浅谈高校档案管理数字化

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1、浅谈高校档案管理数字化　摘要档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息，是人类历史最重要的载体之一，它通过自己的记载，向后人揭示历史的真相，而档案本身也不断发生着变化。本文通过高校档案数字化存在的主要问题和存在益处，系统地阐述了高校档案数字化是档案管理者研究的重要课题。　　关键词档案管理数字化　　随着社会不断发展和X络电子信息化的日新月异，人们的工作和生活越来越离不开计算机，而现有的档案管理模式已不能适应当今社会的档案管理工作。档案管理数字化的优势已日益突显，不但成为档案管理的自动

2、化程度和效率的最主要途径和最有效的工具，而且也必将成为社会发展和经济生活不断的必然要求。　　1高校档案数字化管理存在的主要问题　　（1）管理手段和模式落后陈旧。目前，虽然计算机办公自动化虽然已经在高校非常普遍，但仍有许多高校的档案管理工作还处于“原始社会时化”，仍在采用传统的手工作业，对“电子”非常陌生。当然，有的高校的各类有关学籍档案的管理，虽然与“电子”有缘但还处于“自动+手动”的状态，这些管理手段已经与时代发展的“不合拍”，阻碍了高校教育事业的发展。　　（2）档案管理队伍建设和人员培训薄弱。高校档案管理工作要求管理人员有计

3、划性、准确性和原则性。实际上，许多高校的档案管理人员综合素质比较薄弱，专业和年龄结构不大合理等诸多突出问题。　　（3）电子档案的保存、保管利用的技术不足。在实际工作中，普遍认为，纸质档案比较稳定安全，电子文件存在稳定性差、易损坏等问题。高校档案的保管也不再只以卷盒和柜架为装具，更多的经过档案人员鉴定归档的档案信息将存入“虚拟库房”。做到把正确的信息、在正确的时间、以正确的方式、传递给正确的对象。　　（4）信息技术领域难题制约档案管理数字化。从档案的实态转换到虚拟态，档案信息与载体分离，X络传递的是档案，信息用户得到的是复制品，而

4、非档案原件。黑客与病毒的客观存在等可能使档案信息内容更改，将会影响电子档案的真实性。同时电子档案时所用的载体相对于纸质档案对环境要求更高，寿命较短。　　2档案管理数字化的存在益处　　档案数字化已经成为档案要素的大趋势。因此，如何充分利用计算机X络将档案数字化的优势最大化，已经成为档案管理者研究的重要课题。　　2.1档案管理数字化是信息社会的必然要求　　数字化、X络化、信息化是21世纪的特征。档案管理数字化始于20世纪90年代，随着社会经济的发展和科学技术的不断进步，办公自动化、无纸化等现象的出现，档案数字化与时而生。原来诸如文件

5、的起草、签发、催办、归档等运作过程再也不用传统的纸质来完成，取而代之的是计算机和通讯X络。21世纪的今天，计算机X络已经运用到各个机关、企事业单位，因特X、局域X很快被认同，同一个单位各部门之间和文件，只要用点击一鼠标就能很快互相传递。完整的档案数字化建设流程包括案卷交接、档案整理、目录著录、档案扫描、OCR文字识别、图像处理、数据校对、数据质检、数据挂接、整理还原、案卷入厍等环节。因此，计算机X络技术的广泛应用，档案数字化成为必然的发展趋势。　　2.2档案管理数字化的优势　　档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数

6、字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，X络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。档案数字化不但可以充分利用现有的计算机潜能，提高工作效率而且可以缩短部分文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。同时，档案管理数字化，使信息成果很快送到领导及各个部门，服务范围得到进一步拓展，提高了档案部门地位。档案数字化，最大的好处是可使档案信息顺利地与世界上的最新

7、技术接轨。　　2.3档案数字化应适应新时期工作的需求　　目前，部分高校档案虽然实施了“数字化”，但档案软件没有信息管理功能，各自为政，缺乏通用性，根本不能满足高校现代档案管理工作的需要。高校档案部门的电脑类型不一，规格各异，开发的档案管理软件根本不能通用等问题，都制约了档案管理数字化的进程。由于历史原因，档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案管理数字化。　　2.4档案管理数字化的发展方向　　首先，做好归档电子档案文

8、件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说,通过采取技术处理，将已归档的电子