企业电子文档管理

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1、企业电子文档管理自计算机在各行各业被广为应用以来，技术成本的下降促进计算机设备的应用，为企业信息化提供了条件。电子文档以其独特的优势取代了高成本、不利于保存的纸质文档。由此，也给文档管理提出了新的要求。文档对企业和员工来说都是很重要的资产。大量不同格式的文档存放在不同的物理位置，当员工、客户、合作伙伴和供应商需要一些资料时，却发现很难找到所需，集中管理如此盘杂的文档势必非常困难。在企业管理中，机密文件很难得到有效的保护，各部门间难以协同办公，重新开发利用知识资源十分困难。由文档管理引发的这些情况屡见不鲜。这种情很大程度上延误了工作的进度，文档管理俨然成了阻碍企业发展的绊脚石。

2、电子文档管理系统能给企业带来什么呢?解决“企业以往内部信息资源（文档）浩如烟海，不知如何下手”的问题。在企业成长的过程中，必然会产生很多资料，如人事档案、每个时期的规章制度、客户档案、产品资料、技术文档等。这些珍贵的资料正是企业的财富，却被企业锁在档案室里，随着时间的推移，资料堆积如山，即使想找也不知如何下手，这些资料很难产生其真正的价值,让企业感觉如同“鸡肋”O然而这些却恰恰是企业文化的缩影，是企业文化的具体体现，企业接班人可以通过它了解到企业的历史，以及企业每个人的特长、能力、客户资源等。企业接班人只有更多地了解企业，才能更好地管理企业，否则企业很难形成一种特有的文化,没

3、有文化的企业是很难长期发展下去的。企业发展的时间越长，这个问题越明显。文档管理系统利用先进的计算机技术将企业的文档（知识）管理起来，让企业中的每个人都可以（在权限范内）通过该系统找到自己需要的文档（知识），帮助解决问题。如，文档（知识）管理系统中的“技术部”里则保存着企业历来的技术资料，包括维修档案（该档案里记录着每次维修的人员、时间、解决办法等）等。新技术员在遇到技术难题时则通过该文档（知识）管理系统快速（利用计算机技术的搜索功能可以几秒中内找到自己所需的资料）找到这台设备的维修档案及技术资料来确定故障的处理办法。从而提高技术人员的办事效率，以及保证企业不用再担心因为技术人

4、员不在或者离职而无法快速对设备进行维修了。因为，企业已经将技术人员的“知识”留在企业里了。解决“企业中信息孤岛林立，员工各自为战”的问题。在企业管理中往往会出现各部门之间不能协调办公，相互配合的现象，这是因为每个部门都有自己的工作要做，当自己正在工作时，其他部门来调阅文档或找资料，即影响正在做的工作，又很难保证快速找到所需的文档和资料。因为这些文档、资料都保存在文件柜里，但具体在什么地方，可能是个问题。如果有时间，当然可以帮忙找到，但正在工作的话，恐怕为了快速完成自己的工作是不会愿意抽出时间来帮助找的。而本部门文件柜中的有些资料可能是需要髙度保密的，也就不允许他们自己找了。这

5、样下去，各部门之间就会产生矛盾，就会出现相互不配合的情况。而通过文档（知识）管理系统，每个部门将自己的文件柜、文件夹进行授权，给每个部门授予所需的权限，他们再找资料时就可以直接通过文档（知识）管理系统自行查找所需的文档，不用再跑到这个部门去找。找到之后，还可以通过实时在线系统和文档的作者进行实时地交流，还可以邀请各部门或相关人员开一个网络会议（网络会议可以马上进行，不需要准备会议室），方便大家完成沟通与交流,从而方便了大家的工作，避免了很多的矛盾。解决“企业经营过程中员工离职造成关键业务领域巨大损失”的问题。在企业经营过程中可能会发生某业务人员的离职或死亡等意外情况。这个人的

6、离职往往会给企业带来很大的损失，因为客户往往是掌握在他们的脑子里，他们的离职不仅是人走了，而且是将他与这个客户之间的资料也带走了。新业务人员或其他人员根本就不知道他当初是如何和客户做得业务，以及更不知道客户的关键负责人是谁等。新业务人员对客户是一无所知的，因此新业务员要么根本就无法和客户进行再次合作，或者说在短期内不能和客户进行良好地合作。电子文档管理系统能为企业解决什么问题1、避免公司机密文件的扩散及流失，有效地管制ISO文件的进出;2、增强办公协同，保证流通中版本的一致性；3、减少查阅时间，根据关键字方便检索；4、降低办公费用，避免重复复印；5、增加企业管理透明度，申请人

7、可全盘掌握审批流程；6、极大减轻了文管人员的作业负担，使文管人员对公司核心文档进行更好的管控。电子文档管理系统的解决方案详细说明：1、什么类型的文档和其他内容能在一个组织中被创建2、每一中类型文档使用什么模板3、提供给每一种类型文档的元数据是什么・4、在文档生命周期的每个阶段在哪里存贮文档5、在文档生命周期的每个阶段如何控制访问一个文档6、作为一个致力于文档创建、查看、提交、发布以及销毁的小组成员如何在组织内部移动文档？7、对文档应用什么策略以使得与文档有关的动作被审核，文档被正确的保存或销毁，以及组织