浅谈对新时期档案利用和服务工作创新的探讨

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1、浅谈对新时期档案利用和服务工作创新的探讨吴望秀(湖北省京山县城镇建设档案馆，湖北京山431800)中图分类号：G271文献标识码：A文章编码：1003-2738(2012)01-0075-01摘要：在新时期，随着信息社会的高速发展和人们法律意识的不断增强，档案利用和服务的作用得到了充分的重视和肯定。强化服务基础，夯实服务平台；创新服务手段，提高现代化服务水平关键词：档案；创新；服务水平档案利用和服务是档案工作的重要职能。在新时期，随着信息社会的高速发展和人们法律意识的不断增强，档案利用和服务的作用得到

2、了充分的重视和肯定。在'T•二五”建设的开局之年，我们档案部门要准确把握新时期提出的各项任务，准确定位档案服务的重点方向，充分开发和利用档案信息资源，拓宽档案服务渠道，不断创新档案服务机制，积极主动地为经济建设和社会发展提供有力支撑。一、强化服务基础，夯实服务平台首先，做好档案收集整理工作，努力丰富馆藏资源，是做好档案利用和服务工作的前提。现在档案馆普遍存在文书档案多，经济、科技档案少；历史文件多，现行文件少；纸质档案多，声像、实物档案少的现象，我们必须注重收集档案资料，在管好用好传统档案的同时，要及

3、时收集一些新兴领域的档案，在收集纸质档案的同时，要注意收集声像、实物等特种载体档案,丰富馆藏信息资源，使之达到门类齐全，层次多样，结构合理，打牢档案利用和服务的资源基础。其次，我们应当积极建立档案信息资源的数字化、网络化平台，为网上档案利用创造条件。通过馆藏目录数字化，建立馆藏目录查询系统，建立各类全文数据库、多媒体数据库，建立以电子计算机、数据库和网络为基础的现代电子型档案信息服务模式，通过扩大收集文木、视频、声频等数字信息，做好电子文件归档工作，建成各类数据库，打牢档案利用和服务的科技应用基础。再

4、次，要提高档案管理工作者职业素养，拓宽知识层次，打牢档案利用和服务的人力基础。当前，随着电子计算机技术、网络技术、缩微复制技术等现代科技在档案部门的广泛运用，档案工作正在逐步由简单管理向复杂管理、由经验管理向科学管理、由手工管理向现代化管理转变，已经成为一项非系统掌握档案专业知识和相关知识的职业人员就不能胜任的科学劳动。这要求档案从业人员不仅要具有精深的专业知识和广博的相关学科知识，而口要具有熟练驾驭现代高新技术的能力；不仅要能处理好原有的工作内容，更要有能力利用新技术新手段做好现代化服务工作。二、创

5、新服务手段，提高现代化服务水平档案服务创新与档案利用的目的，是满足党和政府各项工作以及广大人民群众对档案需求的客观要求，通过多种渠道与方式，将档案信息开发、传递给利用者，激活档案信息，实现档案信息资源共享。我们必须顺应档案管理现代化、信息化的发展趋势，充分利用信息技术和网络资源丰富和创新我们的服务手段。1•建立档案馆（室）网页，开展网上利用服务。随着档案馆（室）内部局域网的建立，档案部门将充分利用企事业单位的网站制作自己的网页，积极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统联上企事业单位网站，实现档案信息

6、的网上检索，为用户提供更好的服务。目前，国内许多单位档案馆（室）利用互联网开展的网上服务，已成为为社会和单位提供档案利用服务的一种重要形式。档案工作者要以网站为基础，进一步加快档案信息资源数据库建设，尤其是电子文件全文数据库建设，在网站上实现电子文件的实吋管理与利用，实现档案信息资源数字化、数据库化，档案信息服务利用网络化，档案管理工作自动化，档案信息管理法制化。2•建立“电子文件（档案）数据管理中心”。档案馆（室）与企事业单位信息管理部门可加强密切配合，建立“电子文件（档案）数据管理中心”。该中心设

7、在企事业单位档案馆（室），是企事业单位信息资源库的重要组成部分。电子文件（档案）数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。其优点是覆盖面广，内容丰富，利用率高。3•开展在线服务。传统的档案利用方式，如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件，特别是到档案部门利用档案原件的方式,在信息化时代里必然要发生变化，至少是部分变化。社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境，使人们更注重信息的吋效性，希望

8、通过信息系统、信息网络及吋准确地获得多种信息。因此，被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。三、拓展服务领域，推进服务纵深化、系统化发展我们已经习惯了咨询、阅览和编辑出版档案史册等档案利用方式，然而档案服务的社会化发展要求我们以新的理念、新的视角开展档案服务。我们档案部门可利用大众传播媒介通过特定的技术手段和工具向为数众多的、分散的大众进行档案信息传播活动，进一步提高档案服务功能的现代化水平，变消极为积极,变被动为主