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1、探讨新时期创新档案管理的建议由于当今科学技术快速的发展,单位在档案管理的工作中也需要紧跟时代前进的步伐,在实际的工作中对其进行创新,采用科学管理的规律及成功管理的经验,有效的利用更多有价值的档案信息资源,提供高质量、高水平的服务,实现档案工作的科学化、规范化、现代化。一个单位的档案承载着单位发展的历史轨迹,是对单位发展过程的真实记录,档案以其所载信息的原始性、真实性、技术成果的可重复性及可考查性等使其具有更高的利用价值。因此,在新时期,通过对单位档案管理工作创新的加强,来实现档案管理的信息化,为单位发展创造新的机遇与空间是十分有必要的。一、档案管理工作存在的一些问题在信息化技术急速
2、发展的今天,不少机关、企事业单位档案管理工作仍然存在一些问题。管理模式上仍以纸质档案记录为主,手工检索造成了档案材料更新速度慢、整理归纳周期长、编制检索工具求“多”不求“精”,管理科学化水平低下,档案管理现代化意识不强,档案管理资金短缺,硬件设备和技术落后,档案现代化的基础薄弱等。这些问题的存在严重影响了档案工作的顺利进行,阻碍了企业发展的步伐,将原本地位重要的档案管理部门变得犹如鸡肋,档案工作的创新日显紧迫。信息化、人性化、服务化的发展趋势对当前的档案管理提出了新的挑战,要求档案主管部门在管理手段、管理方式上区别于传统档案管理,突破人工整理档案的局限,逐步实现档案管理的现代化。二
3、、档案管理创新的必要性和紧迫性1.管理方式需要创新。不管是所属基层人员还是各层次领导都有查阅档案的需要,因此,在档案管理方式上,做到分类明晰,方式多样化就显得尤为重要。不管是信息化平台还是纸质档案包括实物档案等都有各自的特性与优势,多样化的选择能使工作人员在查阅过程中有的放矢,选择更适合自己的方式,同时明晰分类也便于快速找到利用者所需的资料,实现档案管理的系统化。2.扩大档案资料收藏和管理范围。除了传统的纸质资料、实物资料之外,在高度信息化的今天,对电子形式的档案资料也要加以收集储藏。档案管理范围扩大之后,能更加仔细准确地记录各机关、企事业单位的一切动态,通过编研形成有效的、系统的
4、事业数据分析,不仅能弥补纸质与实物资料的漏洞,完善档案,同时也为档案利用者提供更丰富详实的资料库,为档案利用者运用档案筹谋发展提供更好、更有效的服务。3.将档案工作正式列入各机关、企、事业单位工作计划。将档案工作正式列入各机关、企事业单位工作计划,是对档案管理重要性的体现与承认,不仅能制定出更加切实可行的工作计划,对实际工作的执行也大有益处。同时,还能使员工认识到档案管理工作的必要性与重要性,在档案工作中遇到问题与困难时,群策群力,共同解决,对于发挥工作人员的个体智慧,增强员工的凝聚力有着积极作用。三、在新时期中对于档案管理创新的建议1.对思想观念进行创新。对于管理观念进行的创新是
5、档案管理的基础,只有对观念进行创新,才能真正的实现对于管理的创新及服务的创新。假如档案的工作人员自身就没有创新意识,即使有一流的档案管理设施,也不能为社会提供高水平的信息资源服务。档案的工作人员需要树立起依靠科技进步及科学的管理观念,建立与时代合拍的档案创新意识,真正的改变传统档案管理中的重管理而轻利用的这种思想观念,实现对档案的被动式服务向主动式的服务转变,把封闭式的服务转化变为开放式的服务,使档案工作能够更好的为经济的建设、教学的科研、编史修志来进行服务。2.人才的培养创新。人才的培养是管理创新的重要基础。随着社会的发展,高新技术为档案管理提供了物资基础,计算机的应用对档案管理
6、带来了极大的便利,在现代档案管理工作中,推动档案工作向更高层次迈进,人才的培养是关键。要不断加强档案管理人员的培训力度,加强对自身素质的培养,不仅具有良好的思想观念、创新性的思维,并且拥有更丰富的专业知识,懂得更多的信息技术。要通过不断的学习,丰富专业知识,优化知识结构,开阔视野,提高综合素质,正确的运用科学化、规范化、现代化的档案管理技能,做好新时期的档案管理工作。要敢于开拓,提出新方案,创新新理论,用新的管理方法和技巧,让档案管理工作具有独特性、新颖性、灵活性、潜在性,不断的为教学、科研、编史修志等各个行业服务。3.理论知识的创新。建立健全档案管理模式,应保证档案的完整、安全、
7、高效。这就要求档案管理者要与时俱进,树立新的科学观念和工作态度,正确掌握和应用科学的理论、方法、技术,在新的领域中探讨、创新,让传统的人工管理方法与现在的科学信息方法相结合,在保证档案记载原始性、真实性的基础上,在遵守档案信息化的管理法律法规的前提下,充分运用网络信息技术,改变管理水平和管理手段的落后局面。4.服务手段的创新。要不断完善服务手段,用创新服务来满足档案管理的需要。既不能完全脱离老的档案管理的方法和经验,又要逐渐引导档案管理者树立正确的新观念,充分运用现代
