提升档案信息化建设的途径探讨

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1、提升档案信息化建设的途径探讨深圳地铁集团运营总部客运三分公司广东深圳518000摘要:信息时代爆炸的形势下，城市地铁建设是现代化建设的重要内容，在信息化建设的地铁档案管理进程中，可以提升档案信息化管理的效率，更好地为地铁经济建设服务，为了促成档案管理工作的信息化转变，要正确认识档案管理信息化建设的重要性，并通过有效的举措，完善和强化地铁档案信息化内容，夯实其信息化基础，从而全面提升档案管理水平。关键词：档案；信息化；建设在新时期经济建设发展态势快速的背景之下，地铁建设如雨后春笋般涌现，相关的地铁

2、档案管理与信息化建设也提上了议事日程。在地铁建设过程中，要注重档案信息化建设的重要性，要通过信息网络平台，为地铁档案管理增添新的内容，从而更为有效地实现地铁经济的建设和发展，推进档案管理的标准化、数字化和信息化。一、网络信息环境下的地铁档案管理问题分析我国的地铁网络不断延伸和扩展，在地铁经济建设迅速推进的过程中，档案管理的数字化和信息化建设是未来发展的趋势和方向，而我国对于地铁档案管理的信息化、数字化建设还缺乏经验，在建设过程中还存在诸多的问题，这些问题集中表现于以下几个方面：1＞地铁档案信息化

3、技术运用还较为欠缺在地铁档案信息化建设的进程中，信息化技术是有力的支撑，然而，我国在地铁档案管理中的信息化技术还存在摸索阶段，实践经验表现出严重的不足,这使得我国的地铁档案无法取得实质性的进展，仍旧处于传统的纸质档案管理模式之下，档案信息的传递极为迟滞，对于一些地铁工程档案的信息存储还只是运用纸质资料形式，或者釆用扫描的形式，将纸质资料转化为数字文件加以存储。2、地铁档案资料的采集和归档显得滞后，出现档案信息不完整的状况地铁公司的档案资料不同于企业、事业单位的档案资料，它们形成于工程建设施工之中

4、，这就使档案资料的采集工作存在不确定性，由于地铁工程建设周期较长，参与地铁建设的单位也较多，因而，地铁档案资料的采集和归档工作较为繁杂，在对不同专业的地铁资料的收集、整理和归档工作中，容易出现遗漏，而使地铁档案失真或失效，这种档案资料不完整的状况，极不利于地铁运行便利化。3、地铁档案资料数据存在安全风险在地铁档案信息化建设的过程中，由于技术条件的限制，面临数据存储和使用方面的安全风险，这些安全风险来自于档案管理系统，或者来自于网络自身系统，因而，一般的密码设置、防火墙设置等手段还不足以预防数据安

5、全风险，这也为地铁档案资料数据的存储和使用带来极大的障碍。4、档案管理的人员素质有待提升档案管理的重视度也是需要考虑的内容，对于地铁档案的管理重视度也存在欠缺，存在档案管理新型信息化人才缺乏的问题，导致档案管理信息化进展较为缓慢，无法实现地铁档案信息化建设的深入、持续推进。二、地铁档案信息化建设的优化路径探索1、提升宣传效应，增强对地铁档案管理的信息化意识鉴于对档案管理工作的重视度欠缺的状况，需要借助于各种手段和途径,对地铁档案管理的信息化建设进行宣传，要使领导和更多的部门意识到地铁档案信息化建

6、设的重要性和意义，并力求将地铁档案的信息化建设纳入公司的工作日程和规划之中，并将其进行细化，融入到各个部门的工作职责之中，归属于承包合同之中，要求参建单位在提供纸质资料的同时，还必须传输相关档案的电子档案目录和电子档案原文，在这个硬性要求之下，最大程度地实现地铁档案资料来源的完整性、准确性，并且根据各个部门的实际情况,提供档案资料的文本资料、图形资料、图像资料等，从而为地铁项目建设、运营提供有效的依据和保障。2、完善地铁档案管理的制度标准体系，夯实档案信息基础地铁建设、运营项目是我国重大的基础设

7、施工程及工程管理，具有广泛的社会影响和效应，为此，对于地铁建设、运营项目的档案资料的信息化建设,也要依据相关的法律法规，加以实施。由于地铁建设、运营项目的档案量大面广，牵涉的参建单位较多，如：土建施工、机电安装、监理、系统调试等，而这些参建单位的信息化程度各不相同，他们传输和移交给地铁建设、运营方的档案也是五花八门，缺乏系统性和规范化，因而，要制定并完善地铁档案管理的制度标准体系，女口：《深圳地铁档案管理办法》、《深圳地铁行政档案管理办法》等，通过这些具体的制度规章，对地铁档案进行规范化整理。主

8、要从以下几方面加以规范化：（1）遵循统一领导、分级管理的原则进行管理；（2）完善档案管理体制和档案管理网络；（3）对电子档案的组卷工作加以了规范；（4）拟定并完善电子档案的案卷目录、卷内目录、卷内备考表模板；（5）完善和规范数字文件的格式，诸如：文本文件采用Word格式；图像文件采用JPG或TIF格式；图形文件采用DWG格式；多媒体文件采用DAT格式等。通过对地铁档案规章制度的完善和规范化，可以使其纳入到地铁0A系统之中，从而成为电子档案检索和存储的依据和基础，并对电子文件加以归档标识，确保电子