欢迎来到天天文库
浏览记录
ID:21507422
大小:26.00 KB
页数:6页
时间:2018-10-22
《海外工程项目的电子文档管理》由会员上传分享,免费在线阅读,更多相关内容在学术论文-天天文库。
1、海外工程项目的电子文档管理 摘要海外项目管理需要公司强大的“软”实力来支持,而文档系统是公司“软”实力之一。在设计或改善文档系统时,应综合考虑海外项目的特点,强化突出若干重要的功能。 【关键词】海外工程文档管理 1概述 工程承包市场上竞争一向非常激烈。而在海外市场上,中国公司和国际大公司同台竞技,拼价格、拼质量、拼执行、拼服务,压力重重。在这种残酷的竞争中,成功需要若干种努力;而失败,或许只需要一个理由。 中国公司在执行国内项目时,往往还意识不到自己的弱项和短板。计划没做好时就不计成本地赶工搞“会战”,项
2、目执行完了也找不到充分的过程文档,变更索赔不行就在酒桌上解决,遇到困难就找高层打招呼绕道而过。而这些,在海外市场上则根本行不通。 海外市场相对比较公开、公平、透明。公司之间除了比拼硬实力之外(例如设备、资金、资质等),很多时候隐藏在后面的是“软”实力的竞争。这里所谓“软”实力,一般来说指的是公司的内部管理、文化气候、凝聚力等。而本文所关注的“软”实力,是企业执行海外项目时,其IT整体架构中文档管理的这个局部。 2海外项目的电子文档管理需求 海外项目的业主和监理,执行的是西方式的思维:“说过,做过,还必须记录下
3、来;否则就是白说了,白做了”。对于没有相应文档支持的申诉和主张,基本上不可能得到支持。而且项目的任何执行步骤,都必须按照规定的计划和程序执行,自己盲目赶工,其工作量可能得不到认可。不夸张的说,每一个实体工程的后面,都是另外一个外人看不到的“文档工程”。 事实上,西方公司正是因为有完整强大的系统支持,其现场工程师个人能力就显得没那么重要。相反,中国公司的很多信息和决策都是由项目中几个“能人”掌握和决定的,因此核心人员的离职就可能导致整个项目无法执行。而在西方公司,鲜见有因为个人的离开而对项目和组织产生重大影响的。
4、 对于项目管理自身来说,一套高效的文档管理系统,对于公司内部不同部门之间的沟通,也具有非常重大的意义。设想一下,如果通过系统,设计部门的设计方案刚刚完成,采购部门就立刻知道了需要哪些采购清单。而施工部门的现场反馈,又可以及时在设计和采购方案中体现。所有的部门通过一个公共的平台沟通和交流,其效率不言而喻。而且事后自然而然地留下了一套完整的档案,项目交付时轻轻松松,不用等到交工的时候再去被动地“补”文档。 总之,对于海外工程项目,强有力的文档管理系统是项目管理的必然手段。 3对电子文档管理系统的建议 笔者所在公司
5、在海外执行项目多年,笔者本人曾经参与过公司的几次文档系统建设,并从中体会到了要想建造一个相对“完美”的文档系统,在设计初期就应该考虑到若干重要功能。现逐一介绍如下,供参考。 3.1可靠,安全,可扩展 3.1.1可靠性 包括海量文件的存储和处理、现场网络的不稳定、国际线路的规划等。 3.1.2安全性 保证系统在遭受可能的各种攻击时不轻易崩溃,服务不中断。 3.1.3可扩展性 项目文档的累积,使用人数的增多,都要求系统具有足够的可扩展性。 3.2文档存储 三年河东,三年河西,项目的地点和人员都是不停流
6、动的。而文档则应集中存放。网络许可的话建议主要存放于国内总部,否则也应存放于某个地区的区域中心。或者活动文档存放于项目执行地的区域中心,而将归档文档同步到国内总部。 系统的存储系统应该具有按照文档使用频率分区存放的功能,即对于经常访问的文件,应能存储在SSD磁盘区域,以加快访问速度和处理效率;而对于不经常访问的文件,则存储于普通硬盘或磁带。 3.3统一编码 所有文档须都须在公司范围内统一编码。编码应综合考虑多种因素,包括项目所在国、业主、项目类型、项目阶段等。 3.4授权和审计 以文档为主体对象,按需要授
7、权给项目不同部门和管理角色,定期审计对敏感文档的访问和修改。 3.5检索和查询 工程文档数量巨大,内容庞杂,因此优秀的搜索功能非常必要。全文检索是必须具有的功能,具有一定智能的模糊查询或者基于图片的查询,都肯定会给使用者带来便利。 3.6文档生命周期管理 文档在系统里的创建、编辑、审批、发布、修订、反馈、存档、交付、关闭等等,都需要一套内部的流程来统一管理。 3.7文件关系 文档之间不是孤立的,而是互相之间有关系的。例如某个文件是另外一个的支持说明。这些关系都要恰当定义并保存。 3.8版本管理 对文
8、档的修改历史,必须能追溯。所有历史版本,主要版本和分支版本,都要存档和能检阅。 3.9订阅和推送 文档系统里文件众多,但是和某个具体的人相关的可能只是其中一个子集,因此文档系统必须要有发布和推送功能,把特定文件?A的文件主动推送给已经订阅该文档的人。 3.10现场网络因素 施工现场的网络往往带宽有限(例如沙漠里的VSAT卫星上网),所以必要的压缩和传
此文档下载收益归作者所有