浅析事业单位档案管理信息化建设

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1、浅析事业单位档案管理信息化建设：随着我国信息化的快速发展,迎来了事业单位科研、管理活动信息化发展的新时期。　　关键词：事业单位档案管理档案信息化　　０引言　　以计算机技术为基础的信息化管理技术给档案管理工作开拓了一种与传统手工管理手段完全不同的视野，这不仅是以机器代替手工的过程，而且在档案管理的模式上、方式上和思维结构上都发生了巨大的变化。实际上，档案信息化管理是一个以产业为支撑、信息技术广泛应用为主导、档案信息资源建设为核心、信息X络为基础、信息人才为依托、档案信息法规、政策、标准为保障的综合体系。　

2、　１档案管理信息化是社会发展的必然要求　　从档案管理来说，所谓档案信息化，就是档案管理模式从档案实体保管为重点，向以档案实体以数字化信息形式为社会提供服务为重心的转变过程。要实现档案信息化管理，首先要解放思想，转变观念，改变传统的被动服务方式，不断加强档案信息现代化管理意识。其次应加强学习，增强档案工作人员的工作能力以适应新时代的档案工作。由于科技的进步，档案管理手段也发生了变化，这些变化对档案工作人员的工作能力都提出了新的要求。要将档案管理的触角伸向前端，拓展档案收集的途径，提高档案收集的归档率、完整

3、率、准确率，从而保证单位档案信息资源的完整性。同时，在后端使档案信息资源的利用延伸到本单位的信息化过程中去，扩大档案的利用，提升档案和档案工作的价值。这种前后并进的档案管理理念将令档案管理系统的功能得到充分的发挥。一是要将复杂工作简单化，将简单工作规范化，坚持从信息的源头上抓起，将文书档案、会计档案、基建档案、设备档案、照片档案和实物档案统统纳入管理范畴，进行档案质量监控。要加快库藏档案目录数据库建设，以满足档案信息共享、快速检索利用的需要。二是对那些重要的、利用频率高、容易受损的档案实行数字化。三是对

4、在本单位信息化环境中形成的电子文件进行有效管理，保证归档电子文件真实、完整、长期可读。　　２制订档案信息化总体规划　　档案信息化总体规划的制定，必须服从且服务于事业单位的发展战略。通过分析单位自身特点和发展目标，进行深入调查和科学论证，制定出符合自身实际、切实可行的档案信息化长远规划和近期计划，形成一定规模的X络管理模式，推动档案信息化的协调发展。要注重系统的实际应用效果，强调系统对事业单位信息服务目标的支持，同时也要重视系统的灵活性和可扩展性，为未来的发展留出足够的扩展空间。　　３建设实用的档案信息X

5、站　　档案X站，即事业单位档案部门在互联X上建立的信息站点，它以X页方式提供档案信息和相关服务；实施档案信息X上查找、咨询、电子文件实时归档和直接提供利用。它是档案数字化的主要目的，也是档案信息化的重要标志和手段。　　（１）在档案信息化建设中，应当将档案管理系统纳入单位管理信息系统，建立一体化系统，对本单位各部门的信息予以统筹考虑，资源共享，将会获得管理的系统综合效益。　　（２）选用适用的具有开发能力和升级换代能力的档案管理系统是实现档案信息上X的重要条件之一。软件只有符合X络管理的要求，且检索功能强大

6、，才能充分发挥计算机的优势，为不同层次的用户提供优质、高效的服务。　　（３）X络设备要标准化，所选产品应符合国内外有关标准，并是当前或未来的主流产品，能得到国内外实力雄厚的软硬件厂家或公司的支持，以确保升级换代，避免重新开发。同时，设备配置要合理化，应考虑X络的吞吐能力、传递速度、响应时间等因素。　　４逐步实现档案信息资源数字化　　档案信息资源数字化是档案信息化建设的前提和基础，是保护档案原件的重要方式之一，也是构建数字档案综合业务管理信息系统时首要考虑的重要功能之一。档案数字化是通过应用先进的信息技术

7、手段，将档案部门各种传统的物质载体形式的档案（如纸质、缩微胶片、音频和视频档案等）加工成数字化信息，建立档案目录数据库、档案全文数据库，在X上发布，提供服务。馆藏档案资源全文数字化不是所有馆藏在近期全都全文数字化，而应该对馆藏档案资源数字化作整体分析，突出重点，逐步解决。同时，数字档案馆的建成并不意味着传统档案馆的消亡。由于各自的主要功能不同，加之各自具备适应事业单位某种需求的特殊优势，决定了数字档案馆和传统档案馆将长期共存，互为补充，互为依存。　　５标准化、规范化是档案信息化的重要内容　　标准化、规范

8、化是档案信息化建设的一项重要内容，是衡量档案工作现代化水平的标志。事业单位应参照国家推荐的信息化管理标准，根据自身发展的特点和需求，制订内部管理标准体系，并在实践中逐步完善。这对提高档案信息管理的质量，加快现代化发展速度，减少档案管理中因人员、设备、格式、项目等的变化而引起的信息传递障碍，起到防范未然的作用。档案目录数据库既要符合国家标准，又要便于实际操作。要对各立档单位的文件及档案的著录项目、内容、格式和数据库结构等作出统一规定，对档案数