浅谈加强档案信息化建设的途径

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1、浅谈加强档案信息化建设的途径摘要：随着档案信息化的深入发展，档案管理部门需要不断探索和完善，建立一套与自身相适应的档案管理机制，以适应企业信息化的发展需要，这也将是档案部门和档案工作者当前和相当长时期内的一项艰巨任务。档案管理人员必须提高档案科学管理水平和服务中心工作的能力，逐步实现档案工作规范化、科学化、现代化、信息化和数字化，为社会和本单位提供更多有价值的档案信息资料。关键词：档案管理；信息化；途径引言随着科学技术的发展和社会的进步，特别是信息技术的发展，传统的档案管理手段已经不能满足人们对档案利用的需求，档案管理的现代

2、化迫在眉睫。一、档案管理信息化的概述1、档案管理信息化的含义所谓档案管理信息化，是指在国家档案管理部门的统一规划和部署下，将现代化的信息技术应用到档案管理活动中，对档案的信息资源进行规范化管理，不断提高服务意识。对档案施行信息化管理，可以从以下几点来理解：第一，实现档案信息资源的数字化和网络化；第二，借助信息技术实现档案信息从接收、存储到利用的一体化；第三，通过信息技术实现档案资源的共享；第四，采用新的管理模式对档案进行管理。信息化时代是将知识和信息进行融合的时代，它同时具备现代信息技术的特征和知识经济的特点。信息化时代的主

3、要特点是：多样性、综合化、分散化等，借助信息、知识和智慧把信息表现的淋漓尽致。面对纷繁复杂的信息资源，对信息资源进行开发、整理和利用成为信息管理中不可缺少的工作，它直接关系到国家、企业，甚至个人的未来发展。而知识作为信息资源的积累和创新，它借助智力进而被激活，归根揭底人才是知识的主宰，才是社会发展的决定因素。2、档案管理信息化的内容对档案进行信息化管理，其内容主要包括：建设信息化的基础设施，其中软件基础设施是进行信息化建设过程中必不可少的，这些基础设施是开发、利用档案信息资源和应用信息技术的基础所在，其核心是搭建档案网络。建

4、设标准规范化的档案，是档案管理信息化建设的基础所在，其过程主要包括：对电子文件进行归档实行电子档案管理，逐步建设档案信息的资源标识、描述、存储、查询、交换、管理以及使用的标准化规范化体系；建设档案信息化的应用体系，是档案信息资源开发、利用和搭建档案信息网络的技术保障；建设信息化人才队伍，是档案管理信息化的根本，在一定程度上决定着对其他要素的发展。二、现代档案管理信息化的必要性1、现代档案管理信息化比传统档案管理更具有优势信息化潮流下，传统的档案管理弊端已经充分显现，比如查阅速度慢，不利于珍贵档案文件保护，容易造成档案丢失等，

5、而档案管理信息化能很好地解决这些问题。通过档案管理软件的目录查询，可以很快获取档案的库位信息，既方便又快捷。对于不需要使用档案原件的查阅，可以为用户提供电子文件，以避免纸质文件的磨损和丢失。档案管理信息化还可以借助档案管理软件快速进行档案编研工作，提升档案的价值。因此，档案管理必须借助信息技术向档案管理现代化过渡。2、现代档案管理信息化可以迎合计算机科学飞速发展的潮流当前，以计算机科学飞速发展为主要特征的第三次科技革命方兴未艾，世界各个国家都争先恐后地制定相关策略适应信息化潮流。从档案工作方面来说，西方国家20世纪90年代就

6、开始进行档案信息化，我国虽然起步较晚，但是也制订了档案信息化发展规划，可以说档案管理的信息化是大势所趋，如果不予以重视，就会错过计算机技术大发展的机会，和世界其他国家的档案工作发展水平的差距越来越远。3、电子文件更安全、可靠、方便电子文件在形成过程中，要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，确保档案部门收到的电子文件具有原始性、真实性和准确性，保证电子文件的法律凭证地位。因此电子文件作为新型的信息载体，出现在档案领域，将逐步替代传统的纸质档案载体，在档案领域占据主导地位，给档

7、案工作注入生机和活力，不仅可以大大减轻档案人员的劳动强度，而且可以提高档案管理水平，促进档案管理工作进一步科学化、系统化和规范化。三、档案信息化建设中存在的问题1、档案信息的数据来源、架构和处理方式上都存在信息数据的异构，异构性主要表现在两个方面：数据的变换和转换，这使得馆藏档案的信息资源更为复杂。2、信息数据的分散性是指各单元在收录关于同一主题的信息时，因为著录标准各式各样，所以导致不能把这一主题的相关信息集中到一起。3、信息数据的重复性是指各收藏单元中关于同一主题的数据重复出现，这就使得作为最终拥有这些信息资源的档案馆要

8、不断地开发挖掘，然后筛选合理的信息。4、信息数据管理滞后性是指从保存的目的和形成的过程分析，主要特征是有失去时效性、有使用价值以及保存日后利用，虽然其内涵和现代信息技术处理要求保持一致，但是，通过汇总滞后的档案信息数据，可以看出档案信息资源并不能满足公众需求。四、加强档案信息资源管理的途径