的科学规划，为此要抽调档案、信息等部门的人员组成规划小组，研究制定档案数字化的近远期目标，要明确

8、哪些档案需要数字化，哪些档案需要优先数字化，哪些档案又需要长时间实行数字化，然后按照轻重缓急分步骤实施。6（二）进行成本核