电子文档的管理

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1、电子文档管理办法第一章总则第一条为了学院信息化建设需要，规范学院形成的电子文件的归档与管理工作，维护电子文件的真实性、完整性和冇效性，确保电子文档的女全和信息可用性，充分发挥电子文档的凭据参考作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及国家档案局令第6号《电子公文归档管理暂行办法》、国标GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》等有关法规，特制定本办法。第二条基本术语解释（一）电子文件：是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。（二）归档电子文件：是指具有参考和利用价值

2、并作为档案保存的电子文件。（三）电子文件的逻辑归档：指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。（四）电子文件的物理归档：指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。（五）电了文件的真实性：指对电了文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成的原始状况一致。（六）电子文件的完整性：指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。（七）电子文件的有效性：指电子文件应具备可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性。（八）背景信息：指描述牛成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理

3、过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史坏境等信息。（九）元数据：指描述电了•文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。笫二章管理体制和职责第三条学院应明确电子文件归档管理工作的分管领导，协调解决实际问题，为电子档案的保管、查验、复制提供提供支持。第四条学院各部门从电子文件产生时就要有严格的管理制度和技术措施，对其实施超前管理。电子文件的形成、承办、运转、整理与归档等工作，由承办部门负责，要将电子文件的整理归档工作纳入电子文件承办人的岗位职责，以确保电子文件的真实性、完整性和有效性。笫五条学院各部门兼职档案员负责本部

4、门形成的电了文件的收集、积累与向档案室移交工作。第六条对电子文件L1常管理的监督、指导、检查和分类保管、开发利用等工作，由学院档案室负责。档案室应对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管与利用实行全过程管理。笫七条归档电子文件与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。档案室应配备与业务部门相互兼容的计算机软、駛件系统，保证归档电子文件的冇效识读。并应开发相关电子文档管理系统软件，管理归档的电子文档。学院档案管理人员要学习拿握计算机和电子文档管理系统的操作技能，利用归档的电子文档，积极开展档案编研、信息开发和服务利用工作。第三章电子文件收集、积累第八条各部门在主要职能活动中产生的电子

5、文件，凡有查考利用价值的均应定期制作文件备份，并要及时逻辑归档。釆用物理归档归到档案室后的电子文件，仍要在本部门保留一年厉方可删除或销毁。第九条收集积累的电子文件类型（一）电子文件稿木电子文件按其稿本分为草稿、定稿和正式电子文件。（1）定稿电子文件：用计算机起草文件时形成的最后一稿电子文件，记录了文件的最后修改结果，有重要凭证、依据价值，收集时需落实必要的签字手续，明确公文拟稿、核稿、签发等环节的责任者。对特别重要文件的历次草稿需要保存时，每-•稿应以不同标识加以区别。（2）止式电子文件：将修改、签发完的定稿电子文件止式制作完毕，能行使其文件的职能，其标识应以正式文件文号注明。主要收集积累

6、定稿和正式版本的电子文件，草稿视情况保存。电子文件稿木代码为：M—草稿性电子文件；U—非正式电子文件：F-正式电子文件.（二）电子文件信息类型要收集积累的电子文件类型有文木文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、超媒体链结文件、程序文件和数据怩文件。1、文本文件：指用计算机文字处理技术形成的文字文件、表格文件等，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。归档时应重点收集定稿电子文件和正式电子文件。文字型电子文件以XML、RTF、TXT、NSF为通用格式，归档后档案室要尽可能用软件转为PDF格式保存，以确保电子文件的真实性和不可改动。2、图像

7、文件：指用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图像文件。对用扫描仪等设备获得的采用非通用格式的图像电子文件，收集时应将其转换为通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。3、图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图丄具获得的静态图形文件，归档时应注意其设备依赖性、易修改性等问题，不要遗漏相关软件及各种数据信息。对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软便