如何做好工程建设项目档案的管理

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1、如何做好工程建设项目档案的管理：随着社会经济的发展，国家建设项目逐年增多，因而建设项目档案管理工作也就显的尤为重要。加强建设项目档案的科学管理，可以更好的为经济建设服务。本文针对建设项目档案的特点，及档案管理工作普遍存在的一些问题，结合自己在实际工作中的经验，提出了做好工程建设项目档案管理的对策和方法。　　关键词：工程建设项目档案科学管理　　1工程建设项目档案的特点　　项目档案是基本建设项目档案或重大（重点）建设项目档案的简称，它是企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事项目规划、设计、施工、监理、改建、维修及建设、管理过程中形成

2、的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的项目文件材料总称，它是档案大家族当中的一大门类，是国家档案资源建设中的重要组成部分。包括建设项目的新建、扩建、改建和技术改造等项目。　　工程档案具有如下特点：一是时间跨度比较长。以我公司靖西二线输气管道工程为例，当初的建设周期为7年（2003—2009年），而工程档案管理周期将地质勘探阶段包括在内整整10年时间（2000-2010年）。二是所涉及的专项报告多。如我公司靖西二线输气管道工程档案涉及地震、地灾、环评、水保、考古、防洪、遥感、安评等。三是档案种类多，数量比较大，而且载体形式也多种

3、多样。如我公司靖西二线工程建设档案包括文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、声像档案、电子档案以及实物档案等种类，载体形式有纸质、磁带、光盘、硬盘、照片、探伤光片等。四是参与建设的单位多。一般的工程项目，根据管线长度的不同分为若干个合同标段，并且由包括数字化管道建设单位等多个不同的施工单位负责施工，另外还有设计、勘察、检测及监理单位和政府质量监督部门的共同参与。　　2工程档案管理中普遍存在的问题　　2.1工程档案宏观管理上普遍存在“重工程建设、轻档案管理”的思想观念，大部分的工程在即将竣工或投产时，才将档案资料纳入议事日程；在这

4、种情况下，项目竣工后，完全依靠档案管理部门基本不懂施工现场实际情况的档案管理人员，完成整个工程档案资料的收集、整理、分类、立卷和归档等一系列工作，使得最终形成的档案就脱离了工程实际，且不能保证档案的齐全和完整性。　　2.2工程档案管理人员专业素质不高，未能将项目形成的档案进行开发和编研工作，使得档案失去了它们应有的价值。像我公司的档案室，一直以来只是机械的收集、存放档案，最终档案室只当作资料的借阅部门。　　2.3档案管理手段落后，保护设施不完善，多数档案工作还停留在零散、慢速、低效的手工操作阶段，不具备系统、快速、高效的信息化的管

5、理手段。　　2.4档案实体管理是档案管理工作的重点，普遍存在档案管理人员不深入现场，频繁变动，对工程整个建设过程没有系统的概念和理解，使得最终形成的项目实体档案资料存在以下问题：①收集不齐全，存在丢失现象；②档案整理与工程建设不同步进行，在项目验收前才进行突击整理；③接收人员对档案审查把关不严格，由于设计变更、图纸版本不同、数据及工程量的改变引起的图实不符等，均在大量的档案资料中存在；④缺少原件，签字和盖章手续不齐全以及字迹不清、污损和复写资料等无效文件也很普遍；⑤忽视录音、录像、照片等非纸质档案的收集、整理；⑥忽视了档案本应具体

6、的实用内容及齐全、完整性，片面追求格式装订、盒脊表面形式，不利于日后档案的查询、利用。　　3做好工程档案管理的对策和方法　　3.1组织协调，发挥龙头作用　　建设单位要积极履行牵头、抓总的职责，按照项目法人责任制的要求，在项目档案工作中积极组织、协调本单位和参建各方的项目档案工作，检查、指导本单位和参建各方按照国家相关规定、标准及时制定项目档案工作的管理制度和统一的业务标准，并将项目档案工作纳入项目工作计划和项目法人责任制、招标投标制、工程监理制以及合同管理制的相关条款之中；构建项目档案工作X络体系，建立切实有效的归档考核措施；贯彻

7、执行国家有关法律法规，强化档案管理机构作为公司全面负责项目档案工作的重要职责，统一领导、统一管理，认真依法履行对公司内各部门、各单位以及直属单位项目档案工作的监督和指导职责，督促、指导各部门、各单位文件材料的形成、积累和归档工作，从制度上、组织上规范全公司系统的项目档案工作。　　3.2提前控制，实施同步管理　　档案管理工作要与项目建设同步进行，项目申请立项时，项目建设单位的相关部门即应开始进行文件材料的积累、整理、审查工作，项目竣工验收时同步完成文件材料的归档和验收工作。　　建设单位把项目档案工作纳入项目的管理程序，将项目档案工作

8、的要求贯穿于立项、设计、施工、监理、验收全过程的各个环节，是保证项目档案完整、准确、系统的重要措施，这是目前我国家行业、项目建设单位做好项目档案工作的一条成功经验。　　坚持同步管理，提前介入项目管理，是项目建设单位档案部门的重要工作内容之一，档案部