试析新时期学校档案管理的创新

《试析新时期学校档案管理的创新》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在学术论文-天天文库。

1、试析新时期学校档案管理的创新摘要：新时期下，职业学校的档案管理工作也逐渐受到社会的重视，目前，学校档案管理工作存在的主要问题就是创新的元素较少，工作中的漏洞较多。为此，本文主要探讨一些创新的档案管理方法，并提出一些有益的建议，希望能够为学校的档案管理工作提供帮助。关键词：新时期；学校；档案管理；创新当前，我国各项事业的发展速度都得到明显的提升，但是发展的质量并没有随之而提升，在学校档案管理方面，一些管理工作仍没有做好，档案管理的规范化水平较低，人员的素质参差不齐，现代化信息手段较少使用，创新的元素较少

2、，因此，我国档案管理工作仍有非常长的一段路要走，笔者结合自身的工作经验，探讨如何创新学校档案管理工作，为实现档案管理规范化做出一点贡献。1目前学校档案管理工作存在的主要问题目前，我国的计算机普及率大大提高，计算机在越来越多的领域中发挥着作用，一些学校和部门开始尝试使用计算机管理档案，这种管理的思路非常正确，通过计算机管理能够提高管理效率，减少人力的使用，而且还能节省空间，避免传统档案出现发霉变质的情况。但是，计算机管理方法也需要通过各项原始数据信息进行，如果原始数据出现问题，会影响管理的质量，输入的数

3、据信息是“垃圾”，输出的结果则是更高级的“垃圾”。所以，做好档案管理的基础工作非常重目前，我国的学校在档案管理方面的主要宗旨是对档案进行保管，不让档案出现丢失情况。这种宗旨会造成馆藏的内容过于庞杂，无法形成科学的分类，而且档案的时间跨度非常长，查找起来非常不方便。主要的问题集中反映在以下几个方面：一是档案的编号不规范，有的档案没有目录号，有的卷宗内出现多个档案；二是档案的标题不规范，有的档案的标题不能反映出档案的主题内容，有的档案的标题过长，在查找时非常不方便，有的档案甚至没有标题；三是大多数的档案缺

4、少内容目录，查阅卷宗的人员在查找所需的内容时，会浪费较多的时间；四是多数案卷没有标注页码，在查阅时需要自己计算页数；五是组卷非常混乱，有的组卷按照时间进行组合，有的按照职能部门的管辖权限进行组合，有的按照文种进行组合；六是案卷的厚薄程度不一样，有的档案内只有一、二页纸，有的档案内有五、六百页纸。综上所述，学校的档案管理基础工作乱象较多，必须要对管理工作进行创新和改进［1］。2创新学校档案管理工作的对策（一）全面普查案卷，去糟取精在全部档案中，会存在许多无用的档案，或者制作非常粗糙的档案，这些档案的存在

5、不仅增加了工作的数量，还占据了档案管理资源，为此，需要对这些档案进行清理，保留有价值和制作精良的档案，这是档案管理标准化的第一步工作。学校应当设置一个综合性的档案管理部门，其主要的职责是要对管理的档案进行清查，剔除这些无用的档案资料，然后才能为计算机信息化管理提供帮助。（二）按照规范标准进行重新组合对于厚度过厚、内容比较复杂的档案，要进行重新组卷，该工作的主要原则是将具有相互联系的文件组合到一起，对于那些没有页码、没有目录的档案，要重新进行编码和制作目录，保证重新组合之后的档案更加规范和标准，通过重新

6、组卷的方式，能够最大限度地解放馆藏场地，优化管理资源，提高管理的效率。（三）规范著录工作著录工作是实行计算机管理的一项重要基础工作，会对计算机管理的真实性和可靠性产生重大的影响，因此，相关部门要按照《档案著录规则》中的规定，规范自己的著录行为，由于各个档案管理部门的条件存在差异，且计算机管理又提出新的技术性要求，所以各个档案管理部门，要从自己的实际情况出发，结合计算机管理方法的技术要求，制定出相应的著录细则P］。（四）统一分类号计算机在检索时，会根据档案的分类号进行，所以，分类号制作的质量会影响计算机

7、检索的结果和效率，为了保证检索的效率，档案管理人员在分类过程中，要根据我国的《中国档案分类法》进行分类，同时，还要根据各地的具体情况进行划分，提高档案的可利用价值，另外，在分类工作中，要加强分类的审查力度，及时纠正不合理的分类，并且要经常组织工作人员统一认识，统一标准，尽量做到前后标引一致，同一类文件标引一致，实现规范化管理的目标。（五）规范题名由于一些的档案的题目缺失，在检索时会遇到障碍，为此，需要对这些缺少题目的档案进行重新命题，保证这些档案在检索时能够出现，命题过程中，要注意题目的准确性，工作人

8、员最好对档案内容熟悉一遍，确定其主要内容，再根据内容进行命题，对于那些题目过长的档案，要进行改变，减少题目的字数，并保证题目的概括性。（六）加快档案现代化管理进程目前，通过计算机进行档案管理是一个重要的趋势，相关部门一定要认识到计算机技术的优越性，扩大其应用的范围，促进计算机与档案管理工作的有效融合，提高档案的利用率。在具体的工作过程中，要注重计算机检索与原始资料的联系，使得原始档案资料能够及时找到，提高查全率，在著录工作中，要采取分级次著录的原则，这样