加强档案管理信息化建设的几点思考

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1、加强档案管理信息化建设的几点思考档案作为社会活动的历史记录和原生资料，是人类社会的宝贵财富和重要文化遗产。档案管理工作植根于社会生活，并随着社会的发展而发展，对社会的生产、生活、思维和决策有着重要作用。信息时代的档案工作尤其如此，其不可替代的重要作用更加突出。紧跟国民经济与社会发展信息化步伐，加速实现档案管理信息化，既是时代发展对档案工作的客观要求，也是社会管理现代化的重要内容，是档案工作链接历史与未来、发挥更大现实作用、推动社会科学发展的战略举措。　　１档案管理信息化的内容与特点　　１．１档案管理信息化的

2、主要内容　　档案管理信息化，是指在国家档案行政管理部门的统筹规划和组织下，依据数字化原理，遵循信息流动规律，全面应用现代信息技术和计算机X络，对档案资源进行科学合理的配置、开发和利用，以实现档案信息资源的社会共享、提高其利用效率和服务水平的过程。　　档案管理信息化的主要内容是：①档案信息化基础设施建设。包括档案信息化硬件建设和软件建设两个方面，这是档案管理信息化必备的基本条件。②档案信息资源建设。档案信息是国民经济和社会发展的重要战略资源，其开发、整理、储备、管理和利用是档案信息化的核心任务和目的所在。③档

3、案系统标准化规范建设。标准化规范建设是档案信息化建设的重要原则和技术基础，包括档案信息的标准制定、分类归档、系统配置等。④档案信息化应用体系建设。它是档案信息资源开发利用和档案信息X络建设的技术保障。⑤信息化人才队伍建设。这是档案信息化的成功之本，对其他各个要素的发展均有着决定性作用。　　１．２档案管理信息化的基本特点　　档案管理信息化的过程，就是根据不同专业、不同行业的具体特点，对各种各样的档案资料进行信息化加工和数字化改造，使其由零散无序、多质多态的传统纸质档案转化为标准化、规范化、系统化的现代信息档案

4、，并按照信息化标准和技术对其进行检索、分类、归纳、汇总、存储、传输、转化和利用，从而实现档案管理全面信息化的过程。　　档案管理信息化的基本特点是：①档案资料的数字化。这是档案管理信息化的前提基础。②档案传输的X络化。这是档案管理信息化的重要标志。③档案管理的一体化。档案管理信息化就是对档案信息接收、传递、存储、转化、管理和使用的一体化。④档案资源的共享化。档案资料的信息化和传输过程的X络化，使档案资源的授权共享成为现实。⑤档案服务的社会化。档案管理信息化打破了档案资源的时空界限，实现了档案服务的社会化。　　

5、２档案管理信息化建设的制约因素　　２．１档案管理信息化基础整体薄弱　　信息化基础薄弱是制约档案管理信息化的首要因素。这包括硬件设施和软件条件两个方面。硬件方面的主要表现：①实施信息化管理的现代化工具缺乏。例如，档案业务部门和管理单位缺少专用的计算机、打印机、复印机、扫描仪、刻录机、数码相机、缩微设备、移动硬盘等，业务部门的工作人员常常兼职档案管理工作，计算机系统和办公工具串用混用，没有职能分化。②进行信息化管理的X络基础薄弱。很多单位没有建立专门的档案信息管理局域X络，缺少大容量、高性能的服务器，没有灾难防

6、护备用设备和档案备份，不能保证信息系统的持续正常运行和后期维护。由于设备缺乏、装备不足、X络不通、配备有限，传统纸质档案的数字转换、加工处理、整理归档和系统升级均受影响，直接影响了档案管理的信息化进程。软件方面的主要问题：①档案管理过程中各个环节的标准规范不统一。突出表现是传统档案转化为信息档案时没有统一标准，每个单位的生成格式都不相同，结果既增加了管理技术难度，也增加了管理工作量，导致档案信息在保管、传输、存储、调阅、使用等方面的极大不便，直接制约着管理信息化的进程和水平。②档案信息管理的系统软件质量不高

7、。现有管理软件版本普遍较低，新版软件由于技术力量不足、经费有限，其供给远远跟不上信息化管理的要求。上述两方面问题的存在，其根本原因是思想认识不到位，经费投入跟不上。　　２．２管理者信息素质技能普遍偏低　　档案管理信息化对主体的要求是，管理人员不仅要具备扎实的档案专业知识和管理基本技能，而且要掌握信息基础理论，具备信息技术和技能，能够熟练运用计算机和信息技术对各种档案资料进行深度挖掘、精度加工、高度提炼、科学分类、系统整理、远程传输、安全存储、熟练运用和有效管理。由于传统用人体制的长期沿袭和人们对档案工作的普

8、遍忽视，现阶段我国档案管理工大多缺乏档案专业知识和信息知识技能，30岁以下的年轻人很少，40岁以上的人员占绝大多数，真正档案专业和信息技术专业毕业的人极少，现实工作中既熟悉档案业务又精通现代信息技术的人员凤毛麟角。大多数档案管理人员要么是转行做档案管理工作的，要么是兼职做档案管理工作的。体制方面的原因导致优秀人才不能及时被吸纳进来，认识方面的原因导致在业人员岗位培训不被重视。因此，档案管理人员队伍整体素质偏低，严