浅议如何做好重点工程档案管理

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1、浅议如何做好重点工程档案管理【摘要】随着城市规模日趋扩大，重点工程建设项目逐年增多，而重点工程的档案管理也就显得尤为重要。针对城市建设重点工程项目日益增多的局面，本文结合泉州市城建档案管理及其重点工程档案的具体工作，阐述了城市建设重点工程的主要特征及其档案的特点。指出了当前城市建设重点工程档案工作存在的主要问题，并提出了加强城市建设重点工程档案管理工作的相应措施。【关键词】城市建设；重点工程；档案管理重点工程档案是指在重点工程建设全过程中形成的与建设工程各项活动有关的对国家、社会和单位有保存价值的各种文字、图表、

2、声像等不同形式的历史记录。是城市建设的历史记录，是重点工程的真实写照，是项目日后进行维修、管理、改建、扩建等工作的重要依据。如何保证重点工程档案的真实、准确与完整，是工程档案工作者面临的一项艰巨任务。一、城市建设重点工程档案的特征6重点工程的明显特征是：投资大、工期长、参建单位多，涉及部门广、备受政府领导高度重视。如泉州市交通系统四大公司科研中心工程，项目用地面积约272亩，总建筑面积约25万㎡（其中地上建筑面积165168㎡，地下建筑面积85336㎡），涉及建设、设计、监理及市政道路、管线、绿化、建筑智能化、夜

3、景等附属工程施工等众多方面，建成后将成为泉州市行政办公的综合区域，对泉州市行政的整体一体化起到巨大的推进作用。城市建设重点工程档案贯穿工程项目的提出、调研、可行性研究、评估决策、勘测设计、施工、竣工、试运行等各个环节，是整个工程建设活动的真实反映，是项目日后维护、管理等工作的重要依据。重点工程的档案数量多、载体多样、保存价值高、涉及工作面广，来源广泛。它的形成、整理、审核到移交，需要建设、设计、施工、监理等参建单位共同完成，而不是建设单位或施工单位单方面的工作，稍有疏忽，就影响档案材料的完整性。由于重点工程建设工

4、期长，归档的时间也相应较长。且工程门类繁多，所涉及的学科和专业技术面广。涉及到勘察、测绘、环保、地震、人防设计、建设施工、设备、管道安装等不同专业，是专业技术人员智慧和劳动的结晶。二、城市建设重点工程档案工作存在的主要问题61、管理制度不健全，职责没落实到位：许多重点工程在档案管理上机制不完善，没有制订档案管理规章制度和设立专门档案管理组织，档案人员职责不清。参建单位在日常工程建设管理中往往比较重视工程建设的进度、质量、资金等问题，而忽视档案资料管理工作。另外，档案行政管理部门对重点工程档案管理的业务指导缺乏应有

5、力度、法规宣传和贯彻不够、档案专项执法检查工作没抓起来。2、管理经费投入不足，保管条件较差：往往是和工程人员办公室合二为一，这样虽然查找利用档案资料看起来很方便，也节省了房间，其实不利档案资料的安全保管。因为受重点工程所具有的建设时间紧、参与单位多、管理复杂、机构临时性等特点影响，部分建设单位是临时抽调人员组成临时机构，他们的办公用房也是临时租用，房子紧张，很难落实专用房间作为档案资料室。一些重点工程建设单位却是因工程资金紧缺，办公费用紧张，尽量能省则省，往往不愿拿出足够的资金用于档案管理，改善保管条件。有的认为

6、工程档案资料迟早是要移交给专门档案保管机构的，没有必要投入经费去购置设施用于档案资料的安全管理，只要能应付过去就行了。63、档案管理人员专业知识不强，业务水平不高，管理欠规范：在重点工程建设中，一般是工程技术人员多，而大部分档案资料管理人员是临时调抽，并身兼数职，没有经过专业培训,档案业务知识欠缺，缺乏工程档案知识和工程技术知识，很难适应重点工程档案管理工作的需要和工程档案归档质量。往往出现工程档案资料的收集、整理与工程施工建设进度相脱节情况,在很大程度上影响档案资料管理规范化、科学化水平。三、城市建设重点工程档

7、案管理应采取的措施：1、加强业务指导与培训。城建档案管理部门加强帮助一线档案工作人员学习和理解有关标准和规范，掌握业务技能，提高业务水平；有助于工程项目档案工作人员相对稳定，确保档案材料收集齐全、完整、准确。2、实施同步跟踪管理，确保工程档案完整。城市建设重点工程的主要特征决定了其档案工作必须实行同步跟踪管理，要做好同步跟踪管理必须做好以下几方面工作：一是工程指挥部和各参建单位要建立健全工程档案管理制度，明确工作人员及工作职责；二是将档案的收集整理工作列入合同的有关条款，并将档案工作质量与经济挂钩，确保竣工档案的

8、形成质量；三是要深入施工现场进行跟踪指导服务，随时了解工程进度及现场施工文件材料的形成情况，要定期或不定期检查，发现问题及时解决；四是工程管理或质量管理部门进行项目阶段审查验收时，要有档案管理人员参加，同时检查指导工程档案工作，把工程档案的质量视同工程质量的一部分。63、运用监督手段，确保重点工程档案的管理。要经常深入工地下去，对施工单位、监理单位的工程档案工作进行业务指