关于新形势下档案利用和服务工作的探讨

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1、关于新形势下档案利用和服务工作的探讨　　摘要：要想实现档案的利用价值，取得最佳服务效果，就必须研究和掌握利用者的心理活动规律。　　关键词：档案利用；探讨；服务工作；档案　　中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：1673-8500（2012）11-0104-02　　档案工作的根本目的是最大限度地发挥档案的作用，便于社会各方面的昶用。基层档案室在提供利用工作中，存在着不重视档案利用实效统计的问题，影响着社会档案意识的提升和档案工作的可持续发展。本人认为在档案室基本利用情况统计的基础上，更重要的是着手了解和掌握档案利用的实际效益，了解利用目的和所产生的社会效益和经济效益。开

2、发利用档案，是发展档案事业的需要，更是档案工作者神圣的使命。档案事业是一项功在当代、利在千秋的伟大事业。在新时期，随着人们法律意识的不断增强，档案利用和服务的作用得到了充分的重视和肯定。　　一、档案利用实效统计工作的重要作用　　1.有利于判定档案的价值和作用　　档案的价值和作用体现为它对现实工作所产生的影响和效益。如果档案不被利用，再有价值的档案都没有保存的意义。档案在提供利用过程中，可以检验出其是否具有保存价值，并判定其作用的大小，档案利用实效的统计工作可以有效地将这一检验与情况记录下来。5　　2.有利于到期档案的再次鉴定　　众所周知，档案的保管期限分为永久、定期两种，对

3、于保管期限已满的档案，就要对它们组织再次鉴定，判定销毁与否。而档案利用实效的统计情况，是再次鉴定时必须考虑的一个重要因素。对于那些利用频率高、利用周期长的档案，即使已到规定的保管期限，也应继续延长其保管期限；反之，利用频率较低、利用周期短的档案，到期后即可进行销毁。　　3.有利于了解档案利用需求，拓宽利用渠道　　对于档案利用实效的收集与统计，可以进一步了解社会利用档案的需求以及利用者的心理，从而改进我们的服务方式，拓宽档案提供利用的渠道，使更多的社会公民了解档案，熟悉档案，使用档案，利用档案。　　二、档案信息真实可靠，最具权威性　　档案信息是真实可靠的，而档案利用者出于不同

4、的动机，在利用档案过程，往往产生不同的心理特点，其表现必须予以重视，才能做好档案服务工作。　　1.是紧迫心理。提供原件用作凭证，这是档案利用与众不同之处，也是它最精彩之处。利用者到档案馆来一般都是来寻找凭证或带着明确的目的的，而有些目的都是无法通过其他途径实现的，尤其是对一些实际问题的解决，如工作、学历、科研方面原始材料等，有的还有较强的时间要求，服务的延搁甚至会影响到问题的解决。所以，利用者都希望尽快查到自己所需的档案材料，在档案利用心理上表现得比较迫切，存在这种心理者，不分阶层，不分职业，比较普遍。5　　2.是求助心理。初次涉足档案馆或对档案不熟悉的利用者，不一定能将自

5、己的需求转变为正确的查问，也不知如何才能查找到自己所需的档案资料，其渴求帮助的心情是十分迫切的。这时，他们一般是将希望寄托在档案管理人员身上，渴求提供多方面的服务。一是馆内检索咨询服务，即经过何种途径和方法能够查到自己所需的档案、资料。二是馆外指引服务，即到什么地方才能找到自己所需的档案、资料。满足利用者的求助心理，有助于提高全社会的档案意识。　　三、档案利用统计中存在的主要问题及原因分析　　（一）存在的主要问题　　1.是局限于档案利用的基本数据统计，不求档案利用实效的统计。每到年终在要求基层档案室编制年报，了解档案利用情况时，只需统计几个利用数据，如利用人数、利用档案卷（

6、册）数、页数及复印数等，而没有了解档案信息资源的开发与利用所创造出的社会效益和经济效益。　　2.是档案室提供借阅服务时，只要求利用者填写其利用目的，不求深层次了解利用需求。失去档案利用信息反馈的机会，也拿不出有利的证据说明档案的重要。在通常情况下，利用单位和利用人来档案室查阅档案时，均需填写一份登记表。登记表除需填写利用单位、利用人姓名和证件号码外，还要说明利用目的。而利用者在填写利用目的时都较简单，如“工作参考”、“提供产权依据”等，不利于档案部门了解和掌握利用档案所产生的实际效益。　　3.是认真做好借阅登记工作，在提供利用档案的过程中，档案部门要督促利用者将查阅档案的目

7、的填写详细，应填明查阅档案具体是为哪一项工作、哪一5项工程服务，这些档案将起到什么样的作用、取得怎样的效益等内容，这样便于收集提供实际实效的线索和确定是否有必要进行跟踪调查等，为利用实效的统计工作积累素材。　　（二）建立与利用者的联系制度　　利用者查阅档案时，这些被利用的档案一般不会直接产生效益，而要通过在工作中发挥的作用来体现出档案的实际价值。作者认为新时期的档案工作要和整个单位的工作进展同步进行，作为一个地方档案馆部门，其档案工作特别要与政府部门同步，即政府部门到什么阶段产生什么档案，档案技术人员都会用到哪些档