试析体制外档案资源管理模式

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1、试析体制外档案资源管理模式摘要：从管理权的角度界定体制内档案资源与体制外档案资源，两者共同组成国家档案资源体系。对占据国家档案资源大半壁江山的体制外档案资源，我们应该让有效的管理模式长效，让长效的管理机制常态化，实现以更少的资源产生更高生产力的档案管理期望。关键词：体制外档案档案资源管理模式“统一领导、分级管理”是我国的档案管理体制，包括三个方面的内容：国家全部档案分别由各级、各类档案保管机构集中管理；全国档案工作在各级人民政府领导下，由各级档案事业管理机关统一、分级、分专业进行管理；实行党政档案和党政档案

2、工作的统一管理。①体现在档案资源管理上，就是从中央到地方都建立了档案馆（室），集中统一地、分级分专业地管理全国、本地区、本系统的档案资源，形成有层次、有专业的国家档案馆网体系（也包括一些档案室，这里都包括在档案馆网体系之内）。那么，我们就可以如此界定：体制内档案资源是受我国各项档案管理制度规范和约束的、在档案行政管理部门控制下的、保存在国家档案馆网体系之内的档案资源；也可以称之为“档案馆资源”。与体制内档案资源相对应的：凡是不在国家各级各类档案保管机构管理的档案，都是体制外档案资源。体制外档案资源大体有三部

3、分：第一是私营企业、民办非企业单位、公民个体或家庭（家族）形成和所有的档案，即由私人保管的档案；第二是图书馆、博物馆、文化馆等非档案的文化机构保管的档案；第三是我国流失海外的档案，即其它国家保管的我国档案。体制内档案资源和体制外档案资源组成国家档案资源体系。目前，关于体制外档案资源的管理模式大体有以下四种。一、传统管理模式及其延伸传统管理模式是由档案管理部门代为保管体制外档案资源。代保管不同于移交、赠送行为，在这些行为中，档案机构可能获得档案的全部或部分权利，体制外档案就转变为体制内档案了。而代保管则是不获

4、得任何一项权利，档案部门的代保管行为可以说是商业性行为。档案管理部门代保管是目前档案部门直接管理体制外档案最为普遍的形式，也是档案行政管理部门完成职能转变过程中的过渡形式。这类代保管形式主要表现为，由档案行政管理机构或档案学会等组织成立，大都以“中心”命名，如档案咨询服务中心、档案培训中心、档案寄存中心。如上海市档案局所属的上海档案咨询服务中心，服务范围包括档案法律咨询、档案管理咨询、项目档案咨询、档案管理设施咨询、档案鉴定咨询、档案整理和缩微服务、人才培训咨询、代为保管档案、其它档案业务咨询等，其中代管档

5、案、整理档案是主要业务。传统管理模式也有图书馆、博物馆、历史研究所等文化事业单位的保管档案的传统行为。在档案部门成立之前，基本上都是图书馆、博物馆承担档案管理的责任，而后很多档案也就留在了这些部门，是为体制外档案资源。传统管理模式的延伸表现为：企业档案区域一体化管理。经济一体化是当前世界经济发展的基本趋势，表现为经济全球化和经济区域化两个方面。经济区域化，最显著的标志就是各类商圈、产业圈、企业城的落地发展。经济区域化是企业档案集中管理、优化管理的契机。上海化工区探索构建的“一体化”档案管理模式值得借鉴。上海

6、化工区建设之初的档案工作基本上处于各自管理的分散状态，缺少专门的指导和管理机构。而后成立的化学工业管理委员会将档案管理工作纳入事务管理的重要内容，归口委员会办公室。区内的企业单位结合各自的行业要求、自身特点自行管理本单位档案，接受委员会指导。由于档案数量激增，外商投资企业增多等一系列问题，为了理顺档案管理体制、优化区域投资环境，上海化工区管委会决定成立上海化工区档案管理中心，接受档案行政管理部门和城市建设部门的指导监督，探索具有化工区特色的“一体化”档案管理模式，为有档案管理需求的企业单位提供一体化的档案服

7、务，即节约了企业资源，又节约了社会资源。②二、市场与社会管理模式社会转型导致社会结构由整体型向分化型社会转变，国家与组织（单位）的关系由整体的生存模式向独立分化的生成模式转变，国家不再是社会资源的唯一拥有者和分配者，政府职能发生变化，形成“小政府、大社会”的公民社会格局，由此档案管理也需要从国家模式走向市场模式、社会模式。档案管理模式的转变是一种结构性调整，相应地要求建立与社会大环境相协调的档案资源体系和社会服务体系。市场管理模式的主体是档案服务企业，即档案中介机构，是具有法人地位的经济实体。进入21世纪以

8、来，随着我国档案管理体制改革的深入以及市场经济的进一步发展，出现了大量由市场主导、完全商业化的文档服务机构，它们按照市场规律和规则，自主经营、自负盈亏。在知识经济时代，企业的运营，尤其是中小企业的运营，业务广度和技术深度不断扩大，同时知识的快速更新使其业务和技术的专业化程度不断提高，其相关管理的专业化程度也需要不断提高，而专业化的实现需要大量的资源投入，包括人力、资金、技术、信息、管理系统等多方面的投入。为了在竞