新形势下加强电力企业档案信息化建设的思考

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1、新形势下加强电力企业档案信息化建设的思考摘　要：随着经济的快速发展和科技水平的不断提高，信息技术广泛应用于社会各个领域。档案信息化建设已经受到档案业界的广泛重视，并成为近年探讨的热点课题。而电力企业的飞速发展使档案基础资料的收集整理和管理应用也越来越复杂化、精细化，文章将从分析现状入手，就推进电力企业档案信息化、数字化进程，更好的发挥其在生产建设中的作用进行探讨。　　关键词：电力企业　档案　信息化　　信息技术的发展以及企业信息化进程的逐步深入，给电力企业档案管理带来了前所未有的巨大挑战，同时更赋予档案管理巨大的发展空间。

2、如何充分利用信息化技术，加快档案数字化建设，更快、更好的提供服务是摆在电力企业面前的紧迫任务，电子档案管理也逐渐纳入到信息化建设日程上来。　　1.　加强电力企业档案信息化建设必要性和重要性　　1.1　实施X络信息化管理，是实现电力企业研究档案管理现代化的必由之路，也是适应企业建设数字化档案室的时代要求。当前，随着电力企业经济的迅猛发展，产生的数据档案分类越来越细、涉及面越来越广，档案所包含的信息量越来越大，社会对档案信息的要求也越来越高。传统的档案管理方式耗时费劲且效率低下，而且为了使传统的文档纸张档案能够长期保存，避免

3、受潮、虫蚀和火灾等灾害，每年都需要投入大量的保管经费；同时因没有及时备份而又不得不为每年有的文档损失担忧。由于档案需反复查阅，不可避免地存在原件受损或遗失，给文档的保管与利用带来管理上的困扰。在已认知的低档平板扫描仪录入的方式下，大量文档的电子化进程是不可想象和解决的，且大量电子化文档如何管理、查阅、应用有待全面解决。目前，档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。现在主要矛盾不是硬件设备的缺乏，而是硬件的功能并没有充分发挥。　　1.2　档案管理的信息化建设在一定

4、程度上改善了传统的档案管理工作。现代化信息资源设备的投入使用，使档案管理具有了传统档案管理所没有的开放性，它能够帮助档案管理人员快捷、方便而有效地进行档案管理工作，提高了工作效率和工作质量，也使档案资源得到合理而充分的利用。同时档案管理的信息化建设，为电力企业决策者和管理者提供了真实详尽的档案信息，便于他们扬长避短，尽量避免错误，少走弯路，制定出顺应经济环境和生产力发展趋势的决策，为整个企业发展进步提供有力的政策引导。　　2.　当前电力企业档案信息化管理中存在的问题及原因分析　　就电力企业整体来讲，目前档案的信息管理与企

5、业的经济发展相比是滞后状态，主要表现在：　　2.1目前档案管理的模式主要是采用电子和手工并行的管理模式，在保存电子档案的同时，按照国家的有关规定同时手工整理实体档案归档。在大部分电力企业中当前的文书档案管理系统主要使用OA系统（Lotus），基本做到了档案的电子化；在科技档案管理方面除了使用OA，还需要兼用其他软件。随着企业经营的发展，原有OA版本已不能适应档案工作需求，其引发的问题还有可能导致严重的后果，比如出现数据（案卷或文件）丢失现象、数据库无法备份、数据安全存在极大隐患；在新旧分类大纲同时存在时，档案的分类出现冲

6、突现象，致使档案号紊乱等。　　2.2　当前大部分电力企业还是以纸张为主要的存储介质。不仅需要解决部分纸质材料的数字化转换和处理，还需要解决企业日益增长的声音信息、视频信息等档案信息资料的数字化转换和处理。　　2.3　在当前手工查询档案信息的检索过程中，检索的一般流程为：查阅案卷目录——文件目录——根据文件目录记录的档案档号信息查找档案在库房的存放地址——通知档案室调卷——办理相关借阅手续。传统的档案资料给检索调阅带来了很大的困难，并且在整个查阅过程中，很多情况下查询的途径不够全、查全率、查准率不高，容易出现文件丢失、损坏

7、或无法找到所需的资料，难以充分的利用业务档案资源为企业提供良好的服务。　　造成电力企业档案管理信息化与经营发展不相适应的原因，主要是因为企业档案信息化是近几年才逐步提出和开展的，在大多数电力企业中，关于档案信息化的制度和标准还不够健全，缺乏具体可行的措施和依据。但是由于其信息仅限于在档案室内使用，不能实现整个企业信息的资源共摘　要：随着经济的快速发展和科技水平的不断提高，信息技术广泛应用于社会各个领域。档案信息化建设已经受到档案业界的广泛重视，并成为近年探讨的热点课题。而电力企业的飞速发展使档案基础资料的收集整理和管理应

8、用也越来越复杂化、精细化，文章将从分析现状入手，就推进电力企业档案信息化、数字化进程，更好的发挥其在生产建设中的作用进行探讨。　　关键词：电力企业　档案　信息化　　信息技术的发展以及企业信息化进程的逐步深入，给电力企业档案管理带来了前所未有的巨大挑战，同时更赋予档案管理巨大的发展空间。如何充分利用信息化技术，加快档案